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THE EXECUTIVE SECRETARY PROFESSION IN THE CITY OF CUIABA--MATO GROSSO/A PROFISSAO DE SECRETARIO EXECUTIVO NA CIDADE DE CUIABA--MATO GROSSO.

1 INTRODUCAO

Com as constantes mudancas no mundo globalizado, cada vez mais as empresas buscam profissionais com vasta experiencia e amplo conhecimento em diversas areas da administracao e gestao.

A profissao de secretariado executivo tem como base fundamental em sua formacao a qualificacao por meio de conhecimentos em diversas areas de atuacao, proporcionando assim uma formacao generalista e de visao holistica do ambiente organizacional.

Hoje, a cidade de Cuiaba--MT possui dois cursos de Bacharelado em Secretariado Executivo, sendo um, com mais de dez anos, em uma instituicao particular e o outro, com dois anos, em uma instituicao publica, a qual tem o vestibular com a maior concorrencia para o curso de bacharelado em secretariado executivo do Brasil, nos anos de 2010 e 2011.

Nessa perspectiva, buscou-se realizar uma pesquisa, na cidade de Cuiaba--Mato Grosso, com o objetivo de verificar qual a visao e os conhecimentos que a atual comunidade cuiabana possui sobre o profissional de secretariado executivo, tendo em vista que ele esta em constante crescimento e, muitas vezes, falta mao de obra qualificada nessa area.

Deste modo, o suporte teorico da Teoria das Representacoes Sociais e essencial nesta pesquisa para analisar a visao que a comunidade cuiabana possui sobre o profissional de Secretariado Executivo, respondendo a tres questoes apresentadas por Jodelet (2001): "Quem sabe, de onde sabe?", que se refere as condicoes de formacao do conhecimento do sujeito; "O que sabe e como sabe?", que busca entender qual a imagem que o sujeito possui do profissional e de onde ele buscou aquele conhecimento; "Sobre o que sabe e com que efeitos?", questao que investiga se a visao que o sujeito possui sobre o profissional reflete de modo positivo ou negativo na sociedade.

2 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Os primeiros registros da profissao de secretario executivo datam do tempo dos faraos e essa funcao era exercida apenas pelo sexo masculino, tendo como representantes os escribas.

Em 1902, havia cerca de 50 mil secretarias, com salarios mais baixos do que os exigidos pelos homens. Foi em 1911, que elas se reuniram para reivindicar melhores condicoes de trabalho e conquistaram uma semana de ferias por ano (nao remuneradas). No entanto, foi a partir da Primeira Guerra Mundial, quando os homens deixaram suas atividades para irem ao campo de batalha, que a mao de obra feminina ganhou uma maior atuacao na profissao. Depois de lutas e conquistas, apagou-se a figura do homem como secretario executivo, colocando a profissao como predominantemente feminina.

Desde a decada de 1990, o secretario executivo vem passando por grandes mudancas profissionais e academicas que estao estabelecendo novo perfil desse profissional. Para Portela e Schumacher (2006) esse novo perfil profissional tem as seguintes caracteristicas:

* visao da empresa como um todo, tendo conhecimento de departamentos economicos e de producao tambem;

* posicionamento social perante o mundo, importando-se com os acontecimentos e problemas a sua volta;

* proatividade, contribuindo com ideias e visoes diferentes para organizacao;

* utilizacao da tecnologia como principal instrumento;

* conhecimento sobre teorias administrativas e que sabe interpretar ambientes organizacionais.

Todas as caracteristicas citadas mostram como o secretario executivo e importante dentro de uma organizacao. Ele e o "agente de mudanca", isto e, possui um olhar diferente disposto a propor solucoes que ainda nao foram pensadas.

3 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO EM MATO GROSSO

O desenvolvimento da industria do Estado do Mato Grosso, principalmente com a vinda da copa do Mundo em 2014, fez que a procura por profissionais qualificados na area secretarial crescesse. As empresas necessitam de profissionais cuja competencia se identifique com o novo perfil do secretario executivo, uma vez que ele pode atuar em diversos segmentos do mercado como: assessor, gestor, empreendedor, comunicador de diversas linguas estrangeiras e organizador de eventos.

No Estado do Mato Grosso sao ofertados apenas tres cursos de bacharelado em Secretariado Executivo: um na cidade de Rondonopolis oferecido pela Faculdade Anhanguera, desde 2001, e duas instituicoes de ensino na cidade de Cuiaba--o Instituto Federal de Educacao, Ciencia e Tecnologia de Mato Grosso (IFMT), com o curso implantado em 2010, e a outra, ofertada pela Faculdade Afirmativo, desde 1999.

As novas atribuicoes da profissao ainda nao sao conhecidas pela maioria da populacao e empresas do estado--esse estado tem um dos salarios mais baixos segundo o site da Federacao Nacional de Secretarias e Secretarios. O valor do salario para tecnicos em secretariado e de R$ 700,00 e para secretarios executivos e de R$1.500,00.

4 A TEORIA DA REPRESENTACAO SOCIAL

O conceito da Teoria das Representacoes Sociais, estudado por Jodelet (2001), e baseado na Teoria das Representacoes Coletivas de Emile Durkheim (1898), a qual propoe que a elaboracao do conhecimento tem origem nas caracteristicas da vida na coletividade. Essa teoria e comumente utilizada nos estudos da Antropologia, Sociologia, Filosofia, Historia e Comunicacao.

A Teoria das Representacoes Sociais contribui para a compreensao da transformacao que ocorre na sociedade que fixa ou supera ideias, normas, valores e conceitos, pois quando uma ideia nova ou conhecimento cientifico surge na sociedade, passa a existir uma nova representacao social. Essa teoria e analisada de acordo com o contexto historico, social e cultural.

Dessa maneira, a representacao que a profissao de secretario executivo exerce atualmente pode permanecer ou evoluir, por meio de contribuicoes do conhecimento popular e ideias frequentes na comunidade.

5 METODOLOGIA

Para a efetivacao desta pesquisa de cunho quali-quantitativo formulou-se um questionario com dez perguntas, sendo tres abertas e sete fechadas, aplicadas em formato de entrevista individual, buscando a observacao do participante por meio da analise de conteudo usada para interpretacao dos resultados. (Gil, 2010).

No ano de 2011, foram aplicados 132 questionarios aleatoriamente, em quatro pontos estrategicos e de grande fluxo de pessoas na cidade de Cuiaba: Shopping Pantanal; Shopping Tres Americas; Igreja Matriz; Praca Ipiranga, os dois ultimos no centro de Cuiaba.

Utilizou-se a abordagem metodologica da "pesquisa-acao", "[...] estudo que foi cunhado por Kurt Lewin em 1946, definindo-a como a pesquisa que nao apenas contribui para a producao de livros, mas tambem conduz a acao social." (Gil, 2010, p. 42). Portanto, as pesquisadoras escolheram se basear nessa abordagem, com o intuito de disseminar o conhecimento sobre a profissao de secretariado executivo para a atual comunidade.

6 RESULTADOS E DISCUSSOES

Com a aplicacao dos questionarios, percebemos que a comunidade cuiabana nao comparava o secretario executivo com um simples secretario que desenvolve apenas funcoes operacionais, pois ao ouvirem o nome "secretario executivo", a maioria das pessoas imaginava este profissional em cargos de nivel estrategico. No entanto, o nome da profissao e pouco conhecido pela populacao, conforme analisado na primeira pergunta que teve por objetivo saber qual o conhecimento da comunidade sobre a profissao. De acordo com o grafico abaixo:
Conhecimento sobre a Profissao de Secretariado
Executivo--2011

Total de Pessoas   132
Sim                 51
Nao                 81

Fonte: Pergunta n. 1 do questionario--Elaborado pelas autoras.

Note: Table made from pie chart.


As perguntas dois e sete estavam relacionadas com as questoes um e seis respectivamente. Para as pessoas que responderam a primeira pergunta e afirmaram conhecer a profissao, buscou-se saber na segunda pergunta de onde obtiveram tal conhecimento. Isso foi embasado na teoria de Jodelet (2001), que estuda a Representacao Social tomando como ponto de partida tres questionamentos: "Quem Sabe?"; "De onde Sabe?"; "O que Sabe?". A segunda pergunta tratava dos questionamentos "de onde sabe?" e "o que sabe?" chegando a conclusao de que, para 39 entrevistados, o conhecimento vinha de amigos ou parentes que ja estudaram na area e tambem pelo ambiente de trabalho, por meio de colegas que ja desempenharam funcoes semelhantes a de um secretario executivo. E apenas doze entrevistados conheciam a profissao de secretariado executivo por meio das instituicoes de ensino ou orgaos que representam a categoria.

Para os 45 entrevistados que responderam a pergunta seis, afirmando conhecer um secretario executivo, foi perguntado se sabiam sobre a formacao do profissional. Dos 45, apenas nove sabiam em qual curso a pessoa conhecida era formada. No entanto, apenas um entrevistado informou que a pessoa conhecida possuia a formacao tecnica na area, ou seja, oito nao eram formados academicamente em Secretariado Executivo.

Na quarta pergunta, ainda de cunho qualitativa, o objetivo era o de saber se os entrevistados conheciam qual e a funcao de um secretario executivo. A analise das respostas obtidas mostrou que, ao contrario da hipotese que deu inicio a pesquisa, a qual acreditava que a maioria da populacao nao conhecia realmente as funcoes do profissional de secretariado executivo confundindo-as, muitas vezes, com as de uma recepcionista e/ou atendente.

Observou-se que cerca de 100 entrevistados imaginavam ou ate tinham conhecimento do que faz um secretario executivo, enquanto 32 nao tinham nocao disso, afirmando que este ocuparia funcoes como as de uma "aeromoca", "ministros ou deputados", entre outros distantes da realidade do profissional. No entanto, os entrevistados que mais se aproximaram da real funcao de um secretario executivo possuiam formacao em nivel superior ou conhecimentos administrativos. Tambem se acredita que a utilizacao da palavra "secretario executivo" fez com que o restante dos entrevistados deduzisse atividades proximas as desempenhadas pelo profissional. Percebe-se, entao, que quem ocupa o cargo nas empresas e chamado apenas de "secretaria" ou "secretario". Alguns autores, como Neves (2010), Neiva e D'Elia (2005), tambem utilizam apenas a denominacao "secretaria". As analises acima estao expostas no quadro abaixo:
                                      NUMERO DE PESSOAS
PERGUNTAS QUALITATIVAS                 QUE RESPONDERAM

2) Onde obteve conhecimento e quais          51
informacoes lhe passaram sobre este
profissional?

4) Na sua opiniao qual a funcao de           132
um Secretario Executivo?

7) O que voce sabe sobre a formacao          45
deste profissional?

Fonte: Perguntas n. 2; 4; 7 do questionario--Elaborado pelas autoras.


Na terceira pergunta, buscou-se saber o conhecimento das pessoas com relacao a existencia de um curso de Bacharelado em Secretariado Executivo em uma instituicao federal, o Instituto Federal de Educacao, Ciencia e Tecnologia (IFMT). Das 132 pessoas entrevistadas, apenas 35 conheciam a existencia do curso na instituicao e 97 nao conheciam a oferta do curso e tambem tiveram dificuldade em reconhecer a instituicao devido a mudanca do nome para Instituto Federal - IFMT. E importante que a populacao saiba que ha um curso gratuito, em uma instituicao federal, na area de Secretariado Executivo, para que ela possa buscar novas oportunidades de crescimento profissional. Abaixo, o grafico da pergunta.

A quinta pergunta tambem mostrou uma realidade contraria a que imaginavamos, ou seja, a maioria das pessoas nao considerava a profissao feminina. No entanto, ressaltamos que no questionario aplicado foi usada a expressao? "secretario executivo", e isso pode ter influenciado as respostas das pessoas. Por isso, vemos que a identidade deste profissional vem sendo construida ao longo da historia com base em uma nomenclatura costumeiramente usada, a de "secretaria". Percebemos, entao, que para consolidar a imagem do profissional como a de um secretario executivo e preciso fazer uso dessa nomenclatura. Abaixo, grafico da pergunta:
Saber se considerava a profissao como "Profissao
Feminina"--2011

Total de Pessoas   132
Sim                 49
Nao                 83

Fonte: Pergunta n. 5 do questionario--Elaborado pelas autoras.

Note: Table made from pie chart.


A sexta pergunta levou a conclusao de que a maioria das pessoas que responderam o questionario nao conhecia um profissional atuando na area. Conclui-se, assim, que pouco se sabe sobre a profissao, o que vai ao encontro da pesquisa realizada pela Federacao Nacional das Secretarias e Secretarios (Fenassec), em 2001, em que de 1.056 profissionais que exercem a funcao de secretaria apenas 2,94% tem conhecimento na area de secretariado e 1,15% na area de Tecnicas Secretariais e 78,03% nao participam de Sindicatos de Secretarios em seu Estado. Isso demonstra que ate mesmo profissionais que exercem funcoes de uma secretaria ou secretario executivo na maioria das vezes nao buscam formacao nessa area. Abaixo, o grafico.

A oitava pergunta mostrou que 94 entrevistados desconheciam o perfil de assessor, gestor, consultor e empreendedor do profissional de secretariado executivo, apresentado por Portela e Schumacher (2006), e apenas 38 conheciam esse perfil. Veiga (2007) tambem traz algumas caracteristicas e perfil deste profissional como: holistico, coordenador, assessor e gerenciador. Klaus e Biscoli (2009) apontam que as diretrizes curriculares estabelecidas pelo Ministerio da Educacao (MEC), para a graduacao em Secretariado Executivo, em 2005, fixaram alguns conteudos basicos no curso como: ciencias sociais, administracao, psicologia, ciencias juridicas, economia e comunicacao, alem de tecnicas secretariais, eventos e redacao oficial. Com isso, percebem-se as mudancas do perfil de atuacao deste profissional no mercado de trabalho atual devido as inovacoes tecnologicas e a globalizacao.

A nona pergunta solicitou que as pessoas sugerissem de quais formas a profissao poderia ser divulgada na cidade de Cuiaba-MT. Dos 132 entrevistados, 78 pessoas sugeriram que a divulgacao fosse realizada por meio dos veiculos de comunicacao, isto e, jornais impressos e programas de televisao que fizessem materias sobre novas profissoes, como a de secretariado executivo. No entanto, e necessario que as instituicoes de ensino contribuam na divulgacao do curso de Bacharelado em Secretariado Executivo, por meio de banners, cartazes, palestras, feiras de profissoes, eventos relacionados ao curso, tendo em vista que na segunda pergunta apenas uma minoria obteve conhecimento da profissao por meio das instituicoes de ensino.

A decima pergunta mostrou que os entrevistados concordam que a midia influencia na construcao da imagem do profissional de secretariado executivo perante a sociedade, uma vez que a televisao, internet, redes sociais e radio sao meios de comunicacao que estao no cotidiano das pessoas. Entretanto, para a comunidade entrevistada, a midia influencia de forma positiva, pois ela e disseminadora da nova imagem do profissional.

7 CONSIDERACOES FINAIS

Esta pesquisa teve como objetivo verificar qual a visao e os conhecimentos que a atual comunidade cuiabana possui sobre o profissional de secretariado executivo, sendo possivel identificar que ela tem uma nocao, ainda que superficial, do que faz um secretario executivo e que, os entrevistados tinham uma nocao do que e a profissao.

Notou-se que muitas pessoas nao conheciam a nomenclatura do cargo, pois o secretario executivo e visto, muitas vezes, simplesmente como um recepcionista e/ou atendente. Alem disso, a comunidade dificilmente relacionava a figura do secretario executivo com a de uma secretaria, pois ao escutarem a denominacao "executivo" associavam esse profissional ao nivel gerencial da organizacao, atribuindo-lhe funcoes de "assessor"; "aquele que cuida das tarefas importantes"; "o braco direito do executivo/presidente"; "quem tem um cargo alto dentro da empresa"; "o que substitui o executivo quando ele nao esta."

Muitos entrevistados tambem associaram o secretario executivo a servidores publicos, devido aos orgaos publicos terem o cargo de "secretario executivo", mesmo que esses profissionais nao tenham formacao academica na area.

Com relacao a questao "Quem sabe e de onde sabe?", exposta por Jodelet (2001), observou- se que muitos entrevistados conheciam a profissao por meio de amigos, familiares ou colegas de trabalho, concluindo que as instituicoes de ensino, os orgaos representantes da categoria no estado e a midia tem colaborado pouco para divulgacao da carreira. A midia tambem foi apontada pelos entrevistados como o principal instrumento da divulgacao da profissao. Por outro lado, os entrevistados citaram poucas vezes as instituicoes de ensino como meio de divulgacao da carreira de secretariado executivo.

Quando se buscou saber o que a comunidade conhecia sobre a profissao e qual o efeito desse conhecimento, notamos que, mesmo com a maioria conhecendo a profissao, poucos sabiam realmente sobre as funcoes atribuidas ao cargo e qual a formacao necessaria para atuar na area.

Diante do exposto, pretende-se com os resultados desta pesquisa propor um plano de acao, que contribuira para a divulgacao da profissao, mostrando qual a melhor maneira de levar informacoes sobre a carreira para a comunidade cuiabana.

Alem disso, a pesquisa mostrou que muitos entrevistados se interessaram pela profissao, vendo-a como uma oportunidade de qualificacao e de melhoria de vida. Essa pesquisa nao trouxe apenas beneficios para comunidade cuiabana, mas tambem para os alunos que a aplicaram, pois estes puderam conhecer como sao vistos pela sociedade em que atuarao no futuro, tendo a oportunidade de mudarem suas posturas perante o curso e a profissao que escolheram.

Dessa forma, este estudo foi muito importante para verificar a valorizacao da profissao e o que se conhece sobre ela na cidade de Cuiaba--MT, alem de trazer subsidios para as instituicoes de ensino e sindicatos mostrarem o perfil deste profissional multifuncional, buscando maior divulgacao da profissao no mercado de trabalho. Esta pesquisa tambem servira de base para outros estudos na area de Secretariado Executivo, no estado de Mato Grosso, principalmente na cidade de Cuiaba, tendo em vista a necessidade de se explorar essa area, devido a escassez de pesquisas e estudos relacionados a este profissional essencial para a dinamica organizacional.

DOI: 10.7769/gesec.v4i1.136

REFERENCIAS

Brasil. Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985.

Brasil. Lei 9.261, de 10 de janeiro de 1996.

Federacao Nacional de Secretarias e Secretarios--Fenassec (2001).Pesquisa Verificando as Mudancas. Disponivel em: <http://www.fenassec.com.br/pdf/afenassec_pesquisa_reg_trabalhos_cientificos.pdf.> Acessado em 24 de junho de 2011.

Gil, Antonio Carlos (2010).Como elaborar projetos de pesquisa. (5a ed.). Sao Paulo: Atlas.

Jodelet, Denise (2001). As representacoes sociais. (Lilian Ulup, Trad.). Rio de Janeiro: EdUERJ. cap.1, pp. 17-44.

Klaus, Valeria de Oliveira de Freitas & Biscoli, Fabiana Regina Veloso (2009).Comunicacao e Gerenciamento de Conflitos na Profissao de Secretario Executivo. In.: Revista Expectativa, vol. VIII--n. 8--pp. 21-25. Campus de Toledo.

Neiva, Edmea Garcia & D'elia, Maria Elizabete Silva(2005).Secretaria Executiva. Sao Paulo: IOB A. Thomson (Colecao Cursos IOB).

Neves, Maria da Conceicao de Oliveira (2010).Introducao ao Secretariado Executivo. Sao Paulo: Editorama.

Portela, Keyla Christina Almeida & Schumacher, Alexandre Jose (2006).Ferramentas do Secretario Executivo. Santa Cruz do Rio Pardo: Editora Viena.

Veiga, Denize Rachel (2007).Guia de Secretariado Executivo: tecnicas e comportamento. Sao Paulo: Erica.

Keyla Christina Almeida Portela

Orientadora e docente do curso de Bacharelado de Secretariado Executivo do Instituto Federal de Educacao, Ciencia e

Tecnologia de Mato Grosso--IFMT

E-mail: keyla.portela@cba.ifmt.edu.br (Brasil)

Denize da Silva Mesquita

Discente de Iniciacao Cientifica do curso de Bacharelado de Secretariado Executivo do Instituto Federal de Educacao,

Ciencia e Tecnologia de Mato Grosso--IFMT

E-mail: denize.smesquita@gmail.com (Brasil)

Jessica da Silva Rodrigues

Discente de Iniciacao Cientifica do curso de Bacharelado de Secretariado Executivo do Instituto Federal de Educacao,

Ciencia e Tecnologia de Mato Grosso--IFMT

E-mail: jeeh rj16@hotmail.com (Brasil)

Data de recebimento do artigo: 10/03/2013

Data de aceite do artigo: 30/04/2013
Conhecimento da existencia do Curso de Bacharelado
em Secretariado Executivo, no IFMT--2011

Total de Pessoas   132
Sim                 35
Nao                 97

Fonte: Pergunta n. 3 do questionario--Elaborado pelas autoras.

Note: Table made from pie chart.

Se conhecia um profissional de Secretariado
Executivo--2011

Total de Pessoas   132
Sim                 45
Nao                 87

Fonte: Perguntas n. 6; 4; 7 do questionario--Elaborado pelas autoras.

Note: Table made from pie chart.

Conhecimento sobre o perfil assessor, gestor, consultor
ou empreendedor deste profissional--2011

Total de Pessoas   132
Sim                 38
Nao                 94

Fonte: Pergunta n. 8 do questionario--Elaborado pelas autoras.

Note: Table made from pie chart.

Como a profissao deveria ser divulgada--2011

Total de Pessoas          132
Veiculos de Comunicacao    78
Instituicoes de Ensino     16
Proprio Profissional        4
Outros                     15
Nao Sabe                   19

Fonte: Pergunta n. 9 do questionario--Elaborado pelas autoras.

Note: Table made from pie chart.

Sobrea influencia da midia na construcao da imagem
deste profissional, perante a sociedade- 2011

Total de Pessoas   132
Sim                108
Nao                 24

Fonte: Perguntas n. 10; 4; 7 do questionario--Elaborado pelas autoras.

Note: Table made from pie chart.
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Author:Portela, Keyla Christina Almeida; Mesquita, Denize da Silva; Rodrigues, Jessica da Silva
Publication:Revista de Gestao e Secretariado
Date:Jan 1, 2013
Words:3216
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