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THE EXECUTIVE SECRETARIAT PROFESSIONAL AND THE DECISION-MAKING PROCESS IN A HIGHER EDUCATION INSTITUTION IN SERGIPE/O SECRETARIO EXECUTIVO E A TOMADA DE DECISAO EM UMA INSTITUICAO DE ENSINO SUPERIOR DO ESTADO DE SERGIPE.

1 INTRODUCAO

Inicialmente, no Brasil, a profissao de Secretario Executivo era voltada principalmente as atividades de tecnicas secretariais como: anotacao de recados, atendimento telefonico, organizacao de reunioes, organizacao e manutencao de arquivos, datilografia das correspondencias, controle da agenda e outras atividades, realizadas sempre com o perfil do secretariado como executor de ordens e de atividades repetitivas.

Com o avanco das ferramentas tecnologicas, rumores surgem a respeito da extincao do trabalho do profissional de secretariado. No entanto, constatou-se o contrario; com o auxilio dessas ferramentas o profissional, agora capacitado para tais mudancas, utilizou-se das novas tecnicas secretariais para informatizar suas rotinas, voltando-se mais para a realizacao das atividades de assessoramento, assumindo assim novas responsabilidades e atividades. Desde entao, vem aperfeicoando e moldando seu perfil de atuacao nas instituicoes de acordo com a cultura institucional.

De acordo com Carvalho (1998), o secretario executivo atual e um assessor executivo, gestor e administrador de informacoes. Isso se da pelo fato deste profissional hoje poder assumir funcoes gerenciais dentro das organizacoes como: planejar, organizar, implantar e gerir programas de desenvolvimento, utilizando-se da pro-atividade, discricao, organizacao, etica, iniciativa e autonomia para tomar decisoes. Para isso, precisa apresentar confiabilidade, espirito de equipe, criatividade, dinamismo e ser polivalente no desempenho de suas atividades.

O profissional busca continua atualizacao e desenvolvimento pessoal, acompanhando as mudancas e expectativas do mercado profissional, seja em organizacoes publicas, empresas privadas ou instituicoes nao governamentais. O fato e que, a cada dia que passa, o profissional de secretariado executivo vem assumindo um maior numero de funcoes e, com isso, tem se tornado uma peca importante em qualquer tipo de organizacao/instituicao.

Ao compreendermos o profissional de secretariado como tendo um papel fundamental de gestor estrategico, levando em consideracao as caracteristicas demandadas para o exercicio da funcao, podemos utilizar o conceito de Druker (1999) eenfatizar que esse e um dos grandes desafios que o cercam. Esse novo perfil do secretario faz com que a organizacao enxergue nele o papel de tomador de decisao, buscando agilidade, iniciativa e pro-atividade no desenvolver das suas atividades.

Dessa forma, este trabalho pretendeu analisar como a atuacao do profissional de secretariado executivo se relaciona com o processo de tomada de decisao de uma Instituicao de Ensino Superior do estado de Sergipe.

2 METODOLOGIA DA PESQUISA

A metodologia qualitativa foi utilizada por meio de levantamentos de informacoes com a secretaria academica de uma faculdade particular, formada em Secretariado Executivo, sua auxiliar e as diretoras geral e academica da IES. Pereira (2007, p. 71), ressalta que "a interpretacao dos fenomenos e a atribuicao de significados sao basicas no processo de pesquisa qualitativa", o ambiente natural e a fonte para a coleta de dados e o pesquisador e peca primordial para essa pesquisa.

O estudo foi limitado a uma unica Instituicao, sendo assim um estudo de um unico caso que para Gil (1999, p. 54) "consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento".

A escolha do metodo de estudo de caso se deu pelo fato de a Instituicao possuir uma profissional de secretariado formada e atuando na area.

Segundo Figueiredo (2008, p. 103), o metodo de estudo de caso tem o objetivo de "aprofundar a descricao de determinada realidade, o que possibilita que os objetivos atingidos permitam a formulacao de hipoteses para o encaminhamento de outras pesquisas". Ele se da atraves da analise minuciosa de um caso individual, que se volta a coleta e ao registro, de acordo com Gil (1999, p. 73).

O momento da coleta de dados, segundo Marconi e Lakatos (1999, p. 34), e "a etapa da pesquisa em que se inicia a aplicacao dos instrumentos elaborados e das tecnicas selecionadas, a fim de se efetuar a coleta dos dados previstos". Os instrumentos de coleta de dados se deram a partir de observacao da instituicao selecionada e entrevistas.

Os dados foram coletados de duas maneiras, sendo elas:

* dados primarios--colhidos atraves de entrevistas semiestruturadas e observacao direta no momento destas entrevistas;

* dados secundarios--foram explorados em livros, sites e dissertacoes para entender a atuacao do profissional de secretariado no processo decisorio de uma IES, relacionando assim os diferentes niveis de poder exercido entre eles.

O sujeito da pesquisa foi a secretaria academica de uma IES do estado de Sergipe, que e formada em secretariado executivo; a diretora-geral da instituicao; a diretora academica; e a auxiliar de secretaria, totalizando quatro pessoas. Cabe destacar que a escolha por essas pessoas teve o objetivo de compreender as relacoes de poder estabelecidas ao redor da profissional de secretariado, bem como compreender a percepcao dessas profissionais no que diz respeito ao poder de decisao exercido pela secretaria academica da instituicao.

Por fim, a ultima etapa, segundo Padua (1998), trata-se da analise dos dados. E nesta fase que se classificam e interpretam as informacoes coletadas para chegar a(s) conclusao (oes) e resposta(s) do problema de pesquisa.

As entrevistas foram tratadas mediante a analise de conteudo, que segundo Bardin (2010, p. 44) e: "Um conjunto de tecnicas de analise das comunicacoes visando obter por procedimentos sistematicos e objetivos de descricao do conteudo das mensagens indicadores (quantitativos ou nao) que permitam a inferencia de conhecimentos relativos as condicoes de producao/recepcao (variaveis inferidas) destas mensagens".

Para a realizacao desta pesquisa, foi escolhida uma faculdade particular do estado de Sergipe. Escolheu-se, tambem, a fonte oral por meio de entrevistas com levantamento de informacoes. Foi determinado um periodo de dois meses para a analise e foram levados em consideracao pontos como a relevancia e autenticidade das informacoes.

3 PERFIL DA PROFISSAO DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Os profissionais de secretariado executivo, em sua formacao, utilizam-se de uma interdisciplinaridade com as mais diversificadas areas, valendo ressaltar que exploram disciplinas especificas diretamente ligadas a area. Sua formacao academica proporciona uma grade curricular composta de disciplinas que abordam: economia, contabeis, administracao, psicologia organizacional, entres outras areas de conhecimento cientifico, tecnico e social. Alem de adquirir conhecimentos com as experiencias no dia a dia dos escritorios, sabendo planejar, organizar, dirigir e controlar os processos necessarios para uma organizacao. Sendo assim, para Sabino e Rocha (2004, p. 51) o profissional e "um dos maiores agentes de relacionamento nas organizacoes, ele tera que dominar instrumentos, meios e linguagem", para assim se adaptar aos diversificados moldes de gestao.

Hoje este profissional possui um perfil polivalente, multitarefas e desempenha funcoes nos niveis tatico e operacional. Segundo afirma Maria Elizabete Silva D'Elia em texto exposto no site da Federacao Nacional das Secretarias e Secretarios:

Hoje ele e assessor, assistente, agente facilitador e coordenador de informacoes. Como assessor, o profissional de secretariado utiliza sua bagagem intelectual. Como assistente, utiliza as tecnicas secretariais. Como agente facilitador e o elo entre empresa, clientes internos e externos. Como coordenador de informacoes, administra relacionamentos e conflitos. O profissional de secretariado trabalha para a organizacao e nao so para o executivo. Conhece a filosofia, a cultura e o clima da empresa. E polivalente, tem formacao ecletica, investe no autoconhecimento e esta sempre atento aos cursos de atualizacao existentes no mercado. Tem capacidade de se adaptar as mudancas. Eticamente, evita dualidades comportamentais, comunicando-se de forma rapida e eficaz. Tem nocoes de administracao, planejamento, comunicacao, psicologia, lideranca, marketing, financas, alem de ser especialista nos conhecimentos de sua area. (D'Elia, 2002)

O papel e as atribuicoes secretariais geralmente sao o reflexo do estilo de trabalho que o profissional precisa acompanhar ou da estrutura organizacional. Independente da posicao hierarquica que o profissional de secretariado ocupa dentro da organizacao, hoje ele possui o papel de assessor, empreendedor, gestor e consultor. As suas atribuicoes variam de acordo com o tipo e porte da empresa. Em micro e pequenas empresas, seu papel tera uma abrangencia maior e, a depender, nas macro e grandes empresas suas atribuicoes serao dirigidas de modo mais especifico, de acordo com o setor responsavel (D'Elia, 2002).

Para desenvolver com eficiencia e eficacia as suas atividades, e necessario que os profissionais de secretariado disponham das competencias gerenciais, tais como: conhecimentos, habilidades e atitudes. Segundo Bruno (2006, p. 30) "os conhecimentos entendem-se como todas as tecnicas e informacoes necessarias para o desenvolvimento de suas atividades." Alem das competencias gerenciais e necessario que os profissionais tenham conhecimento tecnico especifico sobre suas atividades, e que compreendam os conceitos relacionados ao comportamento humano, os quais compoem o grupo de competencias necessarias para a eficacia do gerenciamento das tarefas desempenhadas pelo profissional dentro de qualquer instituicao.

Bruno (2006, p. 30) comenta que Katz separou as habilidades gerenciais em tecnicas, humanas e conceituais, enfatizando que devem ser estudadas separadamente:

a) habilidade tecnica--compreende o conhecimento especializado e o desenvolvimento de processos;

b) habilidade humana--sendo o amago de sua atividade o assessoramento;

c) habilidade conceitual--e a capacidade do reconhecimento da interdependencia entre as varias funcoes e atividades na organizacao.

Maximiniano (2000, p. 44) ainda destaca que "[...] as Atitudes sao as competencias que permitem as pessoas interpretar e julgar a realidade e a si proprios". Tornam-se o espelho que os individuos tem do seu ambiente de trabalho, das atividades que realizam e da posicao que ocupam.

Com o perfil de gestor, o profissional de secretariado tem uma postura gerencial. Portanto, para desenvolver suas habilidades, o profissional precisa conhecer a instituicao, identificar a cultura institucional, conhecer o planejamento estrategico e entender os negocios da instituicao como um todo, para saber identificar oportunidades e saber gerar solucoes quando necessario.

Portanto, o profissional de secretariado tende a facilitar as relacoes interpessoais entre o superior e o mundo institucional, desenvolvendo, assim, as habilidades em seus niveis gerenciais.

4 EDUCACAO SUPERIOR E GESTAO

A educacao e uma das condicoes para que os individuos desenvolvam suas capacidades e habilidades, sendo aplicado ao conhecimento e desenvolvimento para o alcance dos objetivos. As Instituicoes de Ensino Superior, por sua vez, exercem as funcoes que lhes foram atribuidas pela Constituicao: ensino, pesquisa e extensao, que sao atividades visando contribuir para o desenvolvimento do pais e a sociedade de um modo em geral.

As IES constituem, a partir da pesquisa e da reflexao critica, a transmissao da experiencia cultural e cientifica acumulada pela sociedade. Dessa forma, podemos socializar a educacao como agente de transformacao para a sociedade. "A educacao e um processo historico de criacao do homem para a sociedade e, simultaneamente, de modificacao da sociedade para beneficio do homem" (Pinto, 1986, p. 39).

A formacao de cidadaos para desenvolverem diferentes campos de atividades segundo os interesses do mercado, e a preparacao de estudantes para desempenhar as atividades profissionais em busca de exercer o papel social que contribuam para o desenvolvimento de uma sociedade mais humana e etica, sao alguns dos fatores que expoem a sociedade a importancia das IES para o seu contexto.

A busca por solucoes para os problemas atuais da sociedade objetiva a formacao de individuos nos quadros profissionais, cientificos e culturais em nivel superior, a fim de projetar a sociedade para um futuro melhor.

Segundo Meyer e Lopes (2004), as instituicoes de ensino superior necessitam desenvolver seu processo de planejamento, o que implica a formulacao e a implementacao de estrategias combinando aspectos tecnicos e politicos.

E necessario compreender a educacao superior nas IES, bem como a gestao destas instituicoes, que proporciona o aumento na qualidade e na produtividade das IES.

Segundo Kobs e Reis (2008, p. 17), a gestao traz inumeras possibilidades para as IES. Dentre algumas citam: "Possibilita acompanhar o mercado e o setor de forma prospectiva; permite reconhecer ameacas e oportunidades; e traz inteligencia competitiva para a instituicao, transformando inumeros dados e informacoes em conhecimento com valor agregado ao negocio".

Nobrega (2004) apud Braga (2005, p. 105), conceitua gestao como um processo pragmatico, no qual os resultados sao mais importantes e nao os esforcos. Ainda para este autor, a gestao e a busca de criterios para o processo de tomada de decisao.

Sabia e Rossinholi (2001) expoem que as IES apresentam uma gestao tradicional, as quais possuem:
   Uma estrutura organizacional verticalizada, com formato piramidal,
   na qual cada funcao hierarquicamente inferior esta sob controle e
   supervisao da mais alta, quer dizer, daquela que lhe e imediatamente
   superior, assegurando unidade de controle. A organizacao do trabalho
   e estabelecida por meio de departamentalizacao por funcao. O
   processo decisorio e centralizado, ou seja, as decisoes sao tomadas
   pelo proprietario ou pelos socios, de tal maneira que a figura do
   dono e muito forte. E ele quem detem o poder, os niveis hierarquicos
   mais baixos praticamente nao possuem poder de decisao. O
   planejamento e rudimentar, existindo apenas em algumas areas
   especificas e estas desvinculadas umas das outras. Por outro lado,
   nao existem instrumentos efetivos de controle.


Desta maneira observa-se que a gestao se encontra diretamente ligada a tomada de decisao. Convem observar tambem o conceito de gestao estrategica, que para Braga e Monteiro (2005, p. 150): "e um processo administrativo que visa dotar a instituicao da capacidade de antecipar novas mudancas e ajustar as estrategias vigentes com a necessaria velocidade e efetividade sempre que for necessario".

Vale ressaltar que, o gerenciamento de uma IES fica encarregado pela imagem da organizacao. Portanto, alguns modelos da era industrial (fayolista, weberiano e taylorista) transmitem caracteristicas semelhantes da gestao nas Instituicoes. Fonseca (2007, p. 2), faz uma correspondencia entre a gestao do periodo industrial e as acoes pedagogicas atuais.

As entradas de materia-prima correspondem ao ingresso de alunos em matriculas, os quais alimentam o processo de producao.

Em seguida, contrata-se o operario (professor) para desenvolver o produto (discentes) com caracteristicas receptivas.

O professor e contratado para ministrar disciplinas, e para isso, faz-se necessario que o mesmo conheca o curriculo do curso, o Projeto de Desenvolvimento da IES, bem como o Projeto Politico-Pedagogico.

E por fim, chega-se ao Controle de Qualidade, que e a fase da separacao dos produtos. Esse controle e feito por meio de avaliacoes, participacoes, atividades coletivas e individuais, entre outras.

Em suma, a gestao geral de toda e qualquer instituicao e regida pelos decretos, portarias, resolucoes e regimento impostos pelo Governo (embora sejam de iniciativa privada nao deixam de ser concessoes do Estado), por sua vez, sao estruturadas pelo modelo de producao elaborado pelo Ministerio da Educacao.

Dessa maneira, para melhor entendimento de como se dao os procedimentos da gestao de uma IES, faz-se necessaria a obtencao de conhecimentos a respeito dos poderes existentes nas Instituicoes.

5 O PODER NAS INSTITUICOES

O poder, segundo Bowditch e Buono (2006, p.145), "e a capacidade de influenciar diferentes resultados", concordando com a conceituacao de Chiavenato (1987) que descreve o poder como um meio de influencia. Frequentemente, o poder nao se encontra vinculado a estrutura do organograma de uma instituicao seguindo os modelos tradicionais de poder, mas ao receber e desenvolver determinadas acoes, estas virao dotadas de poder para a sua concretizacao.

O poder e um fenomeno social e por isso, consiste em uma relacao social, uma relacao de forcas. "Nenhum agente esta totalmente destituido de alguma parcela de poder. Mesmo aqueles que ocupam uma posicao subalterna nunca deixam de dispor de algum contrapoder: podem resistir e produzir efeitos sobre seus superiores e sobre seus colegas de trabalho". (Srour, 1998, p. 137)

O exercicio do poder institucional pode ser considerado por meio de algumas determinantes importantissimas que, segundo Carvalho e Vieira (2007, p. 13), sao: a autoridade formal, o controle de recursos, o controle de poder decisorio, habilidade para lidar com incertezas, controle do conhecimento, informacao e tecnologia, aliancas interpessoais, entre outros. Para que tais determinantes sejam exploradas de forma satisfatoria em toda a instituicao, sao importantes alguns aspectos a fim de tornar possivel seu exercicio.

Galbraith (1986) apud Carvalho e Vieira (2007, p. 12) destaca os seguintes fatores: "A personalidade, marcadamente uma caracteristica pessoal que facilita o acesso e o exercicio do poder; a propriedade ou riqueza, que facilitam a submissao de outrem pelo poder economico; e a organizacao, fonte maior potencial na sociedade para um individuo ou grupo alcance e exercite seu poder".

As relacoes de poder tem um significado indispensavel dentro da organizacao, pois elas fazem parte e levam caracteristicas da estrutura organizacional de cada empresa.

O poder nas instituicoes pode encontrar-se vinculado a autoridade legal do cargo ou ao desenvolvimento dos conhecimentos. Nesse contexto, Bowditch e Buono (2006, p.146) presumem que, em uma instituicao, o poder se baseia em alguns fatores, tais como: capacidade de lidar com a incerteza; sustentabilidade; centralidade organizacional e interdependencia entre papel e tarefa.

Portanto, o poder nao se encontra necessariamente no status, mas esta embutido frequentemente nas atividades desenvolvidas pelos profissionais; conhecimento de algumas diferentes formas de poder e necessario.

Galbraith (1983) ainda distingue as bases de poder da seguinte forma:

* personalidade--ligada aos tracos pessoais;

* propriedade (riqueza)--fornece um aspecto de autoridade seguranca;

* organizacao--importante fonte de poder nas sociedades modernas, tem relacao importante com o poder condicionado.

Existem ainda, outras formas de poder com base em fatores, considerados por Bowditch e Buono (2006, p. 119) como variaveis dependentes ou situacionais. Elas dao poder a partir de uma situacao especifica dentro da organizacao. Sao elas:

* capacidade de lidar com a incerteza--surge no dia a dia das instituicoes e e uma grande fonte de poder;

* substituibilidade--a dificuldade de um profissional ser substituido por qualquer outro da instituicao da poder ao primeiro;

* centralidade organizacional--quanto mais central uma pessoa ou um grupo for para os trabalhos ou processos da instituicao, maior sera o seu poder;

* interdependencia do papel e da tarefa--quando as atividades de uma pessoa ou grupo dependerem das atividades de outra pessoa ou grupo.

"Quando voce possui alguma coisa que outros exigem, mas que voce sozinho controla, voce os torna dependentes de voce e, portanto, voce ganha poder sobre eles." (Robbins, 1999, p. 251)

Portanto, e relevante a compreensao em todas as dimensoes da vida social, economica, politica, ideologica, religiosa e cultural, pois, de forma extrinseca e intrinseca, o poder se encontra embutido nos mais diversificados fatores.

6 PROCESSO DECISORIO

O processo de tomada de decisao, segundo Gomes (2007, p. 11), nvolve situacoes em que o profissional deve fazer uma escolha ou opcao, e pode ser influenciado tanto pelos fatores internos, quanto pelos fatores externos da instituicao. Bruno (2006, p. 54) ainda ressalta que o "o ato de decidir encontra-se intrinseco na natureza humana", e este processo pode ser desenvolvido de forma simples, com ajuda de recursos que facilitem o alcance de seus objetivos, ou de forma mais complexa. Porem, de ambas as maneiras, sao necessarios o conhecimento das habilidades tanto humanas como conceituais, o que exige uma visao sistemica do todo.

Alguns dos fatores que influenciam no processo de tomada de decisao sao: a globalizacao, o avanco tecnologico, o desenvolvimento das telecomunicacoes e a economia do tempo no processamento das informacoes.

O processo de tomada de decisao em uma Instituicao nao e um assunto pessoal, e sua eficacia e produto da qualidade das decisoes da organizacao como um todo, assim: "A arte da decisao administrativa consiste em nao decidir questoes que nao sao pertinentes, em nao decidir prematuramente, em nao tomar decisoes que nao podem ser executados, e em nao tomar decisoes que competem a outras pessoas." (Bernard, 1951, p. 51).

Gomes (2007, p. 2-3), ainda ressalta que a decisao pode ser visualizada em tres dimensoes: a importancia, em termos de satisfacao de valores--e uma das decisoes mais relevantes, pois prioriza a atividade de maior responsabilidade; a velocidade exigida--em um contexto de planejamento estrategico, faz-se necessaria a agilidade no raciocinio; o grau de individualidade--a decisao solitaria pode ser de importancia crucial para a sobrevivencia da empresa, mas ao mesmo tempo, pode ser uma decisao da qual participam outros membros.

O ato de decidir encontra-se na escolha da busca por solucoes de um determinado problema ou mesmo nas alternativas encontradas para atingir um determinado objetivo. Esse ato se encontra intrinseco na natureza humana. Existem, por sua vez, tecnicas para identificar as fases da analise de decisao, que segundo Gomes (2007) sao:

Fase 1--identificacao dos agentes e do tomador de decisao;

Fase 2--listagem de alternativas: sao listadas todas alternativas viaveis a solucao do problema. Em alguns casos sao mais faceis a identificacao, ja em outros, torna-se necessario defini-las progressivamente; havera ainda casos cuja reducao da lista de alternativas e recomendavel;

Fase 3--definicao dos criterios efetivamente relevantes: e a fase em que novos criterios podem aparecer. A mais utilizada e a linear que tem a forma de uma arvore, na qual os criterios sao decompostos progressivamente partindo do no;

Fase 4--avaliacao das alternativas com relacao aos criterios: nesta fase se utilizam escalas, que representarao as consequencias de cada alternativa relacionada a cada um dos criterios.

Fase 5--determinacao da importancia relativa dos criterios: esta e a fase em que sao ponderados os criterios--vale ressaltar que essas medidas de ponderacoes dos criterios sao expressoes das relacoes de troca entre criterios;

Fase 6--determinacao das solucoes satisfatorias: dar-se-a a partir do procedimento de selecao, ordenacao, classificacao ou, da descricao detalhada das alternativas;

Fase 7--analise de sensibilidade: busca introduzir modificacoes realistas nas variaveis e nos parametros utilizados pelo metodo empregado, de maneira a se testar ate onde os resultados obtidos sao solidos.

Simon (1982) apud Gomes (2007, p. 15) afirma que nao se caminha em busca da melhor solucao segundo todos os criterios de decisao, mas sim em direcao, ao menos, de uma solucao satisfatoria.

Fica claro que o processo de tomada de decisao, em qualquer que seja a situacao, nao e uma atividade facil, porem uma das atividades basicas do ser humano.

Chiavenato (1987) expoe que o processo de decisao se desenvolve em sete etapas e que este processo e complexo e esta sujeito as caracteristicas individuais do decisor, dependendo da circunstancia em que esta envolvido e da maneira como compreende a situacao:

* percepcao da situacao que abrange algum problema;

* diagnostico e definicao do problema;

* definicao dos objetivos;

* busca de alternativas de solucao ou de cursos de acao;

* escolha da alternativa mais apropriada ao alcance dos objetivos;

* avaliacao e comparacao dessas alternativas;

* implementacao da alternativa escolhida.

No processo de tomada de decisao, deve-se seguir uma sequencia logica para o bom entendimento do problema a ser decidido, passando assim por todas as etapas, desde seu diagnostico ate sua possivel solucao, identificando seus metodos para uma melhor e maior estruturacao.

Ainda se fala que as decisoes devem ser tomadas de forma racional, mas com frequencia e perceptivel que na pratica nao e bem isso que acontece. Geralmente, as decisoes sao baseadas em experiencias anteriores, sem a utilizacao de tecnicas e metodos racionais em que as proposicoes se inserem pelas vias da inducao e deducao.

Para melhor entendimento dos modelos do processo de tomada de decisao, e indispensavel o entendimento dos objetivos organizacionais seguindo os niveis estrategicos, taticos e operacionais. Vale ressaltar que todos os tres niveis se relacionam com os objetivos da instituicao.

As instituicoes, por sua vez, procuram alcancar diferentes objetivos ao mesmo tempo e, para isso, precisam estabelecer graus de importancia como os ja citados, acima, a fim de evitar possiveis transtornos e criando uma interacao entre eles.

Brandao (2009) relata que os tres niveis citados se relacionam com objetivos da organizacao: alguns com a organizacao como um todo, outros com cada divisao ou unidade da organizacao e outros ainda com cada tarefa ou operacao a ser executada dentro da organizacao. E se diferenciam em termos de amplitude (espaco organizacional) e de horizonte (tempo). Os objetivos estrategicos sao divididos em objetivos taticos e operacionais.

A missao da instituicao, por sua vez, encontra-se acima de todos esses niveis, pois corresponde ao que a empresa se propoe a fazer, e para quem, sendo o proposito de sua existencia. Mas para se obter exito na escala acima, faz-se necessario que haja harmonia e interacao entre as pessoas da organizacao.

Chiavenato (1987) define os objetivos seguindo os niveis da seguinte forma:

[check] objetivos estrategicos -dizem respeito a organizacao como um todo, elaboram a estrategia, decisao e sao definidos no longo prazo;

[check] objetivos taticos--estao relacionados com as diferentes unidades especificas da instituicao, cuidam da articulacao interna e sao definidos em medio prazo;

[check] objetivos operacionais--servem para orientar as operacoes cotidianas, referem-se a cada tarefa especificamente e sao definidos em curto prazo.

A estrutura institucional organiza os relacionamentos dos niveis hierarquicos e o fluxo de informacoes. Portanto, os objetivos organizacionais, segundo Brandao (2009), tem por objetivos beneficios, como: "guias para a acao, motivacao e envolvimento dos colaboradores e racionalidade na tomada de decisao".

7 ANALISE E DISCUSSAO DOS RESULTADOS

A instituicao estudada na pesquisa e uma faculdade particular que esta localizada no municipio de Lagarto, no estado de Sergipe. E uma Instituicao de Ensino Superior, pesquisas, estudos e extensao voltada para a compreensao do mundo e da realidade nacional e regional. Seu credenciamento pelo MEC se deu em setembro de 2004. Ela foi inaugurada em 8 de outubro do mesmo ano e faz parte do projeto educacional da Fundacao que leva o mesmo nome da faculdade.

Seu quadro de funcionarios e composto por, aproximadamente, 125 pessoas (entre diretorias, coordenacoes, professores, administrativo e servicos operacionais). Tem uma Presidenta mantenedora, que leva adiante a Fundacao, a qual abrange uma escola na cidade de Estancia, e mais duas escolas e uma faculdade, sendo estas tres ultimas localizadas na cidade de Lagarto.

A faculdade abrange oito cursos de graduacao, sendo quatro de bacharelado (Administracao, Ciencias Contabeis, Engenharia de Producao e Servico Social) e quatro sao licenciaturas (Geografia, Historia, Letras e Matematica), e ainda possui treze cursos de pos-graduacao. Inicialmente, em 2004, a instituicao possuia 350 alunos, e hoje comporta, aproximadamente, 1.300 nos cursos acima citados.

A Instituicao tem uma diretora-geral, formada em Servico Social, mestra e doutoranda em educacao pela Universidade Federal de Sergipe. Uma diretora academica, formada em Letras e em Biblioteconomia e pos-graduada em Tecnologia Educacional pela Universidade Tiradentes. A secretaria academica, formada em Secretariado Executivo pela Universidade Tiradentes e posgraduada em Gestao de Pessoas e Psicologia Organizacional pela propria instituicao em que trabalha, e a auxiliar de secretaria, formada em Administracao e pos-graduanda em Controladoria de Financas Empresariais tambem pela mesma faculdade.

8 ATRIBUICOES DA PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

O perfil da profissional de secretariado e condizente com a estrutura organizacional e com as atividades que desenvolve, sendo essas de assessoramento da diretoria academica. Entao, o direcionamento de seu trabalho esta voltado ao publico externo, a fim de atingir os objetivos internos da IES, pois as decisoes estrategicas e taticas, de um modo geral, sao planejadas atraves do processamento das informacoes obtidas na secretaria academica. Como ressalta a diretora-geral em entrevista a esta autora:"Todo o servico de documentacao academica, de recebimento, a veracidade dos documentos. a insercao do aluno no sistema GIZ, historico, atestado, emissao dos diplomas, cerimonial de formatura sao atividades em que a profissional e responsavel junto a diretoria academica".

Dentre as habilidades desenvolvidas pela profissional na IES, de um modo geral, as que mais se destacam sao as tecnicas referentes a area burocratica da secretaria e as habilidades humanas, sendo esta importantissima e bastante delicada.

Constatou-se que a formacao em secretariado e imprescindivel para a atuacao da profissional na IES, devido ao conhecimento, habilidades e o bom uso que ele faz das ferramentas adquiridas durante os periodos de graduacao."Com a graduacao, voce profissionaliza o servico; se nao fosse formada, ela trabalharia em cima do senso em comum, ela tem uma formacao, foi preparada para atuar nesse setor, e na sociedade de hoje isso nao pode existir de outra forma. (Diretora-geral da faculdade, em entrevista a esta autora)".

As atribuicoes da profissional de secretariado sao tambem importantes para o desenvolvimento das atividades na secretaria academica e incluem-se em conformidade com a legislacao que regulamenta a profissao. Podem-se destacar, segundo Bruno (2006, p. 29):
   Registro e distribuicao de expediente e outras tarefas correlatas;
   orientacao da avaliacao e selecao da correspondencia para fins de
   encaminhamento aos gestores e conhecimentos protocolares. E com
   formacao tecnica: organizacao e manutencao dos arquivos da
   secretaria; classificacao, registro e distribuicao de
   correspondencia; redacao e digitacao de correspondencia ou
   documentos de rotinas.


Dentre as atribuicoes citadas pelas entrevistadas, destacam-se a organizacao e direcionamento dos servicos da secretaria academica, todo o servico de documentacao academica, organizacao de arquivos, registro de protocolo, registro e expedicao de diplomas, atendimento as diretorias, organizacao de cerimonial de formatura, matriculas, rematriculas e atendimento aos academicos, sem contar que as profissionais sao responsaveis pelo direcionamento das atividades de todas as secretarias de cursos da instituicao. Por possuir graduacao em secretariado a entrevistada possui os subsidios necessarios a concretizacao de tais tarefas.

As atribuicoes desenvolvidas na secretaria academica sao indispensaveis para o andamento da Instituicao, porque e o setor onde se encontram as informacoes que dao andamento as atividades da IES de um modo geral.

Na secretaria academica, as atribuicoes de controle e registro dos documentos academicos sao importantes e servem de apoio a uma serie de decisoes tomadas na organizacao. Ter um profissional capacitado para cuidar de tal tarefa e indispensavel em todo o tipo de organizacao e, principalmente, numa organizacao escolar, visto que as informacoes contidas nas pastas dos alunos e professores sao a vida da instituicao e que o MEC inclusive as visita constantemente com o objetivo de analisar a veracidade desses documentos. Se eles nao sao facilmente disponibilizados pelos representantes da faculdade, a IES pode ser descredenciada ou receber uma pontuacao baixa, mesmo tendo profissionais de educacao altamente capacitados na docencia.

9 AS RELACOES DE PODER E A PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Pode-se observar, durante as entrevistas realizadas, que as relacoes de poder acompanham a ordem da estrutura do organograma da Instituicao, e que o poder delegado a cada profissional corresponde ao cargo que ele ocupa. Mas no caso da profissional de secretariado, ela nao se destaca por sua posicao hierarquica mas, sim, pelo fato de suas atividades se encontrarem vinculadas com a capacidade de lidar com incertezas, substituibilidade, centralidade organizacional e interdependencia. Esse fato faz dela uma profissional com poder a partir de uma situacao especifica. Bowditch e Buono (2006) retratam isso como variaveis dependentes ou situacionais.

De acordo com as entrevistas, constatou-se que em uma IES o poder maior se encontra no MEC--a Instituicao apenas organiza as solicitacoes feitas pelo orgao -, como cita a diretora-geral em entrevista: "Quem tem poder aqui e o MEC. O profissional tem a competencia de mobilizar os instrumentais, e ai vai da habilidade pessoal, da formacao, mas mesmo assim tem que estar capacitando-se para fazer uso das habilidades para aplicar o que o MEC determina".

Mas, para que essas solicitacoes feitas pelo MEC sejam atendidas, deve haver uma delegacao de atividades de acordo com os setores e diferentes niveis institucionais; a gestao da Instituicao nao e definida pelo MEC, o orgao apenas define os parametros gerais que a Faculdade deve seguir. Porem, as questoes de definicao do estilo de gestao, marketing, politicas e diretrizes e ate as atividades operacionais sao definidas na propria instituicao, dadas as particularidades de cada organizacao.

No caso da profissional de secretariado, alem dos poderes a partir de situacoes especificas, observou-se que outro fator que se destaca e a especializacao, que se baseia nas habilidades especificas (formacao) e em conhecimentos correlatos a area de atuacao, como afirma a auxiliar de secretaria: "ela tem o dominio da parte tecnica, ela consegue administrar tudo dentro da secretaria, dando inicio, meio e fim as atividades".

Outro fator que foi analisado e o da personalidade e carisma. Conforme foi observado nas entrevistas, estas duas caracteristicas estao presentes na secretaria da instituicao e sao utilizadas pela mesma para fazer com que suas ideias e opinioes sejam ouvidas em reunioes ordinarias da Comissao Propria de Avaliacao (CPA), da qual faz parte. Esta comissao tem como principal funcao coordenar e articular o processo interno de avaliacao da Faculdade.

Dessa forma, e possivel perceber que a profissional de secretariado, no desenvolvimento de suas atividades, e uma peca importante na dinamica organizacional, no que diz respeito as relacoes de poder e tomada de decisao.

10 OS NIVEIS DE TOMADA DE DECISAO

Um aspecto fundamental do campo da decisao diz respeito as suas bases no modelo que faz uso da razao para a tomada de decisao, a qual se compoe de um conjunto de proposicoes que determinam como uma decisao deve ser tomada e nao como a decisao e tomada.

Considerando as falas das entrevistadas, encontraram-se pistas significativas de que a administracao da Faculdade pode ser vista, e entendida, como um tipo de gestao cuja presenca das leis e regras para se exercer um processo de tomada de decisao e necessario. Esse processo se da por meio de acoes conjuntas nas quais todos os envolvidos se tornam responsaveis pelos objetivos alcancados, tendo suas atividades desenvolvidas, de maneira que seguem os objetivos estrategicos, taticos e operacionais da instituicao.

Conforme relatado no decorrer desta pesquisa, o poder delegado a cada profissional muitas vezes corresponde ao cargo que ele ocupa na Instituicao, porem, em algumas ocasioes, se encontra embutido nas atividades desenvolvidas pelos profissionais. No caso da profissional de secretariado executivo, hierarquicamente ela nao se encontra em um patamar de poder elevado, mas as suas atividades se encontram vinculadas com o poder por serem altamente estrategicas dentro da IES. Isso se deve ao fato de que ela lida diariamente com um grande numero de informacoes da organizacao, referentes aos dados academicos dos alunos, e por lidar diretamente com o publicoalvo da Instituicao.

Este e um dos principais motivos que fazem a secretaria academica ocupar uma posicao estrategica, pois sua relacao e constante com os alunos, de quem ouve reclamacoes, tira duvidas, esclarece as informacoes da IES, entre outras. Dessa forma, repassa as informacoes que irao influenciar no processo de tomada de decisao.

Maximiano (2000, p. 141) ainda ressalta que o processo de tomada de decisao tem uma sequencia continua, visando identificar o problema, passando pelo diagnostico, a fim de verificar as melhores alternativas que influenciara e sera efetiva na tomada de decisao.

A atuacao da profissional de secretariado se encontra vinculada principalmente a dois niveis de tomada de decisao: taticos e operacionais, definidos em medio e curto prazo. Entende-se que essa profissional toma, frequentemente, decisoes operacionais com base no cargo que ocupa; porem, por ser secretaria academica, junto a diretoria academica, pode tomar decisoes taticas ocasional ou frequentemente, dependendo da diretora academica.

Ja nas decisoes estrategicas, e mais dificil a participacao da profissional, pois todas as decisoes dependem da alta direcao juntamente com o Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensao (CONSEPE) da instituicao e sao definidas em longo prazo. Para que as atividades sejam concretizadas, e recomendavel ter iniciativa e saber desenvolver as habilidades, sem contar que e de suma importancia detectar e saber gerenciar os problemas, como afirma a profissional.

Na Instituicao pesquisada, a secretaria nao detem poder para tomar decisoes, conta apenas com os poderes situacionais e de referencia, com base no magnetismo ou carisma pessoal e no prestigio atribuido. Ela apenas executa as atividades que lhe sao delegadas, que de certa forma nao deixam de ser estrategicas, pois as secretarias academicas de quaisquer que sejam as IES sao pontos estrategicos para o desenvolvimento e posteriores tomadas de decisoes das organizacoes escolares.

11 CONCLUSOES

Nesta pesquisa, pretendeu-se realizar um estudo mais abrangente sobre a atuacao do profissional de secretariado executivo no processo de tomada de decisao de uma Instituicao de Ensino Superior do estado de Sergipe.

Na secretaria academica, as atribuicoes de controle e registro dos documentos academicos sao importantes, e servem de apoio a uma serie de decisoes tomadas na organizacao. Desse modo, fica claro que a profissional pesquisada atua diretamente na area de secretariado executivo e que o papel de secretaria academica em uma IES e totalmente compativel com a profissao pesquisada. Ter um profissional capacitado para cuidar de tal tarefa e indispensavel em todo o tipo de organizacao e, principalmente, numa organizacao escolar, uma vez que as informacoes contidas nas pastas dos alunos e professores sao a vida da instituicao.

A fim de entender a influencia da sua atuacao, foi necessario compreender as relacoes de poder existentes e o processo decisorio da instituicao escolar. Constatamos em entrevistas que as relacoes de poder acompanham a ordem da estrutura do organograma da Instituicao. Pode-se observar, ainda, que o poder delegado a cada profissional corresponde ao cargo que ele ocupa.

Neste caso, a profissional se destaca em virtude de suas atividades se encontrarem vinculadas a capacidade de lidar com incertezas, substituibilidade, centralidade organizacional e interdependencia. Isso e o que faz dela uma profissional com poder a partir de uma situacao especifica. Bowditch e Buono (2006) retratam isso como variaveis dependentes ou situacionais.

Vale ressaltar que suas atividades se encontram vinculadas principalmente a dois niveis de tomada de decisao: taticos e operacionais, dependendo dos objetivos a ser alcancados. Para Chiavenato (1987), os objetivos taticos estao relacionados com as diferentes unidades especificas da IES e os objetivos operacionais referem-se a cada tarefa especifica e servem para orientar as operacoes cotidianas.

Com relacao as decisoes estrategicas, estas dizem respeito a organizacao como um todo, e geralmente sao direcionadas a alta direcao, juntamente com o Conselho dos Coordenadores da Instituicao. Estes sao os responsaveis por delegarem as atividades de acordo com os setores e diferentes niveis institucionais, bem como a sua gestao, a fim de atender as solicitacoes feitas pelo MEC.

Sendo assim, constata-se que, na maior parte das vezes, a secretaria toma decisoes operacionais baseada no cargo em que ocupa e nas atividades cotidianas. Mas por ser secretaria academica, junto a sua diretoria, pode tomar decisoes taticas dependendo ocasionalmente desta diretoria que, por sua vez, nao deixa de ser um setor estrategico para a tomada de decisoes da Faculdade.

Bruno (2006, p.84) afirma em suas analises que ha um grau de consciencia significativo do profissional de secretariado sobre o seu papel e a sua importancia em questoes operacionais e taticas, viabilizando desta maneira as informacoes para questoes estrategicas na organizacao.

Assim, e possivel perceber que a formacao em secretariado executivo faz com que a secretaria academica detenha subsidios necessarios para a sua atuacao e, consequentemente, suas atividades influenciam no processo de tomada de decisao da faculdade pesquisada, isto por ser um setor estrategico da Instituicao. Constatou-se que ela nao tem o poder de decidir, mas sim de influenciar as decisoes atraves do desenvolvimento de suas atividades, sendo isso reflexo do acesso que tem as informacoes em "primeira mao" (Bruno, 2006, p. 95) e do gerenciamento que faz delas, fator primordial para o planejamento estrategico das diretorias para as futuras tomadas de decisoes.

DOI: 10.7769/gesec.v4i1.141

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Daniela Amanda de Almeida Faria

Pos graduanda do Curso de Gestao de Pessoas e Psicologia Organizacional pela Faculdade Jose Augusto Vieira--FJAV

Assistente de Recursos Humanos do Grupo Marata

E-mail: daniela-amanda@hotmail.com (Brasil)

Flavia Lopes Pacheco

Mestre em Administracao pelo Programa de Pos Graduacao em Administracao da Universidade Federal de Pernambuco--

PROPAD/UFPE

Professora do Nucleo de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Sergipe--NSE/UFS

E-mail: flavinhalp@hotmail.com (Brasil)

Data de recebimento do artigo: 02/04/2013

Data de aceite do artigo: 30/05/2013
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Author:de Almeida Faria, Daniela Amanda; Pacheco, Flavia Lopes
Publication:Revista de Gestao e Secretariado
Date:Jan 1, 2013
Words:6895
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