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Retos en la implementacion de las TIC para el proceso de negociacion internacional.

Challenges in Implementing ICT for International Negotiation Processes

Defis de la mise en oeuvre des TIC dans le processus de negociation internationale

1. Introduccion

El presente articulo cientifico pretende identificar en terminos generales, algunos de los factores que pueden incidir en la adopcion o rechazo de las tecnologias de la informacion y la comunicacion (TIC) dentro del proceso de negociacion en las operaciones de compraventa internacional de las empresas de la ciudad de Medellin, las cuales en efecto han logrado internacionalizarse, ya sea efectuando exportaciones o incluso importaciones.

Tambien se busca determinar algunas de las causas por las cuales las empresas consideran que las TIC pueden ayudar al mejoramiento de las relaciones en la negociacion dentro para los procesos de compraventa internacional en la ciudad de Medellin. Paralelamente es necesario establecer algunas de las desventajas que perciben las empresas (exportadores e importadores) a partir del uso de las TIC en la negociacion para los procesos de compraventa internacional y finalmente describir las causas por las cuales las empresas (exportadores e importadores) no se motivan en su mayoria a adoptar en la negociacion las TIC especializadas para la compraventa internacional.

Partiendo entonces de la premisa de que la negociacion y los procesos de compraventa internacional hacen un uso cada vez mas intensivo de este tipo de herramientas, este articulo apunta a identificar algunos de los motivos por los cuales algunas empresas que han logrado internacionalizarse, tienen aun dificultades para implementar estas herramientas pese a todos sus beneficios, los cuales tienden a favorecer no solo la materializacion del intercambio, sino que ademas tienden a generar que este se efectue de forma eficiente, lo que termina redundando en la optimizacion de muchos de los procesos mismos de las empresas, todo ello siempre y cuando se lleve a cabo mas inversion por parte de las empresas en la adquisicion misma de este tipo de tecnologias (FernandezMenendez, Lopez-Sanchez, Rodriguez-Duarte y Sandulli, 2009).

Es asi entonces como las TIC constituyen el eje central del presente articulo, en especial cuando son este tipo de herramientas las que pueden incidir favorablemente en los procesos de negociacion y por ende en la consecucion misma de intercambios entre empresas; de este modo se intenta determinar concretamente en ciertas empresas de Medellin, cuales son las dificultades mas sobresalientes por las cuales estas no logran hacer uso de las TIC de manera mas intensiva dentro de sus procesos de negociacion, pese a los diversos beneficios que parecen generarse por su implementacion.

Por lo tanto, si los efectos de las TIC pueden influir en el comportamiento de las empresas no solo en el crecimiento de las ventas sino en la estandarizacion misma de sus procesos y sucesivamente en la optimizacion de sus procesos, resulta imperativo analizar dentro de la negociacion que retos y cuales aspectos se pueden considerar claves para que las organizaciones adopten no solo las TIC sino que hagan una seleccion idonea de estas herramientas en las operaciones de compraventa internacional, a fin de alcanzar lo que denominan (Bayo-Moriones, Billon, y Lera-Lopez (2013) "innovacion organizativa". No obstante, para lograr este proposito tal y como los mismo autores senalan, es necesario implementar practicas de trabajo integrando mejoras para la comunicacion interna y externa en la empresas, tambien establecer una seleccion apropiada de herramientas, lo que en algunos casos puede tomar anos desde la implementacion misma de todas estas practicas de trabajo; y este es uno de los motivos por los cuales las empresas pueden llegar a dejar de lado las TIC porque en algunos casos estas desconocen su funcionamiento, su versatilidad e incluso porque desconocen sus beneficios en el tiempo; asi, todas estas herramientas puedan terminar redundando positivamente en una mayor cuota de mercado y un mejor margen de ganancias De otro lado es importante mencionar como aparte del tiempo y el nivel de preparacion de la empresa misma para insertarse a este paradigma, existen otros factores que evidentemente pueden incidir tambien en la implementacion de las TIC en el proceso de la negociacion, tal y como sucede con aspectos propios de la percepcion, ademas de otros elementos emocionales en torno a la etica, los cuales en efecto pueden intervenir entre las partes que participan en la negociacion. Asi en este orden de ideas, si bien las TIC pueden incidir en el aumento de los intercambio de las empresas, paralelamente estas herramientas tambien pueden interferir desfavorablemente en tales intercambios, todo ello en la medida de que las partes lleguen a percibir algun tipo de ausencia en la confianza, lo que en definitiva tiende a generar distorsiones en la construccion misma de las relaciones comerciales y por ende en el entramado de la negociacion (Yang, Chandlrees, Lin y Chao, 2009) o incluso como bien puede adaptarse en este caso concreto para las operaciones de compraventa internacional, por los inconvenientes asociados con la credibilidad y seguridad misma que este tipo de transaccion comercial requiere.

Por consiguiente, teniendo en cuenta todas estas nociones teoricas es evidente que existen factores que inciden en la no implementacion de estas herramientas, supeditadas en primer lugar a las desventajas en el uso de las TIC, las cuales pueden estar asociadas por ejemplo con el tiempo que pueden tardar las empresas en el proceso de seleccion de la herramienta mas apropiada segun sus propias necesidades y capacidades. En segundo lugar, supeditada a las preferencias en la manera de negociar, en cuyo caso pueden intervenir aspectos culturales, eticos y sociales los cuales tienden a generar que las empresas no perciban las TIC como propiamente una herramienta; y en tercer y ultimo lugar, supeditada al mejoramiento de las relaciones, en donde la construccion de vinculos comerciales que permitan el afianzamiento de la confianza entre las partes, pueden para las empresas no estar asociadas con el uso de las TIC porque durante mucho tiempo los procesos de negociacion y las operaciones de compraventa internacional no hacian propiamente un uso intensivo de estas herramientas.

En consecuencia el presente articulo ahonda respecto a estas tres categorizaciones para establecer posibles puntos de partida, respecto al porque las empresas de la ciudad de Medellin--tenidas en cuenta como objeto de estudio--aun tienden a no ser completamente receptivas en la implementacion de TIC en la negociacion como una herramienta para dinamizar las operaciones de compraventa internacional (exportacion y/o importacion). Tambien la investigacion a traves de un analisis cuantitativo y descriptivo exalta todas aquellas dificultades que hacen que en las empresas de la ciudad de Medellin aun no se implemente en su totalidad las TIC y en ocasiones prefieran la negociacion cara a cara, y de igual forma establece una nocion general de como estas tecnologias pueden mejorar relaciones en la negociacion internacional.

Finalmente, dentro del articulo se establecen algunas conclusiones en torno al uso de las TIC en la negociacion y sobre como existen aun diversos aspectos que deben ser tenidos en cuenta, ya que muchas empresas no logran implementar aun dentro de sus operaciones de compraventa internacional estas herramientas, pese a todos sus beneficios y la multiplicidad de ventajas, en cuyo caso se pueden destacar sistemas mas eficaces para el rastreo y la captura de informacion valiosa de los clientes finales, como ciertos portales especializados en la red (Albors-Garrigos, Hervas-Oliver y Marquez, 2009).

2. Marco teorico

La negociacion internacional y las TIC

En un proceso de negociacion es evidente que existe un escenario en cuyo caso las partes irrefutablemente buscan satisfacer sus necesidades a partir de las concesiones que estas mismas puedan otorgar, en procura de materializar la transaccion, pero aparte de este principio logico y obvio, tambien se torna imprescindible encontrar alternativas que permitan la consecucion eficiente de todo este proceso.

Es entonces desde esta logica que se construye la polemica sobre que es mas conveniente y mejor en una negociacion, particularmente en un proceso de compraventa internacional en donde las partes en un primer momento no se conocen y en donde la construccion de confianza--al parecer--tiene su origen cuando las partes interactuan y conocen a fondo la identidad no solo de la empresa, sino de algunos aspectos personales de quien, como contraparte, interviene en la negociacion. Es desde tal logica cuando el concepto estilo de negociacion se hace evidente, debido a que los patrones propios de conducta de las empresas y sus representantes, respecto al como se pactan las transacciones no es precisamente igual; este con el tiempo y con las tendencias mismas de las TIC ha cambiado, manifestandose asi nuevas oportunidades dada la naturaleza ubicua que ofrecen estas herramientas.

No obstante y pese a las ventajas que pueden ofrecer las TIC en torno a como se puede administrar la informacion, la distancia y el tiempo de las partes que intervienen en la negociacion, aun existe una vehemente dicotomia entre si, es mas conveniente una negociacion cara a cara o una negociacion mediada con las TIC (Pauleen y Yoong, 2001). Pero indiferente de esta situacion, es cierto que existe una serie de factores que inciden en la no implementacion de las TIC, los cuales se pueden categorizar en tres grupos y que explican en muy buena medida por que las empresas a nivel general pueden tornarse reacias a hacer uso de todas estas herramientas dentro de los procesos de negociacion y sucesivamente en las operaciones de compraventa internacional.

En primer lugar, las desventajas en el uso de las TIC, que pueden explicar en buena parte por que existen muchas empresas que se resisten a implementar este tipo de herramientas no solo dentro de los procesos internos de la empresa sino durante la negociacion. Asi, resulta coherente agregar que las empresas en muchos casos toman tiempo estableciendo cual es el mejor modelo para direccionar de manera efectiva muchos de los proceso internos que se llevan a cabo dentro de estas y es precisamente todo esta situacion la que se suele denominar como innovacion organizativa; sin embargo, aunque existe la evidencia empirica que demuestra una relacion positiva entre la adopcion de las TIC y todas las medidas de rendimiento percibido, el impacto no siempre es inmediato porque los efectos de retardo y duracion difieren segun el tipo de TIC que se implemente dentro de las empresas ademas de que debe existir una necesidad de persistencia en el uso de estas herramientas todo ello con el fin de obtener buenos resultados en algunas areas de la organizacion (Bayo-Moriones et al., 2013) como bien podria ser ademas el caso de la negociacion y el proceso de compraventa internacional. Incluso es posible afirmar que estudios previos como los de Hambrick (2007) sostienen que el comportamiento de las organizaciones tienen que ver con el conocimiento de sus dirigentes y las decisiones de sus administrativos desde el ambito de sus caracteristicas personales e incluso valores.

Asi, todo este aspecto se puede resumir a las dificultades a nivel general que las empresas suelen experimentar para adaptar dentro de todos sus procesos internos el uso mismo de las TIC, porque de por medio pueden estar variables como los costos, la adopcion de nuevas infraestructuras, la velocidad de las redes que garanticen el funcionamiento de la internet, el hardware y por supuesto la capacitacion del personal para que hagan uso cabal y efectivo de todas estas herramientas y se alcance en definitiva un mejoramiento real en la dinamica de toda la empresa.

Con respecto a este punto es claro que para nuevas empresas, empresas pequenas y empresas con aversion al riesgo, se sugiere utilizar estrategias pasivas de "esperar y mirar", en la cual se recomienda observar experiencias de otras empresas al implementar las TIC en sus procesos; para lograr esta forma evitar el riesgo de invertir recursos que no aportaran nada. Para empresas grandes y bien establecidas se sugiere adoptar estrategias fuertes, en especial si se desea ser lider del mercado. Esta estrategia vale la pena implementarla si se esperan unos beneficios mayores a los riesgos que representa la adopcion de las TIC (Mibenge y Ngozika-Chinyere, 2007). Tambien, aunque muchas

TIC puedan representar altos beneficios para el proceso de negociacion, se recomienda tener precaucion en su implementacion y asegurar que esto se haga en el momento y condiciones correctas. Ademas, no todas las TIC son adecuadas para todo tipo de empresa, y su eleccion depende de las condiciones que tengan el comprador y vendedor, tales como el tipo de negocio, del nivel de desarrollo tecnologico, cultural y economico, entre otras cosas (Mibenge y NgozikaChinyere, 2007).

En segundo lugar, las preferencias en la manera de negociar, pueden tambien explicar en buena medida a la manera de negociar o incluso al mismo estilo de la negociacion en donde las partes deben establecer hasta cierto punto concesiones que permitan favorecer el intercambio de la compraventa internacional, como bien pueden ser la implementacion misma de las TIC. Llamativamente dentro del presente estudio en muchos casos las empresas de Medellin experimentan una notable dificultad explicada por el como la contraparte no suele aceptar el uso de estas herramientas.

Particularmente toda esta situacion en terminos generales desde diversos estudios como los de Yang, Chandlrees, Lin y Chao (2009) se explica a partir del como intervienen diversas variables de orden cultural en donde aun existen dificultades para asimilar no solo los cambios tecnologicos particularmente por el como se puede tergiversar la credibilidad; es pues en este sentido que la etica se torna determinante porque en muchos casos el hecho de no interactuar de un modo mas real, puede incidir en la credibilidad sobre la contraparte, de ahi que los prejuicios y otras variables sociales se tornen claves respecto al como se percibe el uso de la Internet, debido a la identidad no siempre comprobable de los usuarios (Chai y Kim, 2012) todo esto considerando el hecho de que es la red la que hace factible en gran parte el funcionamiento de las TIC en la actualidad dada la posibilidad de interaccion en linea.

En tercer y ultimo lugar, el mejoramiento de las relaciones, pueden explicar tambien como se construyen relaciones comerciales de corto y largo plazo; sin embargo, muchas empresas no han sido completamente dependientes de las TIC, lo que puede poner en duda la eficacia y la contundencia de estas para mejorar sus procesos internos y sobre todo la negociacion en la compraventa internacional.

Para las TIC basadas en Internet y enfocadas en el abastecimiento, Mibengue y Ngozika (2007) afirman que para especialistas que trabajan en esta area existen tres preocupaciones importantes que son la seguridad, la confianza y la relacion entre vendedor-comprador. Esto se hace aun mas evidente en el uso de las TIC automatizadas para la negociacion, debido a que se requiere compartir datos confidenciales como financieros y modelos de compras. Esto genera un reto en las organizaciones para saber que informacion compartir y con cuales otras organizaciones o contrapartes compartirla. Ademas de la confianza que se debe crear en las contrapartes al utilizar las TIC automatizadas para la negociacion, tambien hay que cambiar roles y responsabilidades administrativas, lo cual incluye eliminacion y creacion de cargos en la empresa.

Dificultades en la implementacion de las TIC en la negociacion internacional

Es evidente entonces que existen asuntos de profunda discusion, debido a que la construccion de vinculos comerciales que faciliten el afianzamiento de la confianza entre las partes, pueden para las empresas no estar asociadas con el uso de las TIC; esto porque el proceso de negociacion en la compraventa internacional no ha sido estrictamente dependiente del uso de este tipo de herramientas en donde la confianza es determinante dentro de la negociacion; los modelos de negociacion que hacen uso de las TIC, requieren de mecanismos de confianza significativamente altos, porque de estos depende el exito dentro de las operaciones que se basan en este modelo, todo ello por la ausencia de contacto real y es esto a la que se denomina como "confianza del sistema" dentro del comercio electronico (Pennington, Wilcox y Grover, 2003).

A continuacion en la Tabla 1 llevada a cabo a partir de los estudios de Bayo-Moriones et al. (2013), Mibenge y Ngozika-Chinyere (2007), Yang et al. (2009), Chai y Kim (2012) y Pennington et al. (2003) establece desde los tres ejes del presente marco teorico algunas desventajas en el uso de las TIC en la manera de negociar y mejoramiento de las relaciones como las dificultades percibidas por la empresa a partir de tales nociones.

En resumen, existen diversas investigaciones que muestran como el desarrollo de relaciones dentro de los equipos virtuales, tienden a constituirse como un factor importante para relaciones de trabajo efectivas como demuestran Thompson y Nadler (2002) quienes realizan un estudio donde identifican teorias de interaccion sobre el comportamiento social en medios electronicos como por ejemplo la construccion de relaciones, difusion social, coordinacion e intercambio de informacion y aclaran que las TIC a utilizar crean grandes diferencias en los resultados de negociacion, resaltando que quienes realizan negociaciones cara a cara o mediadas por telefono, convergen en una sola oferta de una forma mas rapida que aquellos que solo se comunican de forma escrita lo que demuestra que las herramientas TIC deben en muchos casos ser combinadas para lograr mejores resultados dentro del proceso de negociacion. De hecho para solucionar problemas que suelen generarse con las negociaciones por medio de las TIC, Low y Ang (2011) sugieren que se puede combinar varias herramientas de este tipo como e-mail, teleconferencia y mensajeria instantanea para intensificar las comunicaciones, crear relaciones y confianza entre los negociadores.

Aunque las negociaciones cara a cara parezcan ser mucho mas confiables en terminos generales que las negociaciones que hacen uso de las TIC tal y como concluyen Citera, Bearegard y Mitsuya (2005) quienes realizan una comparacion de la credibilidad de negociaciones electronicas y de negociaciones cara a cara, concluyendo que existe mayor escepticismo sobre la credibilidad de los negociadores electronicos. Esto no significa en definitiva que las TIC no puedan convertirse en una herramienta importante para lograr modificar este patron de conducta en el imaginario de las personas y de las empresas, y asi se pueda establecer que en la actualidad este es quizas uno de los principales retos en la implementacion de las TIC para el proceso de negociacion internacional de empresas. Las evidencias teoricas respecto a los beneficios de las TIC son mucho mas contundentes como bien se ha hecho mencion, y por lo tanto, en cuestion de tiempo con nuevas medidas de seguridad posiblemente todos estos aspectos de percepcion deberan cambiar, porque de ello depende la eficiencia global de desarrollo de sistemas supeditada a la confirmacion de datos e informacion (Chang, Chen, Hung y Chang, 2012)

De otro lado se puede agregar que en la negociacion llevada a cabo con las TIC se identifica tambien diversas ventajas porque el lenguaje que se emplea dentro de estas, se convierte en un mecanismo importante para llevar a cabo estrategias de negociacion (Sokolova y Szpakowicz, 2007). Incluso en otros estudios anteriores Sokolova, Shan y Szpakowicz (2006) concluian que en ciertas condiciones, la riqueza de vocabulario, complejidad de lenguaje y prediccion de texto son similares en negociaciones cara a cara y negociaciones electronicas, lo que de nuevo parece convertirse en un importante argumento a favor de las TIC como herramienta en el proceso de negociacion y en este caso concreto para las operaciones de compraventa internacional.

En diversos estudio empiricos se logran demostrar otras bondades de las TIC en la negociacion pese a las dudas que se presentan en el imaginario de las empresas; por ejemplo Gallin, Gross y Gosalker (2007) hacen un ejercicio de comparacion de la negociacion electronica y la negociacion tradicional cara a cara, apoyandose de 80 estudiantes jovenes que se expusieron a los dos tipos de negociacion, hallando que el medio y la secuencia de negociacion, escasamente afecta el resultado. En el estudio se concluye entonces que en terminos de precio final, cuotas de pago y el avance en pagos, la negociacion cara a cara y la negociacion electronica no presentan diferencias, sin embargo, el tipo de medio y la secuencia a usar afectan significativamente la duracion de la negociacion y el uso de tacticas duras o blandas.

Otros estudios (Hatta y Ken-ichi, 2008) en cuyo caso 43 estudiantes fueron puestos bajo en alguna de las cuatro condiciones siguientes: anonimato visual, no anonimato, condiciones remotas y condiciones cercanas, demuestra que en algunos casos el anonimato visual y la distancia remota inhiben la activacion del patron normal de desconocimiento de la contraparte en la negociacion, lo que significa que se tiende a que los negociadores desistan de la actual negociacion que estan llevando a cabo. Este es otro argumento fuerte en contra de las TIC en la negociacion internacional pero tambien se puede trabajar en la medida en que se usen las mismas herramientas para elevar la frecuencia de la comunicacion lo cual claramente puede incidir en la construccion de vinculos y relaciones comerciales.

Como bien se ha senalado con antelacion otros aspecto que se puede considerar es el hecho de que en muchos casos las empresas desconocen los servicios ofrecidos por las TIC, de ahi que en la mayoria de casos el correo electronico sea la TIC mas empleada no solo porque es facil de usar, sino porque es una herramienta elemental en las empresas. En terminos generales, el correo electronico se considera un medio austero porque no es capaz de transmitir senales visuales o verbales, lo cual hace que los negociadores transmitan y reciban informacion de una forma distinta a como lo harian cara a cara. La falta de senales visuales y verbales reducen la presencia social de la contraparte y aumentan la distancia percibida entre estas partes (Ebner, Bhappu, Gerarda, Brown, Kovach y Schneider, 2009). Sin embargo, los estilos de comunicacion utilizados en correo electronico se centran mas en tareas especificas de la negociacion (ir al grano, manos a la obra) y menos concentradas en la construccion de relaciones, y obliga a que la comunicacion sea asincronica, donde cada parte debe esperar su turno para comunicarse y asi se previene la interrupcion de los participantes en la comunicacion, dando la oportunidad de que cada parte exprese sus puntos de vista completamente (Ebner et al., 2009) ademas de que los aspectos de confianza que tambien se han mencionado antes, pueden ser superados con la combinacion de otras TIC, ademas, como previamente se menciono, existen TIC muy especificas para tareas y operaciones concretas de la negociacion (Bayo-Moriones et al., 2013).

En las negociaciones cara a cara es mas frecuente que se intercambie mas informacion entre personas debido a que interactuan mas por la cercania fisica que tienen y por la riqueza que puede tener la comunicacion visual y verbal. Ademas, cara a cara se intercambia informacion mas rapida de lo que de forma escrita se haria, y practicamente en una sesion se alcanzan los objetivos propuestos para una comunicacion, mientras que por otros medios asincronicos esto puede tomar varias horas, dias e incluso semanas. Sin embargo, las negociaciones cara a cara abren la posibilidad tambien de que se toquen temas que no son relevantes para el proceso de negociacion, resultante esto en discusiones y negociaciones menos eficientes (Thompson y Nadler, 2002).

Finalmente Low y Ang (2011) realizaron un estudio cuya muestra fue de 61 gerentes o lideres de empresas y academicos universitarios, los cuales utilizaron las TIC para las negociaciones diarias de sus companias. De esto obtuvieron que los negociadores (87%) suelen comprar a personas con las cuales se sienten comodos y con quienes se sienten mejor para relacionarse; para el 89% de los gerentes las negociaciones electronicas son impersonales, y esto hace que mucha informacion importante en la negociacion se omita debido a la falta de comunicacion formal y falta de oportunidades de aclarar cosas y negociar. Se dificulta crear buenas relaciones si se cuenta con medios de comunicacion no adecuados. Por otro lado, el 91% opinan que las negociaciones cara a cara presentan limitaciones de tiempo, espacio, numero de personas que pueden participar en un lugar especifico y facilmente se pueden generar presiones hacia la otra parte y son ideales para negociaciones de alto nivel, alto costo, donde una decision final es crucial. Adicional a esto, 95% opinan que las negociaciones electronicas fueron rapidas y muy utiles cuando la otra parte se encontraba en lugares muy lejanos, permitiendoles realizar negociaciones en cualquier lugar, a cualquier hora, ahorrando costos de viajes, solucionando asuntos urgentes y 65% sienten que las negociaciones electronicas requieren confianza entre dos o mas partes a la hora de negociar, porque el elemento de la duda siempre estara presente cuando se realicen negociaciones a traves de TIC.

3. Metodologia

Haciendo uso de datos oficiales del ano 2012 del Ministerio de Hacienda y Credito Publico de Colombia publicados por la Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se han podido identificar entre diferentes empresas (exportadoras e importadoras) del pais, como empresas de la ciudad de Medellin que han logrado internacionalizarse ademas que en efecto requieren llevar a cabo una negociacion, a fin de cerrar todas sus operaciones de compraventa internacional, y que por supuesto no solo conocen las TIC sino que incluso en mayor o menor medida hacen uso de estas.

Tras esta caracterizacion el presente estudio indaga entonces sobre algunos de los motivos mas comunes del porque las TIC no son adoptadas en la totalidad de estas empresas--en su mayoria Pymes--en la negociacion para los procesos de compraventa internacional, particularmente cuando parece existir una amplia bibliografia que tiende a demostrar no solo todas las ventajas que puede traer estas herramientas tecnologicas para optimizar los intercambios comerciales entre empresas, elevar la competitividad ademas de ofrecer una multiplicidad de alternativas en la identificacion de clientes potenciales concretamente para pequenas y medianas empresas (Jevtic, Dedjanski, Beslac, Grozdanic y Damnjanovic, 2013); ademas de los efectos positivos que tienen todas estas tecnologias no solo para la construccion de confianza sino tambien para una sucesiva materializacion y mejores relaciones comerciales (Yamamoto, Tagami y Nakazawa, 2012).

En este sentido cabe destacar que las empresas objeto de esta investigacion, se encuentran tanto dedicadas a la exportacion como a la importacion, y son tenidas en cuenta precisamente porque la negociacion es de doble via y porque evidentemente las operaciones de compraventa internacional tienden a favorecer no solo a las empresas que abastecen y distribuyen sus productos hacia otros mercados internacionales, sino tambien a las empresas que se abastecen de otras empresas proveedoras extranjeras.

En este estudio se tuvieron en cuenta 180 empresas de la ciudad de Medellin dedicadas a actividades de importacion y/o exportacion, las cuales fueron seleccionadas a traves de un muestreo aleatorio estratificado y a quienes se les aplico en el ano 2013 una entrevista telefonica semiestructurada de caracter cualitativo. Con esto se busco establecer una nocion general respecto al patron de conducta de las empresas a nivel general de la ciudad de Medellin, en torno al como estas llevan a cabo sus procesos de negociacion y de que manera las TIC influyen o no en este proceso desde su percepcion.

En este sentido, una vez identificadas todas las empresas a estudiar en la ciudad de Medellin, se procedio a aplicar un instrumento de investigacion (entrevista telefonica semiestructurada) seguido de un analisis cualitativo y descriptivo, que en primer lugar abordo las razones que impiden la implementacion de TIC especializadas en negociacion internacional.

En segundo lugar, se estudio aspectos tales como las principales desventajas en el uso de las TIC, es decir, aquellos inconvenientes que estas empresas perciben sobre estas herramientas al momento de emplearlas dentro de la negociacion en los procesos de compraventa internacional.

En tercer lugar el estudio, permitio detectar las preferencias en la manera de negociar de las empresas de la ciudad de Medellin, entre negociacion cara a cara o negociacion a traves de las TIC; esto se hizo debido a que existen retos importantes que superar en el manejo de las relaciones comerciales, como el hecho que puede generar la despersonalizacion en el intercambio, como tambien la percepcion misma que se tienen aun de la Internet como herramienta tecnologica desde la misma etica de la negociacion (Yang, Chandlrees, Lin y Chao, 2009) entre otros asuntos propios a las transacciones en donde la identidad y la confianza entre las partes puede generar problemas en este sentido.

En cuarto lugar, se indago sobre la percepcion que tienen las empresas respecto al mejoramiento de las relaciones al utilizar las TIC para la negociacion internacional, ya que existen indicios sobre los beneficios que las TIC generan a traves del uso de la Internet y el intercambio de datos estandarizados con los socios comerciales a traves de herramientas especializadas, las cuales contribuyen en aumentos significativos de productividad reflejados en la cadena de abastecimiento (Nurmilaakso, 2005).

Asi es entonces, como la metodologia del presente estudio se enfoco en establecer los cuatro puntos mencionados a partir de la percepcion de empresas que se han internalizado via operaciones de compraventa, especificamente a traves exportacion y/o importacion

4. Resultados y discusion

Al caracterizar la muestra de las empresas se encontro que estas son en su mayoria Pymes y en cuyo caso sobresalen empresas del sector secundario con 52% dedicadas a la transformacion de materias primas en bienes terminados, empresas del sector terciario con un 46% dedicadas la venta de servicios y empresas del sector primario con solo un 2% dedicadas a la extraccion y generacion de recursos con bajo nivel de transformacion.

A continuacion se presentan los resultados de los cuatro aspectos en los cuales se enfoco el instrumento de investigacion mencionado en la metodologia:

4.1. Razones para no implementar las TIC especializadas en el proceso de negociacion internacional

Con base en la entrevista realizada a empresas importadoras y/o exportadoras, se logro identificar en la Tabla 2 las principales razones por las cuales estas empresas no utilizan las TIC especializadas en la negociacion internacional, tales como software de gestion de proveedores (evaluacion, clasificacion y control de proveedores), plataformas virtuales (E-Procurement, E-Sourcing, E-Bidding), videoconferencia, sistemas soporte a la negociacion (N..), software para la construccion de escenarios (teoria de juegos y probabilidades), y portales web especializados para la compraventa internacional.

Para hacer la Tabla 2, se crearon categorias de las razones por las cuales estas empresas no utilizan las TIC especializadas (usode otras TIC, no se considera necesaria las TIC, desconocimiento de las TIC, alto costo de las TIC, falta de servicios de capacitacion para las TIC, dificultad en acceso a las TIC, se prefiere el cara a cara al uso de las TIC) y luego realizo un cruce entre las TIC especializadas y estas razones de no uso. De esta forma, cada celda de la Tabla 2 que tenga es su interior una X representa que al menos un empresario de los entrevistados considera que una determinada TIC especializada no se utiliza debido a la razon que corresponde a la fila en la que esta ubicada la celda en cuestion.

De acuerdo con la Tabla 2 se puede observar que existen dos razones transversales a todas las TIC especializadas que hacen que estas no se utilicen en las empresas para la negociacion internacional; estas razones principales son que las empresas utilizan otras TIC en la negociacion internacional (correo electronico, mensajeria instantanea, telefono, entre otras) y que en las empresas no se tiene conciencia o necesidad de uso de las TIC para los procesos de compraventa que actualmente llevan a cabo. De forma similar, el desconocer la existencia o utilidad de las TIC especializadas en negociacion internacional hacen que las empresas no se motiven a implementarlas en sus procesos, a excepcion de los portales web especializados.

Tambien una de las razones por las cuales no se implementan software de gestion de proveedores, plataformas virtuales, sistemas NSS y software para la construccion de escenarios, es el alto costo asociado con estas TIC que se debe al nivel de especializacion y prestaciones que ofrecen para la negociacion internacional.

La falta de servicios de capacitacion para las TIC, la dificultad en acceso a las TIC y el preferir hacer negociaciones cara a cara son razones para el no uso de software de gestion de proveedores, plataformas virtuales y videoconferencia.

Estos resultados sugieren que en las empresas de exportacion y/o importacion se requiere crear conciencia y divulgar informacion sobre la existencia y utilidad de las TIC especializadas para la negociacion internacional, y estimular el uso de TIC especializadas que complementan o en ocasiones incluyen las prestaciones de las TIC genericas que hoy en dia estan siendo utilizadas por las empresas.

Es igualmente importante destacar que fue pequena la proporcion de los entrevistados que senalaron a la dificultad de acceso a la TIC y preferencias de negociar cara a cara como razones principales para no implementar las TIC especializadas en los procesos de negociacion internacional, lo cual aclara que actualmente el problema de esta implementacion no es por la falta de oferta, disponibilidad de las TIC o por falta de cultura de uso de las TIC genericas, sino mas bien por el desconocimiento de la existencia de tecnologias de vanguardia y de falta de reconocer necesidad de nuevas herramientas por parte de los empresarios.

4.2. Principales desventajas asociadas con el uso de TIC en la negociacion internacional

Respecto a la importancia de las desventajas asociadas con el uso de TIC en el proceso de negociacion internacional se analiza la Grafica 1, que presenta el porcentaje de empresas que consideran que tan relevantes son las desventajas enunciadas. De esta forma se obtiene que los empresarios consideren que las desventajas mas importantes asociadas con la implementacion de las TIC en la negociacion internacional son la necesidad de capacitacion del personal, las necesidades de infraestructura (hardware, velocidad de redes, entre otros), el alto costo de las TIC, la despersonalizacion de la negociacion y la dificultad de uso de las TIC.

En menor proporcion los empresarios consideran que son importantes las desventajas de resistencia del cliente/proveedor a implementar las TIC y la resistencia por parte del personal de la empresa a implementarlas.

Esto permite mostrar que las principales desventajas percibidas en las empresas respecto a las TIC para la negociacion internacional se deben en gran parte a la inversion a realizarse para que garantice un buen funcionamiento de estas, lo cual incluye capacitaciones, adaptaciones de tecnologias, servicios anexos, mientras que se perciben como menos importantes aquellas desventajas que se relacionan con la cultura al cambio tecnologico por parte de las personas que laboran en las empresas estudiadas como en los proveedores/clientes de estas empresas.

4.3. Negociacion cara a cara vs. negociacion con TIC

Para identificar los elementos que hacen que las empresas prefieran negociar cara a cara en lugar de negociar con intermediacion de TIC, se observa el porcentaje de empresas que prefiere cada modo de negociacion y luego se profundiza en las razones por las cuales los empresarios prefieren la negociacion cara a cara. Es asi como se observa entonces que en el 37,9% de las empresas se prefiere realizar negociaciones de compraventa internacional cara a cara, mientras que en un 62,1% prefiere que sean mediadas a traves de las TIC, lo cual muestra una amplia aceptacion de las TIC por parte de las empresas de Medellin para facilitar actividades dentro de la negociacion internacional.

La Grafica 2 muestra las razones por las cuales las empresasprefierenquesusnegociacionesdecompraventa internacional se realicen cara a cara y el porcentaje de empresarios que acude a esta. Es asi como se deduce que las principales razones para negociar cara a cara son el alcance de mayor efectividad en la negociacion (26,8%), la generacion de mas confianza y seguridad (26,8%), la generacion y mantenimiento de relaciones (16,1%) y el apoyo y complemento al uso de TIC (12,5%). En menor proporcion, la personalizacion de la negociacion (5,4%) y el aumento de capacidad de persuasion (5,4%): 7,1% de las empresas realizan negociaciones cara a cara por multiples razones que de manera individual no generan una participacion significativa.

Esta informacion revela que las empresas que prefieren negociar cara a cara lo hacen principalmente porque perciben que de esta manera se obtiene una mayor facilidad de alcanzar objetivos, se construyen mejores relaciones fundamentadas en la confianza, y se complementan actividades de negociacion que se realizan con las TIC.

4.4. Construccion de relaciones en la negociacion con TIC

En este estudio se hace necesario analizar como las TIC pueden contribuir a la construccion de relaciones en la negociacion internacional, debido a que este es un aspecto fundamental para llevarlas con exito. Para esto, se observa el porcentaje de empresas en las cuales se considera que las TIC en negociaciones internacionales mejoran las relaciones con sus clientes/proveedores, en comparacion con los encuentros cara a cara.

La investigacion muestra que en el 55,3% de las empresas se considera que las TIC pueden contribuir a la construccion de relaciones en la negociacion internacional, mientras que en un 44,7% considera que las negociaciones cara a cara contribuyen mas al mejoramiento de relaciones en la negociacion internacional. Esta informacion revela que para las empresas de exportacion y/o importacion de la ciudad de Medellin las TIC ayudan en mayor proporcion a la creacion de relaciones con clientes/proveedores que las negociaciones cara a cara.

A partir de esta informacion, en la Grafica 3 se estudian las principales razones por las cuales las TIC mejoran las relaciones en negociaciones de compraventa internacional: las TIC facilitan el proceso de obtencion y comunicacion de informacion, ayudan a tener mas claridad, ser mas concisos, evitar malentendidos, tener soporte documentar de lo negociado (28,3%), agilizan y aumentan la efectividad en la negociacion permitiendo llegar mas rapido a acuerdos, brindan menores tiempos de respuesta (28,3%), reducen el tiempo, costo y distancias (17,2%), aumentan la frecuencia de contacto (9,1%), y mantienen la relacion con proveedores/ clientes luego de realizar un primer contacto con estos (8,1%). En menor proporcion, el evitar el contacto fisico y visual (6,1%) es tambien una razon por la cual las empresas consideran que las TIC contribuyen a mejorar relaciones. Un 3% de las empresas consideran que existen otras razones adicionales a las mencionadas antes. brenda

La informacion obtenida permite identificar que las TIC contribuyen a mejorar relaciones con clientes/proveedores al facilitar el contacto entre los negociadores porque brindan multiples opciones de comunicacion (visual, verbal, escrita o una combinacion de las anteriores), permiten enfocarse en lo realmente importante de la negociacion, ahorran desplazamientos y permiten que la comunicacion se realice con mayor frecuencia.

5. Conclusiones

Las principales razones por las cuales las empresas no implementan las TIC especializadas para la negociacion internacional no se limitan solo a los altos costos de estas tecnologias, sino tambien al uso actual de las TIC genericas que cubren las necesidades basicas de las empresas, al desconocimiento de la existencia y utilidad de las TIC especializadas, y a la falta de reconocimiento por parte de las empresas de la necesidad de una actualizacion y especializacion tecnologica para sus procesos de negociacion internacional y encuentran que las principales desventajas que perciben las empresas respecto al uso en general de las TIC para la negociacion internacional se relacionan con las inversiones en dinero y tiempo relativas a capacitaciones, infraestructura, adquisicion en si de las TIC.

Las TIC a utilizar por parte de las empresas para la negociacion internacional tienen como reto permitir negociaciones de forma efectiva, generar confianza y un ambiente propicio para el mantenimiento de relaciones para que de esta forma reflejen los beneficios que actualmente tiene la negociacion cara a cara, pero sin descuidar la facilidad de comunicacion, agilidad para negociar, y la reduccion de tiempo, costos y desplazamiento, que son las caracteristicas que hacen que las TIC sean apreciadas y permitan mejorar las relaciones entre negociadores.

Se evidencia ademas que las empresas de Medellin son receptivas con las TIC para procesos de negociacion internacional debido a que en su mayoria prefieren realizar negociaciones por estos medios, no consideran como desventaja importante la resistencia al cambio tecnologico por parte de sus empleados, proveedores y clientes, y reconocen multiples ventajas que ofrecen las TIC, en especial para la construccion de relaciones. Sin embargo, se establece como reto utilizar en mayor proporcion las TIC para la negociacion internacional que sean especializadas y enfocadas en procesos de negociacion internacional, y no utilizar para este fin herramientas genericas que no permiten obtener maximos beneficios en la compraventa internacional.

Como futuros trabajos de investigacion se sugiere realizar estudios que permitan identificar cuales son las TIC mas adecuadas para el proceso de negociacion en las operaciones de compraventa internacional para una empresa de acuerdo con sus circunstancias y necesidades especificas, y de esta forma crear modelos que faciliten y orienten a las empresas a elegir correctamente las TIC para la negociacion internacional.

De igual forma, se sugieren crear lineas de investigacion que permitan relacionar la implementacion de las TIC con el desempeno en los procesos de negociacion internacional en cuanto a eficiencia y efectividad empresarial.

Finalmente, se invita a las empresas dedicadas al diseno y desarrollo de las TIC a estar receptivas con los resultados de esta investigacion, e involucrar en las nuevas herramientas que se esten desarrollando todos aquellos aspectos que los empresarios aprecian de las TIC, y del mismo modo, implementar especificaciones en las TIC que permitan obtener los mismos beneficios que se estan percibiendo por parte de los empresarios al negociar cara a cara.

6. Referencias

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Jose A. Cano Arenas

Docente Tiempo Completo, Facultad de Ciencias Economicas y Administrativas, Universidad de Medellin, Medellin--Colombia. Grupo CYGO, reconocido por COLCIENCIAS. Magister en Ingenieria Administrativa.

E-mail: jjbaena@udem.edu.co

Jose J. Baena Rojas

Docente Tiempo Completo, Facultad de Ciencias Economicas y Administrativas, Universidad de Medellin, Medellin--Colombia. Grupo GINI, reconcido por COLCIENCIAS. Maestria Oficial en Internacionalizacion.

E-mail: jacano@udem.edu.co

Segun clasificacion COLCIENCIAS

Recepcion: 01/06/2013

Correccion: 15/10/2013

Aprobacion: 14/11/2013

Cuadernos de Administracion/Facultad de Ciencias de la Administracion/Universidad del Valle

Periodicidad: semestral/ISSN impreso No. 0120-4645--ISSN electronico No. 2256-5078/Nombre abreviado: cuad.adm. Edicion Vol. 29 No. 50 (julio--diciembre de 2013)

Retos en la implementacion de las TIC para el proceso de negociacion internacional/Jose A. Cano Arenas y Jose J. Baena Rojas
Tabla 1. Factores que inciden en la no implementacion
de las TIC

Factor                 Caracteristicas             Dificultades
                                                    percibidas

Desventajas en   Se suele asociar con el       * Infraestructura
  el uso de        tiempo que pueden           * Hardware
  las TIC          tardar las empresas en el   * Velocidad de redes
                   proceso de seleccion de     * Capacitacion de
                   las herramientas mas          persona
                   apropiadas segun sus        * Costo
                   propias necesidades y
                   capacidades.
Preferencias     Se suele asociar con          * Despersonalizacion
  en la manera     preferencias en la          * Credibilidad
  de negociar      manera de negociar, en      * No aceptacion de la
                   cuyo caso pueden              contraparte de las
                   intervenir aspectos           herramientas
                   culturales, eticos y
                   sociales de ahi que se
                   considere importante el
                   estilo cara a cara.
Mejoramiento     Se asocia en como las         * Confianza
  de las           herramientas no             * Vinculos
  relaciones       necesariamente son          * Falta de contacto
                   percibidas como               real
                   imprescindibles teniendo
                   en cuenta como se ha
                   negociado
                   tradicionalmente.

Fuente: Cano-Arenas, J. A., y Baena-Rojas, J. J. (2013).

Tabla 2. Razones por las cuales no se utilizan TIC
especializadas para la negociacion internacional

                              TIC especializadas en el proceso de
                                     negociacion internacional

                              Software de   Plataformas      Video
                              gestion de     virtuales    conferencia
                              proveedores

Uso de otras TIC                   X             X             X
No se consideran necesarias        X             X             X
  las TIC
Desconocimiento de las TIC         X             X             X
Alto costo de las TIC              X             X
Falta de servicios de              X             X             X
  capacitacion para las TIC
Dificultad en acceso a             X             X
  las TIC
Se prefiere el cara a cara                                     X
  al uso de las TIC

                              TIC especializadas en el proceso de
                                   negociacion internacional

                              NSS     Software       Portales web
                                    de escenarios   especializados

Uso de otras TIC               X          X               X
No se consideran necesarias    X          X               X
  las TIC
Desconocimiento de las TIC     X          X
Alto costo de las TIC          X          X
Falta de servicios de
  capacitacion para las TIC
Dificultad en acceso a
  las TIC
Se prefiere el cara a cara
  al uso de las TIC

Fuente: Cano-Arenas, J. A., y Baena-Rojas, J. J. (2013).

Grafica 1. Importancia de las desventajas de las TIC
para la negociacion internacional

Desventajas de las TIC para la negociacion internacional

    Importante   No Importante

A   59%          41%
B   58%          42%
C   52%          48%
D   52%          50%
E   59%          51%
F   43%          57%
G   35%          66%

A. Necesidad de capacitacion del personal

B. Necesidades de infraestructura

C. Alto costo de las TIC

D. Despersonalizacion de la negociacion

E. Dificultad de uso de las TIC

F. Resistencia por parte del cliente/proveedor
a implementar las TIC

G. Resistencia por parte del personal de la empresa a
implementar las TIC

Fuente: Cano-Arenas, J. A., y Baena-Rojas, J. J. (2013).

Nota: Tabla derivada de grafico de barra.

Grafica 2. Razones para preferir la negociacion cara a cara
en lugar de las TIC en la compraventa internacional

Razones para preferir la negociacion cara a cara

A   27%
B   27%
C   16%
D   13%
E   5%
F   5%
G   7%

A. Permite ser mas concreto y efectivo

B. Genera mayor confianza y seguridad

C. Genera y mantiene relaciones

D. Complementa el uso de TIC

E. Personaliza la negociacion

F. Aumenta la capacidad de persuacion

G. Otras razones

Fuente: Cano-Arenas, J. A., y Baena-Rojas, J. J. (2013).

Nota: Tabla derivada de grafico de barra.

Grafica 3. Razones por las cuales las TIC mejoran las
Razones para preferir la negociacion cara a cara

A   28%
B   28%
C   17%
D   9%
E   8%
G   3%

A. Facilitan la comunicacion y acceso a
informacion

B. Agilizan y hacen mas efectiva la
negociacion

C. Reducen tiempo, costo y distancias

D. Aumentan la frecuencia de contacto

E. Mantienen la relacion

F. Evitan el contacto fisico

G. Otras razones

Fuente: Cano-Arenas, J. A., y Baena-Rojas, J. J. (2013).

Nota: Tabla derivada de grafico de barra.
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Title Annotation:articulo de investigacion cientifica y tecnologica
Author:Cano Arenas, Jose A.; Baena Rojas, Jose J.
Publication:Cuadernos de Administracion
Date:Jul 1, 2013
Words:8801
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