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Lineamientos para la conservacion preventiva de documentos y salud laboral en Archivos y Bibliotecas.

Guidelines for Preventive Conservation of Occupational Health and Documents in Archives and Libraries

Introduccion

En las ultimas decadas se ha demostrado desde los contextos institucionales un interes sobre afianzar el uso de tecnicas y normas que permitas generar condiciones fisicas ambientales para garantizar el estado optimo de las edificaciones que albergan archivos y bibliotecas, asi como el patrimonio documental que conserva y sobre todo el personal que lo resguarda. Estas iniciativas requieren estar permanentemente monitoreados y protegidos contra los factores de deterioro para evitar que ocasionen a su vez danos a quienes interactuan con ellos. Ello hace necesario, la implementacion de politicas que maximicen la proteccion no solo del patrimonio sino de la salud laboral de los profesionales de la informacion.

Dado el impacto que puede tener la falta de gestion de la conservacion preventiva en pro de mantener en buen estado las colecciones y fondos documentales existentes en los archivos y bibliotecas. Asi los materiales bibliograficos y no bibliograficos en los cuales se manifiesta el patrimonio, debe estar en optimas condiciones fisicas para permanecer al servicio de los usuarios y de la colectividad en general para la consulta, estudio e interpretacion.

Por lo general, los archivologos y bibliotecologos, no estan formados integralmente para desarrollar competencias relacionadas con las tecnicas de conservacion preventiva y muchas veces desconocen los riesgos a los que se exponen cuando este importante aspecto es descuidado. En funcion de lo expuesto, se fundamenta la importancia de generar espacios que trascienda de lo teorico a la practica, mediante estrategias formativas que permitan identificar los factores de deterioro y riesgo, por considerar que la enfermedad y muerte desde el contexto que se menciona, se constituye en una realidad a la que se enfrentan los profesionales de la informacion en ejercicio de sus funciones.

En tal sentido, se hace referencia que desde el ambito colombiano en la ultima decada han surgido preocupaciones sobre el componente relacionado con la salud ocupacional, lo cual se fundamenta en una diversidad de instrumentos legales que respaldan la proteccion de la salud y la integridad del trabajador. Al respecto destacados organismos como el Archivo General de la Nacion ha realizado destacados aportes en cuanto a la conservacion del patrimonio documental, tal y como se muestra en el "Sistema Integral de Conservacion", siendo entonces necesario que este y muchos documentos que se enmarcan en la tematica, sean conocidos y asumidos por los profesionales de la informacion.

En funcion de contribuir con las iniciativas emprendidas a traves del presente articulo, se generan lineamientos que proporcionen un entorno laboral mas seguro garantizar la salud en ambientes laborales de los profesionales de la informacion, para lo cual se presenta desde la perspectiva de sistematizacion de experiencia academica una estructura de desarrollo de contenido que permite profundizar sobre los aspectos que sustentan lo relacionado con los fundamentos sobre condiciones de salud, asi como tambien la identificacion de los preceptos y estandares que rigen la gestion de conservacion de documentos, contenidos que ha sido respaldados mediante el enfoque metodologico que permitio llevar a efecto el analisis de resultados con sus correspondientes

Fundamentos sobre condiciones de salud laboral

Hablar de salud es considerar el bienestar del ser humano en su maxima plenitud, sin embargo cuando se plantean escenarios laborales inadecuados o nocivos, esta podria verse lesionada. Claro esta que en toda actividad laboral hay riesgos implicitos pero cuando se manejan soportes bibliograficos y documentales hay unos riesgos que se incrementan, de no tomarse en consideracion aspectos importantes relacionados con los factores de deterioro interno: materia prima y proceso de fabricacion del soporte documental y, externos: fisico-ambiental, biologico, quimico, fisico-mecanico y natural.

En este contexto es valido destacar, la importancia que tiene en la formacion del profesional de la informacion, las competencias para gestionar la conservacion preventiva del patrimonio documental, pues ello conllevara a aminorar los problemas que presentan las unidades de informacion y por ende se estaria preservando la salud laboral de quienes habitan en ese espacio. De tal manera, que en el perfil de egreso de los profesionales de la informacion, deben resaltarse competencias inherentes a tan importante aspecto de la gestion documental, considerando el alto impacto que tiene en la salud laboral de dichos profesionales y de los usuarios de la unidad de informacion a su cargo asi como en el deterioro mismo del soporte documental.

Al respecto de los planes curriculares por competencias en bibliotecologia y archivologia, se hace mencion a la pertinencia social como "las respuestas que proporciona el curriculo a las necesidades del entorno y al mundo del trabajo". (Pirela, J., 2016:54).

Este aspecto sera medible a traves de las respuestas que dichos profesionales puedan dar a las necesidades del entorno social a nivel regional y nacional en el cual se proyecta el ambito de accion, en este particular, el curriculo debe solucionar problemas sociales en comunidades organizadas o no, en los sistemas educativos y Estado en general.

Para lograrlo es necesario el desarrollo de competencias en los estudiantes para que se conviertan en actores generadores de cambios en problematicas inherentes a su quehacer profesional en torno a la conservacion preventiva del patrimonio documental. De tal manera que no se estaria abordando solo los saberes conceptuales que involucran los procesos cognitivos, sino que se hace necesaria la aplicacion de procesos basicos del pensamiento como el analisis critico y creativo, que permitan desarrollar capacidades practicas para la intervencion de la realidad, es decir el saber hacer. Y finalmente, las capacidades sociales o de sensibilizacion hacia los hechos a los que se enfrenta el profesional en formacion, es decir, saber ser.

En este sentido es valido tambien considerar que la conservacion preventiva debe verse desde una perspectiva interdisciplinar debido a las grandes implicaciones legales, eticas, sociales y culturales, por mencionar algunas. De tal manera que gestionar la conservacion preventiva del patrimonio documental debe considerar la interdisciplinariedad en principio pues depende del trabajo cooperativo de un equipo fortalecido desde diversas disciplinas, al mismo tiempo que el patrimonio cultural mismo debe ser considerado como una totalidad viva y por ello no puede limitarse a una solo vision, el mismo es multiple y complejo, por ello, las vias para tratarlo desde cualquier aspecto deben ser multiples tambien.

En el caso particular de la gestion de la conservacion preventiva del patrimonio documental, se requieren dominios desde las ciencias de la informacion, tambien conocimientos sobre lo relacionado con los factores ambientales, biologia, quimica, arquitectura, administracion, seguridad industrial, salud laboral, tecnologias de la informacion, ingenieria informatica, derecho, legislacion, etica y filosofia para el abordaje integral de la tematica.

Un aspecto relevante es tener presente que hay constitucionalidad, legislacion, normatividad, codigos eticos, acuerdos internacionales, por mencionar algunos documentos relevantes en torno a la conservacion preventiva del patrimonio documental, en los cuales no solo se destaca la importancia del mismo, sino que tambien se deja clara la responsabilidad de los custodios de dicho patrimonio, en este caso, los profesionales de la informacion al frente de las unidades que los albergan.

Factores que inciden en la gestion del patrimonio documental

El identificar los factores que inciden en la gestion del patrimonio documental, constituye parte de los retos por asumir los profesionales de la informacion, se requiere cumplir funciones de gestion integral y sistematica sobre el patrimonio documental, por ello debe considerar los factores intrinsecos o internos de deterioro, lo cual tiene que ver con las consecuencias que la industrializacion trajo consigo en cuanto a la fabricacion en serie de papeles de inferior calidad a los artesanales, pues se derivan de la madera, materia prima rigida que contiene lignina un componente que le da un pH acido, altas temperatura para desmembrar la materia prima y poder construir la pulpa, tambien se incorporan productos quimicos clorados para el blanqueado, y para finalizar el encolado que logra una superficie apta para la escritura tambien es alto en componentes quimicos.

En este sentido, es importante considerar que el papel moderno o contemporaneo nace enfermo, con un pH acido e inestable quimicamente, lo cual indica que debe almacenarse en un ambiente estable, sin fluctuaciones que puedan generar un aceleramiento de su descomposicion por no considerar los factores de deterioro extrinseco que inciden en ello.

El enfasis se orienta entonces hacia el hecho de trabajar con los factores extrinsecos debido a que ya cuando el soporte llega a las unidades de informacion esta fabricado y es algo que no se puede alterar, de tal manera que con lo intrinseco poco se puede hacer, toca atacar los factores extrinsecos para darle una mayor durabilidad al soporte documental. En consecuencia, es bueno conocer las reacciones que tiene el documento ante los factores externos de deterioro, pues al comprender el como y por que el soporte documental se deteriora, se podra intervenir en tal hecho y esto a su vez repercute en la salud laboral, ya que al tener soportes sanos, el ambiente es mas apto para el trabajador.

En este sentido, es importante considerar las causas extrinsecas de deterioro "generadas por elementos ajenos a los materiales documentales, son los que tienen que ver con el ambiente en el cual se albergan las obras y que son las que ocasionan que el soporte se torne inestable". (Almarza, 2012:57)

Es muy importante poseer el conocimiento necesario para minimizar el deterioro, sin olvidar que el fin ultimo para el cual se realizan las actividades de conservacion preventiva, es el de prolongar la existencia de los materiales en el tiempo, resguardar la informacion que los mismos contienen, y prestar al usuario un servicio de calidad lo cual es imposible con materiales deteriorados o enfermos, lo que a su vez lesiona tambien la salud laboral.

En cuanto a los factores extrinsecos de deterioro se pueden mencionar:

Fisico--mecanico (manipulacion): Es un factor deteriorante que se evidencia en el deterioro fisico del soporte, en el se encuentran enmarcadas situaciones referidas al almacenamiento, manipulacion, consulta, procedimientos o reparaciones inadecuadas, reproducciones, procesamiento tecnico, asi como las caracteristicas propias del material. Tambien inciden las condiciones de la infraestrctura o edificacion donde se albergan las colecciones o fondos documentales. Asi tambien las labores de mantenimiento pueden convertirse en un riesgo para el documento de no tomarse las medidas para evitar situaciones que atenten contra su integridad.

"Como soporte de la informacion y documento de continua consulta en los sistemas de informacion, el deterioro fisico es un factor inevitable pero el monitoreo permanente puede contrarrestar el deterioro y proceder oportunamente a implementar procedimientos y politicas para detener el deterioro." (Crespo y Vinas, 1984:5). Otro aspecto que tiene gran repercusion en este factor son los procedimientos o reparaciones inadecuadas, en las cuales se incorporan materiales inadecuados que alteran la estabilidad quimica del soporte.

Logicamente, la inadecuada manipulacion y uso que se le da a los soportes documentales, en ocasiones tiene que ver con el desconocimiento de sus condiciones de vulnerabilidad que genera su condicion intrinseca. "Los metodos de almacenamiento inadecuados y las condiciones de descuido, desorganizacion y amontonamiento producen danos a las colecciones que pueden ser evitado" (Munguia, 2008:21)

En este particular, tiene importancia considerar el tipo de prestamo, interno o externo que puede hacer perder de vista el documento, de tal manera que no se sabe el uso que hace el usuario de la obra, por lo que la sensibilizacion y formacion de usuarios es fundamental en este aspecto. De tal manera, el monitoreo permanente es de vital importancia en la deteccion temprana de problemas. De tal manera que "La Inspeccion de las instalaciones, hace referencia a la evaluacion periodica que se realiza al estado de conservacion de los materiales constructivos y acabados del edificio". (Archivo General de la Nacion de Bogota, 2014:8),

Los cambios de formato ademas de ser una opcion para preservar la informacion, se constituye en una medida que brinda al usuario otra fuente de consulta y disminuir con ello la manipulacion del soporte fisico. No implica deshacerse del soporte analogo, es darle al usuario alternativas de consulta para resguardar el soporte del documento en cuanto a su uso y manipulacion. La estrategia mayormente utilizada en este caso es la digitalizacion pues la microfilmacion involucra grandes inversiones para llevarla a cabo y requiere de lectores especificos para su visualizacion.

Por otra parte, es importante que el almacenamiento de realice de la manera adecuada, es decir que las unidades de instalacion correspondan al tipo de documentacion en cuanto a su formato para evitar de esta manera que se generen deformaciones en las encuadernaciones por no quedar la obra debidamente ubicada de manera vertical en la estanteria, ademas es importante que su ubicacion sea de manera vertical apoyada en el canto inferior de la obra en el caso de los libros y en cuanto a los documentos de archivo, deben estar ubicados en carpetas adecuadas para tal fin, sin abusar de la cantidad de documentos por carpeta. Tambien debe considerarse que el material seleccionado sea el metal, con pintura libre de metales e ignifuga para las unidades de instalacion, no es conveniente la utilizacion de madera no solo por el riesgo de plagas como la termita sino porque contiene lignina, un componente toxico presente en la madera.

Con respecto a la cantidad de estanterias, es importante considerar el crecimiento de la coleccion o fondo documental, de lo contrario se darian situaciones como el abarrotamiento que causa deterioro por el roce o el apilamiento, donde las obras que quedan debajo de la torre sufren en sus encuadernaciones en especial en la zona del lomo, debido a la presion que ejerce el peso del resto de las obras sobre ellas.

Asimismo, las unidades de instalacion pudieran ser en todo caso adecuadas al tipo de formato y suficientes para albergar y considerar el crecimiento de la coleccion pero al encontrarse en mal estado, sin mantenimiento en sus condiciones fisicas y de funcionamiento, pudieran generar deterioro en el soporte como rasgaduras y danos o lesiones fisicas en el trabajador como cortadas.

No es menos importante considerar los procesos de valoracion y descarte de acuerdo a las caracteristicas de los documentos pues ello evita la sobresaturacion del fondo documental y con ello los posibles problemas de almacenamiento. Para ello, se debe valer de las "tecnicas de muestreo para seleccionar aquellos documentos que de acuerdo a prescripciones previamente definidas dada la relevancia de los documentos, han de conservarse parcialmente de forma permanente". (Paredes, A y Paredes N, 2015:96)

Fisico--ambiental (Condiciones ambientales): Es el que comprende el microclima interno de la unidad de informacion. "No es mas que el espacio interior de la edificacion donde se albergan las colecciones" (Almarza, 2012:39). Este a su vez, se encuentra conformado por (4) elementos que en su conjunto constituyen un sistema: la humedad relativa, la temperatura, la ventilacion e iluminacion tanto natural como artificial. Es necesario destacar que la naturaleza quimica de las reacciones que este factor puede producir en los documentos varia segun sea el soporte del mismo.

Al respecto es importante destacar que el microclima funciona como un sistema integrado, de tal manera que al darse la desestabilizacion de alguno de sus elementos, todos de desestabilizan. Por ejemplo, la iluminacion artificial inadecuada o excesiva ocasiona calor en el espacio y ello altera la temperatura que hay en la unidad de informacion lo cual a su vez incide en la cantidad de vapor de agua, es decir la humedad relativa, lo cual indica que si la temperatura sube a causa de la iluminacion artificial inadecuada, la HR baja por darse una desecacion o perdida de humedad en el ambiente.

En tal sentido, este sistema constituido por la temperatura y humedad relativa, es decir la "proporcion entre la cantidad de vapor de agua contenida en un determinado volumen de aire y la cantidad de vapor de agua que ese mismo volumen de aire podria contener a igual temperatura y presion" (Biblioteca Nacional de Venezuela, 1998:10). Tambien es considerada el "indice de calor que impera en el medio" (Narvaez, 1995:23).

La Humedad relativa (HR) depende de la temperatura (T) y es la responsable de la humectacion de los soportes, cuando escasea o abunda puede perjudicar severamente su estructura interna. Los niveles idoneos de HR son variables de acuerdo al soporte del documento, en colecciones con soportes celulosicos o audiovisuales. Cuando la HR sea mas elevada de los parametros ideales, habra proliferacion de microorganismos (hongos). Si por el contrario la HR baja, la temperatura sube y se generara la desecacion o perdida de humedad del soporte, friabilidad y perdida de elasticidad del soporte.

Las fluctuaciones es estos dos elementos del microclima generan inestabilidad quimica en los soportes, principalmente en los bibliograficos ya que la celulosa es higroscopica, es decir que absorbe y libera la humedad del ambiente de acuerdo a las condiciones en las cuales se encuentre el microclima, no es que no suceda en soportes audiovisuales como las emulsiones fotograficas las cuales tambien se deforman por la incidencia de estos dos elementos, los cuales deben medirse con instrumentos que permiten conocer la realidad de la unidad de informacion, tales como el termometro en el caso de la T, y para la HR el higrometro, termohigrografo, higrometro, entre otros. Pero no solo es medir, tambien hay que controlar y para ello hay tambien instrumentos como los acondicionadores de aire para la T y los deshumidificadores (HR alta) o humidificadores (HR baja) de acuerdo a como sea el caso.

Es necesario que "en las instalaciones donde existe documentacion de Archivo Central para conservacion total, se dispongan equipos dataloggers, para realizar mediciones durante veinticuatro (24) horas durante una (1) semana, para analisis de datos cada tres (3) meses". (Archivo General de la Nacion de Bogota: 9). Otro elemento importante del microdima es la iluminacion tanto natural como artificial, la cual tiene incidencia directa en la estabilizacion del microclima, ademas de que pueden decolorar las tintas, ablandar las emulsiones fotograficas y los encolados de las encuadernaciones. La iluminacion "actua como catalizador en la oxidacion, conduce al debilitamiento y friabilidad de las fibras de la celulosa y puede tornar el papel friable y quebradizo". (Instituto Autonomo Biblioteca Nacional de Venezuela, 1998a:6)

Con respecto a la iluminacion natural la incidencia es de rayos ultravioletas (UV), los cuales son altamente nocivos debido a la alta carga de energia que poseen. Se debe utilizar papel ahumado en los ventanales y persianas para controlar sus efectos, al mismo tiempo que las estanterias deben estar retiradas de la fuente generadora. Para medir este elemento se utiliza la camara reflex. En el caso de la iluminacion artificial, se utiliza el luxometro para su medicion y para controlar la incidencia directa se deben colocar pantallas protectoras a las luminarias ademas de mantener las estanterias retiradas de esta incidencia.

En cuanto a este factor, se considera que lo mas grave que se consigue en las unidades de informacion, es el desconocimiento y no consideracion de ellos, en muchos casos no se tienen los instrumentos para medirlos y poder hacer un correctivo adecuado. Se adquieren deshumidificadores sin saber si lo que se necesita es un humidificador, ya que al no realizar monitoreo ni medicion de parametros, no se puede saber la realidad del microclima. Este aspecto puede desencadenar en una proliferacion de hongos lo cual incide de manera directa en la salud laboral o por el contrario, pudiera darse una acidificacion por hidrolisis lo cual ocurre cuando se da la desecacion por falta de humedad relativa, friabilidad del soporte y apariencia amarillenta, este hecho tambien se convierte en un riesgo para el profesional de la informacion y el usuario que consulta las obras.

Quimico-ambiental (gases y particulas)l: Es un factor deteriorante que se relaciona con la calidad del aire y los elementos quimicos presentes en la unidad de informacion, entre ellos los gases y particulas que no solo se alojan en los documentos sino que permanecen en el aire y deterioran la calidad del aire que se respira.

Para determinar la calidad del aire en las instalaciones del Archivo Central, se realiza la medicion de contaminantes atmosfericos con un medidor de gases, el cual mide trazas de los siguientes gases: oxigeno (O2), monoxido de carbono (CO), oxido nitrico (NO), dioxido de nitrogeno (NO2), derivados de los oxidos de nitrogeno (NOx) y dioxido de azufre (SO"). Archivo general de la Nacion de Bogota:9)

Los elementos toxicos gaseosos pueden extraerse a traves de la utilizacion de filtros o extractores pero en el caso de las particulas, estas deben filtrarse mecanicamente a traves de un sistema integrado de filtrado del aire que debe colocarse en toda la edificacion y hacerle el debido reemplazo de los filtros y mantenimiento constante. Es importante que las unidades de instalacion permitan la circulacion del aire por lo que no deben ser selladas ni estar adheridas a las paredes, lo ideal es que no esten cerradas por su parte posterior de manera que el aire circule y las particulas de polvo no se queden atrapadas en las obras.

Otro aspecto es la elaboracion de dispositivos de almacenamiento Ph neutro y quimicamente estables para los documentos que sean de gran valia para la unidad de informacion, de esta manera no estaran en contacto directo con el aire, a su vez que se ataca tambien problemas de manipulacion y roce en la estanteria. Tambien es necesario, no se considere la utilizacion de combustibles domesticos en la limpieza de las areas de almacenaje, estos contienen elementos quimicos que se quedan como vapores en el aire, se respiran y alojan en los documentos que a su vez son absorbidos por los soportes celulosicos.

Las emisiones que surgen del toner que utilizan las fotocopiadoras deben estar aislados de la coleccion pues son altamente toxicos e incluso cancerigenos. Igual sucede con las pinturas utilizadas en las paredes y estanterias, deben ser ignifugas y libres de plomo u otro metal toxico. Tampoco son adecuadas las estanterias de madera por contener lignina, elemento presente en la madera, de naturaleza acida.

Por ultimo se hace referencia, al control de plagas de la manera menos toxica posible pues las fumigaciones muchas veces deterioran en gran medida la calidad del aire y lo mas importante es no descuidar el aspecto para no requerir la aplicacion de tratamientos agresivos que involucren quimicos. En consecuencia tener presente que mientras menos elementos toxicos esten presentes dentro del microclima, mas sano sera el aire que se respire, esto a su vez incidira en la salud laboral pues aminora la posibilidad de problemas respiratorios por mencionar algunas de las lesiones que pudieran producirse.

Biologico (macro y microorganismos): Es un factor deteriorante que se evidencia en la proliferacion de microorganismos (hongos y bacterias) o de plagas (macroorganismos) y que ocasionan graves danos en los documentos. En cuanto al macroorganismos, se considera un gran numero de grupos que van desde los insectos, aracnidos, roedores, voladores, babosas, entre muchos otros que pueden ser observados a traves del ojo humano y que se manifiestan en grandes grupos, rara vez puede detectarse la presencia de uno solo. Este hecho hace ver que es necesario tener un monitoreo constante porque puede convertirse en una contaminacion masiva que ameritara de control de plagas por fumigacion lo que involucra la incorporacion de quimicos al microclima.

Una medida importante es limitar el consumo de alimentos dentro del espacio donde se encuentran los documentos, lo importante es no dejarles comida a estos indeseables visitantes, al hacerlo, caen particulas microscopicas al piso que el ojo humano no percibe pero que estos animales perciben a traves de su olfato y van tras ellos. De tal manera que la limpieza periodica asi como el evitar el consumo de alimentos, es elemental para tener controlado este aspecto.

Con respecto a los microorganismos, son todos los que no pueden ver el ojo humano y cuando puede hacerlo es porque hay gran evolucion en la constitucion del mismo. Lo ideal en este caso es mantener el equilibrio en los elementos del microclima los cuales tienen un destacado impacto en este factor, por ejemplo el hongo se nutre de la humedad presente en la celulosa, de tal manera que si esta se encuentra controlada el mismo no podra generarse, lo que no se debe permitir es proporcionar las condiciones adecuadas para la proliferacion y reproduccion en colmenas de este huesped. Los tipos de hongo que se hacen presentes con mayor frecuencia en colecciones celulosicas son el Aspergillus Niger y el Penicillium que en 48 horas pueden lograr su total reproduccion.

"En colecciones de museos, archivos y bibliotecas se esta intentando detener el ciclo por el cual la materia organica se descompone para liberar dioxido de carbono. Este ciclo depende de la temperatura y la humedad, por lo que el control ambiental es una herramienta esencial para evitar la germinacion y el crecimiento". (Instituto Autonomo Biblioteca Nacional de Venezuela, 1998b: 11). En este sentido puede decirse que el hongo, es uno de los problemas mas graves a los que se enfrenta el profesional de la informacion, las micosis afectan de gravedad el sistema respiratorio hasta llegar a causar la muerte, tambien puede afectar las mucosas oculares, los oidos y la piel, entre otras partes del cuerpo, de tal manera que es un aspecto que no debe ser descuidado.

No es necesario identificar las especies de hongos a fin de responder a un brote o para tratar el dano, sin embargo, entender tanto al organismo como su propagacion es esencial para la respuesta y prevencion apropiada. (Instituto Autonomo Biblioteca Nacional de Venezuela, 1998b: 11)

Por otra parte, las bacterias utilizan como medio de transporte el polvo, de tal manera que se debe asear la unidad de informacion de manera periodica, haciendo uso de aspiradoras con deposito de agua, que atrapen las particulas y bacterias presentes. Tambien se debe planificar una vez cada al ano la movilizacion de la coleccion para realizar una limpieza profunda del espacio. Este aspecto es de gran incidencia en la salud laboral pues las bacterias lesionan de gravedad la salud laboral, bacterias dejadas por los macroorganismos como los murcielagos, palomas o roedores, son causantes de muerte de manera rapida sin lograr un diagnostico y tratamiento a tiempo. Por ejemplo, el roedor en su orine deja la bacteria Leptospira que ataca el sistema respiratorio y llega a la sangre contaminandola y ocasionando la muerte en pocas horas.

La leptospirosis "es una enfermedad endemico-epidemica que ha reportado centenares de casos a nivel mundial, con baja tasa de morbilidad, la enfermedad implica una alta probabilidad de muerte, se cree que supera las ocasionadas por tuberculosis". (Suarez, A; Otero, J.; Quillas, S. y Otero, M., 2015: 2). Lo expuesto, da cuenta de lo delicado que puede resultar hacer caso omiso a la presencia de macroorganismos en un espacio cerrado donde todo contaminante presente es aspirado a traves de la respiracion y en personas con sistema inmunitario fragil puede resultar en una muerte que puede ser evitada solo con hacer monitoreo y control de las situaciones una vez se presenten sin dejar que se convierta en algo dificil de solventar.

Natural (siniestros y catastrofes): Es un factor de deterioro que aunque no puede predecirse, si puede estarse preparado para asumirlo y aminorar el dano. En el caso de los siniestros, no son hechos fortuitos la mayoria de las veces, la edificacion da muestras de que algo esta mal, lo que falla en este caso es el monitoreo constante y mantenimiento de las instalaciones. Fallas electricas, de tuberias de aguas, son algunos ejemplos de situaciones que pueden desencadenar en siniestros importantes.

Consiste en un estudio profundo de los espacios donde se identifiquen los potenciales riesgos y asi determinar que situacion se convierte en amenaza para la conservacion de los documentos. Amparado en el acuerdo 050 de 2000, para la identificacion y valoracion de los posibles riesgos, se deben estudiar los que provienen del exterior del edificio, de la estructura, por la inestabilidad de los materiales que conforman los acervos documentales y los riesgos de tipo antropogenico (ataques vandalicos o terroristas). (Archivo General de la Nacion de Colombia, 2000,1)

Lo verdaderamente importante en este caso es monitorear y corregir las fallas que se presenten, por otra parte, estar preparado con un plan de manejo de emergencias que permita una actuacion rapida y efectiva, para ello el recurso humano debe estar preparado para asumir funciones en situacion de emergencia. Este proceder debe estar registrado en un plan y darse a conocer a todos los miembros de la unidad de informacion, incluso realizar simulacros para saber como actuar y las funciones que cada trabajador tiene dentro del plan. Deben incluirse numeros de emergencia y lo mas importante es contar con la valoracion de la coleccion o fondo documental para resguardarlo en bovedas de seguridad en caso de periodos largos de inactividad como los vacacionales.

El plan deberia ser revisado regularmente en conjunto con el personal de la unidad de informacion y en el debe incluirse los pasos a seguir ante un desastre. "La importancia de tener un plan escrito no puede ser sobrestimada. En medio de la excitacion y confusion de una emergencia, los procedimientos y las fuentes de ayuda facilmente se olvidan" (Instituto Autonomo Biblioteca Nacional de Venezuela, 1998c: 5)

Por otra parte, es importante que se cuente con dispositivos de deteccion asi como de extincion de incendios adecuados a los soportes documentales como los rociadores. Hay que tener en cuenta que el dano ocasionado por el fuego puede ser mucho mas grave que el causado por el agua (inundacion). Las colecciones que logran sobrevivir quedaran cubiertas de hollin con un penetrante olor, se tornaran friables por el calor que soportaron y habria zonas perdidas de informacion.

Un plan para mitigar posibles emergencias, micros o macros, no es solo el resultado de la buena voluntad, ni de una persona o grupo aislado, y menos aun de la improvisacion. Un plan es una coreografia muy bien orquestada, fundamentada en la planificacion, el levantamiento de informacion objetiva, con mirada analitica, que procure identificar cuales son los riesgos visibles y previsibles, ocultos y latentes, que ponen en peligro parte o la totalidad de nuestros acervos documentales, sean ellos tradicionales, audiovisuales o digitales. Y ello involucra a la totalidad de la organizacion. (Organizacion de las Naciones Unidas para la Educacion, la Ciencia y la Cultura, 2007:6)

Otro aspecto importante son los riesgos que causa el hombre como es el vandalismo, conflictos belicos, hurtos, entre otros que tambien son amparados con marcos juridicos a nivel internacional y que muchas veces son desconocidos por los profesionales de la informacion. Debe haber lineamientos enmarcados en aminorar los danos por estos conceptos, por ejemplo la instalacion de circuito cerrado de seguridad para monitorias los espacios internos como externos de la unidad de informacion. Es importante que los paises formen parte de los acuerdos internacionales, cartas y tratados en funcion del resguardo del patrimonio cultural pues en ellos se dejan claro los parametros para la preservacion y acciones a seguir en casos puntuales en torno a conflictos belicos y trafico ilicito.

Metodologia

La metodologia responde a una investigacion analitica documental y de campo, diseno no experimental. involucra en principio un dominio cognitivo, a partir de la lectura de documentos donde ademas de los dominios conceptuales, es necesario el manejo de legislacion, normatividad y contenidos de otras areas del conocimiento, lo mas importante es que el alumno sea capaz de generar propuestas que contribuyan a la solucion de problemas puntuales de conservacion documental y para ello debe tener conocimiento amplio sobre la tematica y poder a partir de ello generar un analisis critico que le permita generar propuestas de solucion a la problematica encontrada, ademas que para llevar a cabo la realizacion de la lista cotejo para el diagnostico de los estados de conservacion es necesario el dominio conceptual y legislativo.

Este hecho otorga a la investigacion de un componente analitico-documental pero a su vez tiene un componente empirico pues se aplica un instrumento (lista cotejo) que evalua presencia o ausencia de los factores de deterioro en 4 instituciones documentales de Bogota, para recopilar la informacion diagnostica a traves de la observacion de los estados de conservacion documental. Las instituciones documentales fueron las siguientes: Biblioteca de la Universidad Externado de Colombia; Deposito Centralizado de Valores de Colombia, Centro Nacional de Memoria Historica, Biblioteca Luis J. Torres-Universidad Santo Tomas.

A partir de los resultados obtenidos, se generaron propuestas de lineamientos tendentes a solucionar las problematicas en funcion de los factores de deterioro y los estados de conservacion diagnosticados con la aplicacion de la lista cotejo. Lo cual indica el desarrollo de competencias y la apropiacion de los conocimientos.

Por otra parte, se llevaron a cabo actividades relacionadas con los procesos basicos de conservacion y preservacion como por ejemplo la encuadernacion de fuentes de informacion en formato impreso asi como la elaboracion de papel artesanal en los laboratorios de la Universidad.

Resultados

Las listas de cotejo aplicadas dieron los siguientes resultados por factor:

Factor fisico-ambiental: se determino que no se hacen mediciones de los elementos del microclima y no poseen los instrumentos de medicion para tal fin, sin embargo si tienen instrumentos de control como los deshumidificadores. Con respecto a la iluminacion pudo observarse que las luminarias en tres de las instituciones no poseen las pantallas protectoras por lo que hay incidencia directa de la iluminacion artificial. En cuanto a la natural, son mas cuidadosos en este aspecto y todas poseen persianas en sus ventanales. Este hecho hace ver como no se asume con responsabilidad la conservacion en un aspecto tan relevante como lo son los factores ambientales.

Factor fisico-mecanico: se omite el monitoreo de los estados de conservacion de los materiales, solo se retiran de la consulta cuando estan muy deteriorados fisicamente. Sin embargo se ajustan a los lineamientos de almacenamiento que arroja el Sistema Integral de Conservacion emanado del Archivo General de la Nacion. Asimismo, no se disenan dispositivos de almacenamiento Ph neutro pero si se consideran aspectos relevantes al momento de realizar el procesamiento tecnico de los materiales. Otro aspecto importante a destacar es que en todas las instituciones se observa apilamiento, abarrotamiento y almacenamiento inadecuado que causa deterioro documental. Solo dos instituciones consideran el cambio de formato como opcion de preservacion. Se evidencio que todas las instituciones poseen deterioro documental por este factor.

Factor quimico-ambiental: En las cuatro instituciones el profesional de la informacion no proporciono informacion concreta sobre los elementos que se incluyen en el plan de fumigacion de su unidad (control de plagas), se realizan pero no conocen los detalles de las sustancias utilizadas para tal fin. Por otra parte, no existe en ninguna un sistema integral de filtrado del aire ni el instrumento adecuado para hacer la medicion de los gases presentes. Las limpiezas son realizadas con combustibles domesticos. En este sentido se podria decir que se desconoce aunque se intuye que la calidad del aire que se respira en la unidad de informacion no es de calidad. Este hecho es de gran incidencia en la salud laboral puesto que se desconoce cuales son los gases presentes que pueden afectar el sistema respiratorio, causar afecciones en la piel e incluso ocasionar lesiones mas graves.

Factor biologico: En cuanto a los microorganismos (hongos y bacterias) podria decirse que si todas las instituciones presentan problemas con el microclima entonces estan susceptibles a presentar bien sea desecacion y friabilidad de la documentacion por falta de humedad relativa y alta temperatura o todo lo contrario, proliferacion de hongos por el exceso de humedad relativa y baja temperatura, debido al clima de Bogota es mas factible la presencia de brotes por hongos. Por otra parte, la utilizacion de aspiradoras para la limpieza de las estanterias, solo se utiliza en dos instituciones por lo que podria haber bacterias pues ellas se transportan a traves del polvo. En cuanto a los macroorganismos, puede observarse que es tomado en cuenta en tres de las instituciones, sin embargo el control de plagas se realiza por medio de la fumigacion planificada pero sin llevar a cabo un monitoreo constante para detectar problemas y controlar a tiempo.

Factor natural En las cuatro instituciones no se tiene desarrollado un plan de emergencias, ni se ha valorado la coleccion lo cual contradice lo que emana el Archivo General de la Nacion, no se observan bovedas de seguridad pero si detectores de incendios y extintores aunque el personal no ha sido capacitado para su utilizacion, tampoco se realizan simulacros de evacuacion periodicamente.

En torno al hurto y vandalismo, se pudo en todas las instituciones la presencia de dispositivos de deteccion y seguimiento como es el circuito cerrado de seguridad y lectores de codigos de barra lo cual aminora la posibilidad de extraccion de los documentos. Sin embargo es valido destacar que los profesionales de informacion en su totalidad desconocen los acuerdos internacionales que amparan el patrimonio cultural en casos de conflictos belicos. Este aspecto es relevante en el sentido de conocer que se esta haciendo en el ambito internacional para contrarrestar el deterioro por esta causa pues ninguna unidad de informacion esta exenta de sufrirlo. El vandalismo, trafico ilicito, hurto y conflictos belicos son situaciones que se derivan del entorno social y que son riesgos latentes que deben ser atendidos sin menoscabo.

Lineamientos para la prevencion

1. Reconocer la importancia del microclima, como sistema que debe mantenerse articulado y equilibrado pues un elemento alterado influye en los demas de tal manera que se deben evitar las fluctuaciones que ocasionan calidad del aire.

2. Realizar monitoreo planificado y continuo de los elementos del microclima para poder determinar los instrumentos de medicion que deben utilizarse y atacar a tiempo cualquier problema detectado. De tal manera que es necesario, contar con los instrumentos de medicion de parametros pero tambien con los de control de los mismos.

3. Es importante que se tenga presente las consecuencias que puede ocasionar para la salud laboral no controlas el microclima, como consecuencia no se estaria garantizando ni la conservacion documental y mucho menos la calidad del aire que se respira en la unidad de informacion.

4. El almacenamiento y manipulacion adecuada de las colecciones, preve garantizar fuentes de informacion en buen estado para prestar un servicio de calidad a los usuarios.

5. Los procedimientos menores que se realicen a los documentos deben hacerse respetando la integridad y naturalidad del soporte, nunca pueden utilizarse elementos quimicos que alteren la estabilidad quimica del soporte.

6. La elaboracion de dispositivos de almacenamiento quimicamente estables proporcionan una disminucion del roce al que esta sometido el documento en su unidad de instalacion, claro esta que debe establecerse una politica adecuada de acuerdo a la valoracion del documento y a la frecuencia en la consulta.

7. Establecer una politica de racionalizacion en la reproduccion de las obras proporciona un adecuado planteamiento de preservacion pues la lampara de la fotocopiadora genera deterioro fotoquimico por la iluminacion artificial directa que emana hacia el documento.

8. Los cambios de formato deben considerarse para preservar la informacion y el deterioro del soporte, al mismo tiempo que proporcionan otra alternativa de consulta para los usuarios, en este caso la digitalizacion es lo mas adecuado.

9. La utilizacion de estanterias adecuadas a las dimensiones del soporte, la consideracion del material con el cual estan elaboradas y cubiertas asi como la cantidad suficiente de ellas en funcion del crecimiento natural de la coleccion aminora en gran medida el deterioro fisico del soporte.

10. Establecer politicas para la consulta, de manera que se garantice que el usuario no podra rayar de manera permanente las obras es una medida que puede ser de gran ayuda, en este caso se hace uso de casilleros para que el usuario solo ingrese con lapiz y no con marcadores o boligrafos que dejan huellas permanentes e imborrables en los documentos, aunado a un circuito cerrado que posibilite el monitoreo de la sala de consulta.

11. En cuanto a lo biologico por microorganismos, lo mas relevante es el monitoreo para detectar problemas a tiempo, por supuesto que al controlar el microclima no deberia darse una proliferacion de hongos.

12. En cuanto a las bacterias, es un hecho que esta enlazado con las limpiezas periodicas, desinfeccion constante, para ello se utilizan productos bactericidas y el uso de aspiradoras con deposito de agua para la movilizacion de particulas transportadas por el polvo.

13. No permitir el consumo de alimentos y bebidas dentro de los espacios de almacenaje es fundamental para evitar la contaminacion por plagas

14. Hacer una planificada y adecuada fumigacion sin olvidar que la celulosa es higroscopica por lo que absorbe y libera todo lo que hay en el ambiente, de tal manera que la fumigacion no puede hacerse como se haria en cualquier otro espacio.

15. Hacer medicion de la calidad del aire para detectar e implementar medidas en caso de encontrarse emision de gases toxicos.

16. No utilizar productos quimicos ni combustibles domesticos en las limpiezas de las areas pues deja gases toxicos en el aire.

17. Los profesionales de la informacion deben conocer a cabalidad el marco normativo, legislativo de la conservacion preventiva en general pero es importante que dominen los contenidos emanados a nivel internacional para el manejo de emergencias y danos que el hombre puede ocasionar al patrimonio cultural

18. Tener al dia, con revision y actualizacion anual, el plan de manejo de riesgos y emergencias como medida preventiva ante cualquier siniestro o catastrofe, ello debe involucrar la valoracion de la coleccion asi como numeros telefonicos de emergencia, asignacion de funciones al personal, empleo de bovedas de seguridad, actualizacion y mantenimiento de extintores.

19. Realizar simulacros de evacuacion para corroborar y capacitar al personal sobre su actuar en un momento critico.

20. Capacitar de manera permanente a los profesionales de la informacion sobre la conservacion preventiva del patrimonio documental pues de ello depende tambien la salud laboral en las instituciones documentales.

21. Utilizar equipo de proteccion en todo momento mientras se este en el area de almacenaje, es una manera de cuidar la salud del trabajador.

22. Formar y sensibilizar al usuario para que haga un adecuado uso de las fuentes de informacion.

Conclusiones

Para proceder con la formulacion de lineamientos para la conservacion preventiva de los documentos en archivos y bibliotecas, permitio determinar como aspectos concluyentes que la conservacion preventiva del patrimonio documental es un aspecto de gran importancia, no solo porque se esta al frente de bienes que son de la comunidad y que revisten gran valoracion para la reconstruccion de hechos historicos, sino tambien porque no debe representar en ningun caso riesgos de salud para el profesional de la informacion.

Aunque parezca complejo, consiste en el establecimiento de politicas que se hagan un modo de vida en estos espacios lo cual garantizara que no se perciben riesgos al tener controlados los factores de deterioro. De tal manera que la conservacion preventiva del patrimonio documental debe asumirse como una gestion sistematica que se lleve a cabo todos los dias y que involucre cada uno de los procesos que desarrolla la unidad de informacion y con ello a todos los miembros de la organizacion

Cabe destacar que es un asunto de legalidad, en Colombia la conservacion del patrimonio documental esta ampliamente soportado, tambien se ofrece capacitacion a traves del Archivo General de la Nacion por lo cual resulta inconsistente que las organizaciones presentes problemas en este aspecto. Avances que contribuyeron a generar aportes basados en la definicion de lineamientos que han de ser instrumentos de soporte para la gestion de los archivos y bibliotecas.

En lineas generales, resulta de alta importancia proceder con la continuidad de investigaciones, afianzar procesos formativos-educativos que garanticen el desarrollo de competencias tecnicas operativas para la gestion documental y por ende se fortalezcan procesos de sensibilizacion y formacion del usuario en torno a estos aspectos pues muchas veces los danos se cometen por desconocimiento y es una labor que debe ser involucrada en los planes de formacion y capacitacion de usuarios. En consecuencia, no es posible ofrecer un servicio de informacion de calidad cuando se cuenta con colecciones enfermas, es un riesgo que no debe correrse, de tal manera que la conservacion preventiva toca tambien aspectos de la calidad de los servicios que se ofrecen a los usuarios.

Recomendaciones

* En principio es importante tener conocimiento de las implicaciones que tiene la inadecuada gestion de la conservacion preventiva, por ello es necesaria la capacitacion y actualizacion permanente de los profesionales de la informacion en torno a este particular.

* Es importante que dentro de la capacitacion de usuarios se involucren actividades de sensibilizacion y capacitacion en torno a estos aspectos.

* Establecer politicas orientadas a la gestion de la conservacion preventiva del patrimonio documental es algo que esta considerado en el Sistema Integral de Conservacion emanado del Archivo General de la Nacion, por lo que su implementacion deberia existir en todas las instituciones documentales.

* Resaltar las implicaciones que tiene la inadecuada gestion de la conservacion preventiva en la salud laboral podria contribuir en la aplicacion de politicas contundentes referidas al tema en cuestion.

* Continuar en la investigacion y generacion de documentos para la socializacion del conocimiento sobre este aspecto tan importante no solo para la preservacion de la documentacion sino para el bienestar de los profesionales de la informacion.

* Hacer mayor enfasis a traves de los planes curriculares en el desarrollo de competencias profesionales relacionadas con los aspectos culturales y en concreto con la conservacion documental.

* Establecer redes de conocimiento para la construccion de propuestas tendentes a aminorar los problemas que por este aspecto presentan las instituciones documentales.

* Trabajar en funcion de la sensibilizacion de los profesionales en formacion en torno a la importancia y compromiso que reviste trabajar con patrimonio documental y las razones por las cuales se debe mantener en buen estado.

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Recibido: 16/12/16 Devuelto para revision: 25/1/17 Aceptado: 5/3/17

Yamely Almarza Franco (1)

(1) Doctora en Patrimonio Cultural. Universidad Latinoamericana del Caribe. Venezuela. Magister Scientiarum en Ciencias de la Comunicacion. Licda. Bibliotecologia y Archivologia. Universidad del Zulia. Venezuela. Docente e Investigadora adscrita al Grupo de Investigacion Informacion, Desarrollo y Sociedad de la Universidad de La Salle. Colombia. yalmarza@unisalle.edu.co
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Author:Almarza Franco, Yamely
Publication:Enl@ce: Revista Venezolana de Informacion, Tecnologia y Conocimiento
Date:Jan 1, 2017
Words:8844
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