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La planificacion documental en la gestion municipal; el archivo de oficina.

SUMARIO: 1. Introduccion. 2. Metodologia. 3. Desarrollo: 3.1 Archivo de Oficina. Pautas Generales. 3.2 Explicacion del Diagrama de Ishikawa. 3.3 Tipos de expedientes del archivo de gestion. 3.4 Pasos procedimentales para Gestion del Archivo de Oficina. 3.5 Entrada de Documentacion. 3.6 Clasificacion de Documentacion. 3.7 Tipologia de Documentacion. 3.8 Acceso a la Informacion. 3.9 Utilizacion de bases de datos. 3.10 Transferencia. 3.11 Flujos de Informacion en el SRI. 3.12 Analisis de la Organizacion del Archivo. 3.13 Los limites del archivo. 4. Conclusiones. 5. Bibliografia y Fuentes Documentales

The documentation planning in a management municipality; the archival management

1. INTRODUCCION

El motivo principal de la eleccion del tema, es debido a que no existe un manual, ni tan siquiera una pequena guia, donde se describa los procedimientos basicos para la gestion de una archivo de oficina, reconociendo como archivo de oficina el lugar donde se guardan y organizan los documentos que se generan como fruto de la propia actividad de la organizacion independientemente del cariz que tenga, ya sea grande o pequena.

Tenemos como referencias bibliograficas los trabajos de Paloma Fernandez Gil (1). Ademas hay que senalar dos documentos tambien de gran importancia teorica como el Manual de Organizacion de Archivo de Oficina de la Universidad de Alicante (2) y otra fuente que quizas sea la mas interesante es el enlace a las Cortes Valencianas (3), donde se puede pedir la consulta de un expediente por la persona afectada, la solicitud de copia de documentacion, incluso el prestamo.

La idea de archivo esta cambiando, los polvorientos archivos constituidos por series de papel, con poca relacion entre ellos, se convierten en modernos sistemas de informacion.

La consecuencia directa de esta transformacion se percibe en los entes que componen la administracion publica que se encuentran involucrados en la puesta en marcha de distintos programas de actuacion cuya meta es incorporarse a la Sociedad de la Informacion. De esta manera se desvanece la imagen de la gran institucion municipal impenetrable para conseguir una administracion transparente.

Un Sistema de Informacion es un sistema incluido en otro sistema mas grande, la institucion que lo genera, que recibe, almacena, procesa y distribuye informacion. Segun Debons (ROS, 1994) es Sistema de Informacion: el conjunto de personas, maquinas y procedimientos que aumentan el potencial biologico humano para adquirir, procesar y actuar sobre los datos.

Por lo tanto, el archivo es el ultimo paso dentro del sistema de la organizacion, siendo el resultado final de toda la tramitacion y finalizacion de lo que se pide, en el repercute todo lo que le sucede a la administracion indicada, de una manera directa y casi simultanea; si la situacion en que se encuentra una parte de la administracion publica es caotica, repercute en su archivo encontrandose en un estado de total desorganizacion.

[FIGURA 1 OMITIR]

El Archivo de una oficina donde se gestionan las tasas e impuestos municipales, es un archivo administrativo en el sentido estricto, por lo tanto surge por la propia actividad, siendo documentacion que hay que resolver y que debe seguir unos tramites para la elaboracion y aprobacion de lo que se le pide y otorga a la persona que es la responsable de la existencia de dicha documentacion. Sabemos que la archivistica, los manuales escolares dividen la documentacion de archivo de oficina en documentos de apoyo, en documentos de correspondencia ... y documentos de archivo. Sin embargo, el caso que nos ocupa el tipo de documentacion que se promueve y la que nos interesa tener organizada, es la que se denomina expediente; en el se reune toda la documentacion que es necesaria para su resolucion. En el archivo de oficina se custodian los expedientes que se consideran finalizados.

Los documentos de archivo de gestion o expedientes pertenecen a la fase prearchivistica, por lo que deben de permanecer en las mismas instalaciones donde se crearon hasta que su tramitacion este finalizada o por el cauce juridico, prescribiendo a los 5 anos perdiendo su valor legal, sino se ha producido intervenciones.

Por lo tanto es documentacion que esta viva, donde el personal administrativo requiere de ella una consulta continuada, se puede precisar que la media que se obtiene en la tramitacion total de un expediente es de un ano. Siendo un problema debido al gran volumen que se genera de papel, este archivo, por los asuntos que trata, directamente relacionados con los ciudadanos del municipio, se ha visto desbordado por la cantidad de documentacion que crea, teniendo una media de produccion de 41.000 expedientes que son abiertos en un ano.

La organizacion de un archivo de oficina es fundamental ya que es en esta etapa donde se inmortaliza el archivo como tal, que posteriormente, en sucesivas transferencias, se trasladaran las series documentales al Archivo Municipal, pero que este recibe la documentacion ya organizada y tan solo se tienen que preocupar de la continuidad documental.

Los objetivos que nos hemos propuesto a la hora de realizar el presente estudio, es dar a conocer la manera de como se planifica un Sistema de Gestion Municipal, para ello, se debe conocer muy bien el organismo y cuales son sus funciones:

* Listado de Impuestos y Tasas Municipales: Impuestos: Bienes Inmuebles naturaleza rustica y urbana, Vehiculos, Actividades economicas, plusvalias. Tasas: vados, ocupacion via publica, quioscos, tarjetas residentes. ...

--Realizacion de un listado exhaustivo con los diferentes expedientes

--Relacion de oficinas que dependen de nuestro archivo; con la separacion entre ellas de signaturas apropiadas para no desorganizar las series documentales.

--Definicion de una serie de servicios que debe de prestar el archivo de oficina.

--Analisis DAFO de todos los componentes del archivo de la oficina de gestio de tributos.

--Diagrama Ishikawa (CHAIN, 2001) donde se describen todas las causas de un efecto.

- Exposicion de los resultados obtenidos de la evaluacion de forma clara y concisa, con el objeto de obtener una serie de conclusiones sobre el grado de planificacion de este servicio.

[FIGURA 6 OMITIR]

2. METODOLOGIA

Establecidos los objetivos principales que pretendemos conseguir con la realizacion del presente estudio, la siguiente cuestion es establecer el proceso metodologico que nos permita alcanzar los objetivos expuestos, estableciendo una serie de pasos:

--Busqueda y seleccion de las fuentes de informacion apropiadas.

--Definicion de donde se ubica el archivo en cuestion, con una pequena descripcion de la ciudad de Murcia.

--Descripcion de las caracteristicas inherentes al propio archivo, ya que pertenece a unos servicios de tributos municipales.

--Analisis contenido de tipos documentales

--Base de datos que nos permita controlar la entrada y salida de expedientes del archivo

--Desarrollo de un sistema de Flujos de Informacion para abastecer demandas.

--Centralizar las necesidades de informacion para la obtencion de documentos.

--Elaboracion de un Sistema de Recuperacion de Informacion (SRI), tras haber evaluado los Flujos de Informacion.

--Busqueda de articulos y publicaciones que se centren en el tema

--Estado de la cuestion para la agilizacion de la gestion de los archivos.

3. DESARROLLO

El desarrollo del trabajo responde a las preguntas:

a) ?Que es gestion? Gestion comprende todas las actuaciones necesarias para la determinacion de la deuda tributaria y su recaudacion, estas gozan de presuncion de legalidad, que solo pueden destituirse por revision, revocacion o anulacion practicadas de oficio o mediante los recursos pertinentes. La gestion de las exacciones se inicia por declaracion o iniciativa del sujeto pasivo, de oficio, o por actuacion investigadora. Es obligatoria la presentacion de cualquier documento de prueba que constituya un hecho imponible, dentro de los plazos determinados y dentro del mes natural siguiente en que se produzca el hecho imponible.

b) ?Que es gestion municipal? Segun Nieto Montero (4) se trata de los aspectos procedimentales de la gestion, es decir, el conjunto de procedimientos administrativos a traves de los cuales las administraciones competentes ejercen las potestades que la ley les atribuye, con el fin de hacer efectivos, los diversos creditos tributarios. Las divergencias entre los procedimientos previstos para los impuestos municipales y los regulados por la Nueva Ley General Tributaria son minimas, tan solo, cuando se realiza esta ley que apenas se ha tenido en cuenta la existencia de otros entes administrativos distintos al Estado, por ello, para la aplicacion de los aspectos procedimentales se encarga a la Hacienda Local que mantiene los impuestos de gestion (IBI, IAE, ITVM), por medio de padrones o matriculas porque estamos ante tributos en lo que predominan claramente el elemento real u objeto. Por otra parte, se produce una continuidad de los presupuestos determinantes de la exigibilidad del tributo, con periodicidad y estabilidad en la cuantia de la deuda tributaria, como reza la Nueva Ley General Tributaria. Dicho procedimiento presenta una serie de peculiaridades que lo diferencian de los procedimientos generales previstos en LGT (5), siendo las fundamentales en el ambito de las notificaciones. Ya veremos con posterioridad el tema de las notificaciones es una de las piezas angulares dentro del archivo. Asi, como aspectos generales de este sistema estan por una parte, las declaraciones del contribuyente (modificacion, alta, baja) con el resultado de la generacion de importantes documentos y por otra las actuaciones administrativas (formacion del censo, liquidaciones, notificaciones y emision de instrumentos cobratorios) proporcionandose insustituible documentacion que debe ser depositada en el archivo.

c) ?Que son los impuestos municipales? Son los pagos obligatorios de los ciudadanos para contribuir en las cargas municipales, el pago de una exaccion es en virtud de su Ordenanza reguladora.

La ciudad de Murcia.

Un elemento a destacar es la poblacion de la ciudad de Murcia, por el factor social de la migracion, tanto del bienestar como por trabajo, ano tras ano se superan las cotas poblacionales, tomando como fuente el Instituto Nacional de Esta distica (6) segun el padron de enero de 2004 el crecimiento de la demografia ha obteniendo un numero de mas de 400.000 habitantes.

Estado de Ingresos:

El Ayuntamiento de Murcia ha publicado en el Presupuesto General para el 2005 (7), que obtendra segun el ejercicio de ingresos un total de 327.460.830 de los cuales 117.637.310 corresponderan de la recaudacion de impuestos directos. De los impuestos indirectos obtendra un total de28.794.000 de tasas y otros ingresos se obtendra no solo del ayuntamiento sino ademas de la Gerencia de Urbanismo, del Patronato de las Escuelas Infantiles y del Patronato Ramon Gaya un total de 70.216.698 euros. De Transferencias corrientes se alcanzara un total 72.970.783 euros. De Ingresos Patrimoniales se recibira un total de 6.419.100 de la enajenacion de Inversiones Reales se aquistara 26.349.426. De Transferencia de Capital se alzara un total de 18.714.355 de los Activos Financieros se recogera un total de 1.596.800 y los Pasivos Financieros seran recaudados un total de 25.000.000 por este ayuntamiento.

3.1. ARCHIVO DE OFICINA. PAUTAS GENERALES

El Ayuntamiento de Murcia para la recaudacion de esos impuestos dispone en la ciudad de Murcia y en pedanias cercanas, de seis oficinas para tramitar tales asuntos.

La documentacion que se genera debido a las distintas actividades administrativas de todas estas oficinas es llevada a un archivo central del cual dependen todas ellas. La nueva concepcion de archivo ha llegado a convertirse en un potencial centro de informacion y se ha transformado en un instrumento imprescindible para la efectiva gestion administrativa y conciencia social. La organizacion de los documentos en las oficinas va a suponer una importante agilizacion de las tareas de gestion y un gran ahorro de espacio en las mismas.

Es bien conocida la creciente complejidad de la organizacion en las administraciones desde comienzos del siglo XIX hasta hoy. La complicacion burocratica producida por la transformacion de las administraciones en el siglo XIX hace que los funcionarios encargados de la formacion y del archivo de los documentos se vean desbordados por el nuevo funcionamiento administrativo y no puedan atender debidamente a esta ultima tarea. La administracion y los ciudadanos empiezan a perder conciencia de la necesidad y utilidad del archivo de los documentos de la gestion. En relacion con ello y en lo concerniente a los documentos inciden varios factores que hacen que la situacion de los llamados archivos administrativos llegue a alcanzar la caotica situacion actual. El empleo de las nuevas tecnologias aporta innumerables ventajas, se dice, que esta naciendo la oficina sin papel, sin embargo, y por ahora, es cuando las impresoras producen mas papel que nunca.

3.2. EXPLICACION DEL DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Observando el ya presentado Diagrama de Ishikawa [Figura 6], es una manera grafica de observar todo lo que conlleva una causa y muy utilizado en gestion de calidad. Lo que nos proponemos analizar es el archivo, que se configura en el centro, los elementos que lo integran y que por ellos dependen en gran medida su desarrollo son los metodos, medios, el acceso a la informacion y el personal. Los metodos se relacionan con las actividades vinculantes al archivo que su principal tarea es el archivo propiamente dicho de expedientes en archivadores normalizados: de carton, definitivos, con abertura lateral, que seran correspondientemente bien numerados y donde se albergara la documentacion ordenada. Otro metodo es organizar y clasificar, depende del grado de precision.

3.3. TIPOS DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE GESTION

El amplio cuadro que se ha facilitado al inicio del trabajo son todos los temas que se van a tratar de resolver con determinada documentacion, si se observa podemos ver la cantidad de tipos de expedientes que se pueden realizar, ademas cada usuario puede tener varios expedientes abiertos multiplicando exponencialmente la cantidad de documentacion. Para cada expediente se crean unas siglas identificatorias que facilitan la busqueda que casi siempre es por numero de expediente, por ejemplo: numero de expediente: 06010000098521. En el caso que sea una oficina que se ubica en una de las pedanias se diferencia en la signatura 06050000005102.

Otra manera de buscar e identificar es por la division de departamentos que gestionan los expediente. Por ejemplo en el Departamento de Vehiculos, el tipo de documento que mas se produce es la exencion en el impuesto, el expediente creado tomara este nombre. Por regla general, la pregunta que se realizara para la busqueda de un expediente sera: "necesito el 060200000012631, es un 1TD". Utilizacion de cuadros y siguiendo las siglas podemos ver como se dan nombre los expedientes de gestion (4BB: bonificacion en el IBI, 4BV: bonificacion vehiculos, 5SS: suspension de solicitudes, 6PA: recurso por providencia de apremio).

3.4. PASOS PROCEDIMENTALES PARA GESTION DEL ARCHIVO DE OFICINA

Por lo tanto hay que plantear unos procedimientos de trabajo para el personal de archivos que no se tomen decisiones arbitrarias y que la manera de trabajar sea homogenea para todos. Unos procedimientos de trabajo que sean flexibles y que descongestionen de manera rapida lo que esta pendiente de archivo y ayuda a la de recuperacion de expedientes, intentando que no sea una tarea demasiado laboriosa.

ENTRADA DE EXPEDIENTE AL ARCHIVO

--por finalizacion

--notificacion masiva

--por requerimiento

--Acuerdo Comision de Gobierno o Junta de Gobierno.

Tareas:

--Introduccion de datos en el gestor informatico.

--Clasificacion:

* Por correlacion numerica

* Por oficinas

* Por transferencias

* Por colectivos

--Listado de hojas EXCEL:

* listado de colectivos

* listado 1a transferencia

* listado 2a transferencia

--Ordenacion Correlativa

--Archivo

ENTRADA DE ACUSES DE RECIBO:

Tipos:

--notificaciones

--oficios

--requerimientos

--notificaciones de reposicion

--estimatorias

--desestimatorias.

Tareas:

--Con anterioridad otro departamento se encarga de grabar los resultados de las notificaciones en una gran base de datos configurandoles unos codigos y agrupamientos, para facilitar la busqueda.

--Se mantiene el orden de los codigos y agrupamientos de las relaciones de envio de la entidad postal, debido al gran volumen que se genera.

--Se clasifican siguiendo el numero de expediente:

* Por correlacion numerica

* Por oficinas

* Por transferencias

* Por colectivos

* Ordenacion Correlativa

* Archivo, en su expediente correspondiente (8)

3.5. ENTRADA DE DOCUMENTACION

En el archivo de oficina se custodian los expedientes que se consideran finalizados; este concepto se debe aclarar ya que se presupone que van a ser archivado para siempre sin tener la necesidad de ser utilizados mas.

Un expediente se debe archivar cuando el tramite a resolver este paralizado, ya sea por falta de informacion del contribuyente. Tambien un expediente va al archivo cuando el proceso natural que debe recorrer ha finalizado con la notificacion de la resolucion, aunque ese mismo expediente puede ser reabierto cuantas veces se quiera.

Suele ser mas preocupante la entrada de expedientes que acaban de ser requeridos y han sido cerrados porque el contribuyente no ha aportado la informacion documental necesaria en el plazo predeterminado, pero lo va a hacer en breve. Suelen ser expedientes que en su interior contienen documentos originales insustituibles, como cartas de pago originales o avales bancarios, son expedientes susceptibles a perderse, por lo tanto siempre tendran prioridad a la hora de ser archivados, por ello es aconsejable que el personal encargado del archivo este enterado de todo lo que conlleva un expediente de importante para dar mayor prioridad segun importancia de conceptos.

Otras de las entradas fuertes que colman el archivo son procedentes de los expedientes que se acuerdan por Comision de Gobierno.

A continuacion se presenta un cuadro donde relaciona la entrada de expedientes segun su importancia y la gran produccion que tienen, este cuadro se ha realizado fruto de la experiencia, siendo muy eficaz ya que se tiene lo que se necesita en el momento preciso.

3.6. CLASIFICACION DE DOCUMENTACION

Para llegar a una determinacion y poder controlar la documentacion sin que este archivada, se clasifica siguiendo la tecnica mas logica, se dividen por oficinas los expedientes; aunque ya se ha comentado antes nuestro Archivo Principal alberga tambien los llamados archivos de pedanias que se caracterizan porque contienen una signatura diferente cada uno 0602/ 0603/ 0604/ 0605/0606/.

Los expedientes que se custodian en nuestro archivo son aquellos que han tenido que ser resueltos en la oficina principal, por lo tanto los archivos de pedanias no estan completos guardandose en el Archivo Principal solo la documentacion que ha tenido que ser tramitada y hay otra documentacion que se queda en las oficinas ubicadas en las pedanias, normalmente una vez al ano esa documentacion que queda depositada en la oficina se transfiere al archivo. Los distintos archivos de pedanias tienen una ventaja que son mas pequenos y que tienen una produccion menor de documentacion, siendo bastante mas facil de organizar y poner al dia.

Otra de las clasificaciones que se hace dentro de nuestro Archivo Principal es separa en grupos segun los numeros de los expedientes: Expedientes 1- 30.000 que seria la primera transferencia que se hizo a al archivo intermedio de las dependencias municipales, otra serie contiene los numeros de los expedientes 30.001 -43.000 que es la segunda transferencia ha sido depositada tambien en el archivo intermedio. Ya los expedientes se pueden clasificar segun la cantidad pero por regla general se agrupan los expedientes del 43.000 al 49999, del 50.000 al 59.999, del 60.000 al 69.999, del 70.000 al 79.999, del 80.000 al 89.999, del 90.000 al 100.000 y por ultimo otro grupo que son los menos numerosos y los mas actuales.

Esta clasificacion es muy interesante porque se tiene organizados los expedientes para que si se necesita alguno en concreto saber a donde puedes dirigir sin tener que comprobar toda la documentacion que se encuentra sin archivar dificultando bastante la labor e incluso entorpeciendo el orden propio de los expedientes, teniendo que revisar tan solo un bajo porcentaje de documentacion sin archivar. Por lo tanto esta actividad tambien es muy socorrida a la hora de recuperar alguna informacion y no caer en el desanimo para encontrar un expediente hay que ir comprobando una pila descomunal de papeles.

3.7. TIPOLOGIA DE DOCUMENTACION

A lo largo de todo el trabajo se ha hablado de la documentacion que se guarda en este archivo, el documento por excelencia es el expediente donde contiene toda la documentacion necesaria para realizar un tramite, normalmente estan ordenados cronologicamente conforme se crearon por lo tanto el documento que abre el expediente es el ultimo en el conjunto de documentos que conforman el expediente.

El expediente colectivo se puede identificar como un expediente madre, que dentro de el alberga otros expedientes, que se diferencian por la carpetilla y se relacionan por el asunto a tratar es el mismo, se configura como una unidad documental que no se puede desmembrar.

Una de las piezas angulares de un archivo municipal, son los acuses de recibo o notificaciones que se deben archivar dentro de su expediente correspondiente, ya que no es un documento propiamente dicho del expediente, pero es la pieza documental con mas valor probatorio, y desencamina la ejecucion del tramite, por ejemplo de un embargo si el acuse se encuentra firmado.

3.8. ACCESO A LA INFORMACION

El archivo es una entidad abierta y se dirige a ella todo el personal que trabaja en la formacion, realizacion, tramitacion y consulta de expedientes. Siendo el archivo el ultimo eslabon de la cadena administrativa, todos los departamentos han tomado parte en mayor o menor medida. La consulta de expedientes es continua por parte del personal que realiza la funcion de atencion al publico; son los encargados de abrir los expedientes, de los cuales, los que se cierran en el acto van directamente al archivo. Tambien son muy asiduas las visitas al archivo del personal de gestion y de ejecutiva que tramitan la resolucion de esos expedientes que quedan abiertos, teniendo que ir incluso varias veces al dia a consultar informacion referente a otros expedientes de la misma persona o del mismo caso. Por ello el archivo debe ser una unidad documental organizada, mediadora de buena comunicacion e intercomunicacion entre departamentos. Segun el derecho de la informacion cualquier ciudadano que lo desee puede solicitar informacion de como va la tramitacion de un expediente personal o cual ha sido la resolucion.

[FIGURA 8 OMITIR]

El usuario final o contribuyente es atendido por cualquier administrativo para solucionar un asunto, si esta en tramite quizas quiera saber en que punto se encuentra lo solicitado. Su consulta siempre se tramita de manera informatica, en la aplicacion estan todos los documentos que se generan, se registra lo que se solicita, se visualiza los distintos expedientes relacionados a ese sujeto pasivo, para despues documentalmente mostrarselo lo que tiene solicitado y tambien el contribuyente puede aportar documentacion si en su defecto faltara alguna parte por tramitar. Estamos ante un proceso de retroalimentacion documental.

Por lo tanto al estar a disposicion de todo el personal, el caos que se provoca entorpece la vision del archivo; por la produccion de documentacion, por la consulta continuada de expedientes y notificaciones, incluso por parte de los ciudadanos que quieren ver como va el expediente, quieren recoger las cartas de las notificaciones no retiradas a tiempo.

Viendo que en el archivo no se encuentra nada, desalentando la capacidad del personal que trabaja en el y de los demas trabajadores predisponiendolos a tener la concepcion de lo que buscan no lo van a encontrar.

3.9. UTILIZACION DE BASES DE DATOS

Se ha intentado llevar a la practica una sistematizacion del archivo mediante listados y bases de datos para facilitar el control y la recuperacion de la documentacion para saber con certeza donde se puede encontrar lo que se busca. Tambien en el mercado hay potentes productos de gestion de archivos. Habitualmente son listados de numeros que corresponden con el numero de expediente, la realizacion de tablas Excel para saber cuantos expedientes colectivos estan fuera de su orden normal, una base de datos que nos arroja los expedientes que faltan en el archivo, listados de transferencias que contiene lo que se ha enviado en sucesivas remesas al archivo intermedio, y una base de datos donde se pueden observar que expedientes contiene un colectivo. Estas son las herramientas informaticas utilizadas resultando muy simples en su realizacion y busqueda. De esta manera se centraliza la demanda de documentos con busquedas, para descartar posibles errores.

3.10. TRANSFERENCIA

Otra de las labores importantes en un archivo es la realizacion de transferencias de documentacion al Archivo Central del cual depende, cuando se ejecutan descolapsan en bastante medida al archivo ofreciendo mas espacio para la nueva documentacion, tambien se requiere una mayor organizacion y ordenamiento cuando se realiza. Para la realizacion de la transferencia hay que ponerse de acuerdo varias partes, siendo muy importante la opinion del jefe de cada departamento, es importante conocer la opinion de todos porque el archivo lo conforman todos los trabajadores de la oficina.

?Que documentacion va a ser transferida al archivo intermedio? Normalmente es la que esta totalmente finalizada y se presupone que dicha documentacion va a tener una bajo nivel de solicitud. La realizacion de una auditoria es la comprobacion de todos los documentos que van a ser enviados, por lo tanto deben de estar en orden correlativo y se deben marcar aquellos que falten, se debe de poner mucha precaucion porque es una actividad muy laboriosa. Para la realizacion de transferencias se deben marcar unas fechas en el calendario, pero por las caracteristicas de nuestro archivo, se evitaran los periodos voluntarios de cobros de impuestos, como se ha hecho mencion con anterioridad el archivo es el espejo de la institucion a la cual respalda y son en estos periodos cuando mayor desorganizacion hay. La documentacion que debe transferirse es la que cumple 4 anos, y se deposita en el archivo intermedio ya con los 5 anos de tramitacion.

[FIGURA 9 OMITIR]

3.11. FLUJOS DE INFORMACION EN EL SRI

Ahora bien ya conocemos con bastante precision nuestro sistema de archivo, de que temas tratan, como se organiza, como se ordena, las distintas prioridades que se deben dar cabida, ahora viene el proceso que hay que buscar un expediente.

Con anterioridad hemos tratado la manera mas rapida y mejor fiscalizacion de dicho documento, es ahora cuando se corrobora la efectividad del sistema de archivo. Como se ha dicho antes las entradas pueden ser voluminosas o prioritarias, se debe ver la importancia y las caracteristicas para su organizacion ya segun sean expedientes individuales o colectivos y los distintos tipos de documentos, se debe de organizar, ordenar y archivar. Otra de las entradas al sistema es la pregunta que nos realiza un usuario, como tambien se ha hecho referencia, tenemos distintos usuarios puede ser el personal de gestion, que necesita informacion para dar una exencion o bonificacion y tiene que ver toda la documentacion que se tiene de un asunto, el contribuyente propiamente dicho a pedido algo, y tambien cabe la posi bilidad que otra administracion (9) nos pida documentacion, hay otras entidades con las que se trabaja estrechamente. Con estas dos entradas evaluamos lo que tenemos y lo que nos piden y quien nos lo pide, analizando lo que se quiere y de esta manera dirigirse exactamente dentro de todas las posibilidades que se tienen, a lo que se busca en concreto, con este emparejamiento y con las necesidades de informacion cubiertas se llega al punto y final con la salida de informacion.

[FIGURA 10 OMITIR]

En el Grafico, se define con detenimiento los flujos de informacion con unas entradas al sistema que tras una detenido analisis se elaboran una serie de herramientas para que posteriormente se realicen una recuperacion de informacion eficaz.

3.12. ANALISIS DE LA ORGANIZACION DEL ARCHIVO

Para ello vamos a utilizar la tecnica DAFO, donde se senalan las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de la organizacion. Lo que se delimita como debilidades y fortalezas pertenecen al interior de la organizacion, mientras el otro par de terminos utilizados: amenazas y oportunidades se ven desde el exterior del sistema. Comenzamos con las debilidades y fortalezas. Dentro de las debilidades cualquier archivo tiene el problema de falta de espacio por mucha prediccion que se haya tomado para adjudicar el lugar del archivo, frente a esto una de las fortalezas que se tienen que las instalaciones (estanterias, mobiliario) sean modernas. Otro de los problemas es la cantidad ingente de produccion documental, la fortaleza: principio de procedencia. Otra debilidad es la desorganizacion que siempre hay, para ello se contrarresta con una rapida clasificacion como se ha visto a lo largo del trabajo utilizando diversos metodos. Otro problema es el personal de oficina; como fortaleza un pilar fundamental seria la buena comunicacion interprofesional. La laboriosidad de las actividades ya que requieren mucho tiempo se resuelve con una eficiente toma de decisiones por los altos cargos para ver que tiene mayor importancia. Debilidad: el numero interminable de expediente, fortaleza para ellos se hace un atisbo de gestion informatica.

Ahora entramos en el bloque de amenazas y oportunidades que aqui se analizan los agentes exteriores que repercuten en el archivo. Comenzamos con una amenaza como la solicitud de informacion del usuario, corriendo el riesgo de lo que buscamos no se encuentra, por esta parte se consideraria una oportunidad; dar a conocer una buena vision del archivo. Otra amenaza la produccion desmesurada de documentacion frente a la oportunidad de que nuestra seccion tenga un desarrollo importante y este bien considerada por las demas secciones archivisticas. Otra amenaza seria la desorganizacion documental teniendo emparentada con la oportunidad de un mayor numero de personas trabajando en el archivo. Si el archivo se convierte en un lugar donde no se encuentra nada, seria una amenaza, porque perderia fiabilidad: en contraposicion tenemos la oportunidad de convertir el archivo en un sitio donde este todo bien ordenado y se solucionen los problemas. Otra amenaza la creacion de problemas que no se sepan solucionar para ello hay que mantener una relacion cordial y continuada con los profesionales del archivo municipal que nos pueden servir de ayuda. Dentro de las oportunidades que se deben aprovechar es la sistematizacion de las tareas mediante la realizacion de un manual de uso y la introduccion de las nuevas tecnologias en todas las labores del archivo.

3.13. LOS LIMITES DEL ARCHIVO

La palabra limite se puede manifestar en un archivo por la gran desorganizacion y desconcierto que se llega a causar cuando no se encuentra un expediente que deberia estar archivado.

Teniendo que determinarlo como 'Expediente Perdido', expresion muy grave dentro del contexto de un archivo, ya que se echa por la borda todo el trabajo del personal de oficina, creandose una imagen perjudicial de nuestra administracion y tambien perdida de informacion que es necesaria aportar.

Otro de los limites muy acusados en todos los archivos es la falta de espacio. Aunque se realice una prevision del gran espacio que se puede necesitar, parece que estamos abocados a crear laberintos de estanterias repletas de papel y cajas de carton.

4. CONCLUSIONES

Se dudo de la realizacion de este trabajo porque en una primera aproximacion parecia una labor facil, que no comprenderia tantos entresijos y utilizacion de tiempo.

El principal problema encontrado es la inexistencia de bibliografia necesaria, donde se pueda consultar los metodos y medios llevados a cabo, ya que el analisis sostenido a lo largo del trabajo ha sido fruto de la experiencia adquirida en la observacion cotidiana del archivo y por el tratamiento documental desarrollado.

Los nuevos problemas planteados se pueden observar en las oportunidades del analisis DAFO, lo definimos como problema ya que si no se intenta mejorar un sistema de informacion tan peculiar como este, no dejara de ser un lugar donde se guarden papeles viejos. Ya se ha hecho bastante hincapie en las oportunidades, pero creo que lo mas factibles es redirigir cualquier archivo a la gestion informatica documental. Aprovechando el constante desarrollo de las tecnologias que dejan espacio abierto para que nuestros polvorientos archivos cambien de imagen.

La optimizacion de la gestion de un archivo puede dar lugar a diferentes lineas de trabajos, nosotros hemos analizado las tareas que se realizan diariamente, pero tambien se dejan muchos cabos sueltos por ejemplo: otras formas analogas de trabajo, cuales pueden ser, si nos son factibles, si mejora el objetivo perseguido, si se obtiene la deseable transformacion. Todas estas ideas han surgido durante la realizacion de este trabajo que pueden ser resultas en proximos estudios. Y a otro nivel, que la documentacion conforme se va produciendo se vaya escaneando y almacenando en un gestor de documentos.

5. BIBLIOGRAFIA Y FUENTES DOCUMENTALES

5.1. BIBLIOGRAFIA

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--"El subsistema documental en el ambito de la empresa informativa" en Revista General de Informacion y Documentacion. Madrid, Servicio de Publicaciones Universidad Complutense. Vol. 5, no. 2, 1995.

--"El Centro de documentacion como dinamizador de la empresa". En Revista General de Informacion y Documentacion. Vol. 8, no. 2, 1998.

--"Los centros de documentacion planificacion tecnica general". Manual de Ciencias de la Documentacion. Madrid: Ediciones Piramide, 2002.

--"La politica de informacion y documentacion". Manual de Ciencias de la Documentacion. Madrid: Ediciones Piramide, 2002.

--"Los sistemas y redes de informacion y documentacion". Manual de Ciencias de la Documentacion. Madrid: Ediciones Piramide, 2002.

RUIZ ALEMAN-MORALES, G. Creacion de los ayuntamientos constitucionales en la Huerta de Murcia en 1820. Murgetana, 1971, pp. 29-46.

RUIZ RODRIGUEZ; A. A. "El archivo, la archivistica y la documentacion". Manual de Ciencias de la Documentacion. Madrid: Ediciones Piramide, 2002.

5.2 FUENTES DOCUMENTALES

Actas VI Congreso Nacional de ANABAD. Murcia. Archivos, Bibliotecas, Centros de Documentacion y Museos en el Estado de las Autonomias. ANABAD--Murcia, 1997.

Actas III Jornadas de Gestion del Patrimonio Documental. Los Archivos de la Administracion Provincial: Diputaciones, Gobiernos Civiles, Delegaciones, Audiencias y HistoricosProvinciales. Diputacion de Cordoba, 2003.

Actas VI Jornadas de Archivos Electronicos. Gestion Electronica de documentos de archivo: Hacia una informacion integrada. Legajos, no 6, Archivo Municipal Priego de Cordoba, 2004.

Actas Curso de Tecnicas Archivisticas. Difusion y Dinamizacion del Archivo. Archivo Municipal Priego de Cordoba. Cordoba, 2005.

Comunidad Autonoma de la Region de Murcia [en linea], Murcia. Disponibles en <http://www.carm.es/carm/region/historia/historia.jsp> [Consulta: Marzo 2005].

Diccionario de Terminologia Archivistica. Madrid. Direccion de Archivos Estatales, 1993. Instituto Nacional de Estadistica.[En linea], Madrid. Disponible en: <http://www.ine.es> [Consulta: Marzo 2005].

Ordenanzas reguladoras de los Tributos y Precios Publicos Municipales. Ayuntamiento de Murcia. Concejalia de Hacienda, Programas Europeos e Informacion al Ciudadano. Murcia, 2005.

Manual de Organizacion de Archivos de Oficina.[En linea] Alicante. Universidad de Alicante. [en linea] Edicion actualizada en noviembre de 2003. Disponible en <http://www. ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html.> [Consulta: Abril 2005].

ROS GARCIA, J. "Information Manager". Revista General de Informacion y documentacion [en linea]. Disponible en<www.ucm.es/info/multidoc/publicaciones/journal/pdf/ inf-manager-esp.pdf > [Consulta Mayo 2005].

GLOSARIO DE TERMINOS

Acuerdo Comision de Gobierno (A.C.G.) o Junta de Gobierno (J.G.). Es similar al pleno del ayuntamiento, junta o reunion de los responsables de cada seccion para la aprobacion o denegacion, de la solicitud de un asunto propuesto por un contribuyente.

Aplicacion / Aplicativo Informatico. Modelo informatico que se utiliza a modo de base de datos en linea donde se pueden consultar todas las modificaciones que sufre un expediente de manera informatica, se refleja toda la documentacion aportada, o se localiza el posible traslado del expediente a otra administracion. Contiene todos los tipos de documentos emitidos por nuestra oficina accediendo a ellos a modo de imagen escaneada, por lo tanto se accede al documento virtual.

Archivo. Conjunto organico de documentos, testimonio de la organizacion y del funcionamiento de la administracion, producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fisicas o juridicas o privadas de cualquier epoca y en cualquier soporte, incluidos los informaticos.

Archivo de Gestion. Es igual al anterior, en el se depositan los documentos que produce la propia entidad a la que da su origen y esta muy involucrado en el desarrollo y funcionamiento de dicha oficina, siendo el resultado de todas las decisiones que han sido tomadas.

Bonificacion. Beneficio que prestan ciertos tributos, como un descuento en lo que ha de pagar, si se cumplen una serie de requisitos que hay que aportar documentalmente. Tipos de bonificaciones del 50%, 90%, en el impuesto de bienes inmuebles segun el grado de familia numerosa y tambien se tiene una bonificacion en el impuesto de vehiculos de traccion mecanica por algun grado de minusvalia, segun el certificado del ISSORM.

Carpetilla. Carpeta simple de papel duro o papel satinado, normalizada en su forma y lo que debe de contener escrito en portada. Se utiliza una carpetilla para envolver o contener toda la documentacion que genera un expediente. Es muy util para el personal de archivo, ya que en la cara principal, aparece el numero de expediente, tipo, ano, fecha de alta y sujeto pasivo, realizador del expediente. Ademas la carpetilla identifica el archivo a la que pertenece. Nuestras carpetillas tienen dibujadas el escudo del ayuntamiento el nombre: Ayuntamiento de Murcia y un subtitulo: Gestion de Tributos y Recaudacion.

Comparecencia. Instancia o solicitud que abre un expediente, dando comienzo al asunto a tratar a modo de justificante de registro.

Comunicacion interior. Son documentos de enlace donde hay una relacion de documentacion enviada de una oficina a otra. Arrojan informacion del camino seguido por un expediente.

Documento. Toda expresion en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresion grafica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informaticos.

Documento de Archivo. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fisicas y juridicas, publicas o privadas, de acuerdo con unas caracteristicas de tipo material o formal.

Expediente. 1. unidad documental formada por un conjunto de documentos generado organica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucion de un mismo asunto. 2. conjunto ordenado de documentos o piezas documentales que materializan actuaciones secuenciales y procedimentales de la Administracion encaminadas a la resolucion de un asunto, que reflejan una situacion continuada en el tiempo o que esta dotadas de una cierta autonomia. Estan compuestos por estas piezas documentales: solicitudes, memorias, propuestas, oficios, notas interiores, informes, certificaciones, notificaciones, documentos contables, facturas, ordenes, resoluciones.

Informe. Tipo de documento que da como finalizada la via administrativa por la cual se inicio el expediente, donde se expone la aprobacion o denegacion de la solicitado por el interesado.

Notificaciones. Son documentos de mucho valor probatorio y testimonial que se envian a la parte interesada para comunicar la resolucion de un tramite, incluyendo certificaciones de acuerdo sobre ese asunto. Oficios. Tipo de documento mas caracteristicos de la administracion siendo comunicacion por escrito referente a los asuntos del servicio publico. Es el tipo documental mas aburrido de archivar debido que un expediente puede llevar relacionado hasta tres notificaciones.

Prescripcion. Se extingue la obligacion del pago de algun concepto. En la administracion se tienen unos periodos fijos para resolver los tramites sino se finalizan, a modo de castigo, se pueden impugnar el pago. Lo mas comun es la prescripcion de pago de multas por exceder el tiempo de notificacion.

Prorrateo. Pago parcial que se observa en muchos tributos, que se paga en funcion del tiempo del que se posea un bien.

Recargo. Cantidad o tanto por ciento en que se incrementa la deuda, por lo general a causa del retraso en un pago. En los impuestos se tiene unos valores fijos de tiempo donde se crea el periodo voluntario de pago de impuesto, pasado ese tiempo hay un recargo 10%, si se notifica ese recargo seria 20% mas los intereses de demora que se incrementan diariamente.

Recurso. Escrito / Documento que se pone a la administracion por parte del ciudadano, por estar en desacuerdo de la resolucion de algun asunto.

Registro de Entrada. Documento que se presenta en la administracion, normalmente son los escritos presentado en ventanilla, para solicitar una bonificacion, beca, que incorporan la fecha de entrada en la administracion que al igual a la comparecencia da origen al expediente.

Requerimiento. Tipo de documento que se utiliza para solicitar informacion, se envia de forma postal para que el interesado aporte una documentacion determinada, si a los 10 dias no se tiene noticias del interesado, el expediente se cierre sin resolver.

Serie documental. Conjunto de documentos que responden a un mismo tipo documental producido por un mismo organo, en el ejercicio de una funcion determinada dentro de una institucion u organismo. La serie documental es un factor fundamental para una clasificacion que se rija por el principio de respeto a la estructura en que se generan los documentos.

Sujeto Pasivo. Persona fisica o juridica, obligada al pago de una exaccion, la cual es titular de una cuenta o la propietaria de una casa o un bien de la que tiene derecho juridico, en un expediente sera la persona responsable de todo acto, en el caso que no se persone como tal puede actuar como presentador cualquiera otra persona e incluso si el expediente se abre de oficio sera la propia organizacion ordenante la que se nombrara como presentador del sujeto pasivo. Segun el Capitulo II, seccion 1, articulo 60 de las Ordenanzas Reguladoras de los Tributos y Precios Publicos Municipales, el sujeto pasivo esta obligado a:

1. pagar la deuda tributaria

2. Formular cuantas declaraciones y comunicaciones se exijan en cada tributo.

3. Tener a disposicion de la Administracion Municipal los libros de contabilidad, registro y demas documentos que debe llevar y conservar el sujeto pasivo con arreglo a la Ley.

4. facilitar la practica de inspecciones y comprobaciones

5. Proporcionar a la Administracion Municipal los datos, informes, antecedentes y justificantes que tengan relacion con el hecho imponible.

Transferencia. Se llama asi a la documentacion que pasada su vigencia administrativa, puede ser llevada a otra dependencia del archivo Central de la institucion, esta documentacion pasa de la fase prearchivistica a la fase archivistica intermedia. Se debe tener un control del volumen de documentacion por lo tanto se formaliza una Hoja de Transferencia donde vengan los datos que han sido arrojados de la auditoria realizada en el archivo de gestion, los datos serian: las fechas extremas de la documentacion suelen ser anuales (01-01-2003/31-12-2003), los numeros extremos de expedientes (30.000-43.000), todos numeros de expedientes (13.000), numeros de archivadores (260), numeros de cajas (65); asi como una pequena descripcion de la documentacion y del organismo productor.

Maria LUJAN ORTEGA

Universidad de Murcia

Departamento de Informacion y Documentacion

mlo1@alu.um.es

Juan ROS GARCIA

Universidad de Murcia

Departamento de Informacion y Documentacion

jros@um.es

(1) FERNANDEZ GIL, P. Manual de organizacion de archivos de gestion en las oficinas municipales. Granada: CEMCI, 1999.

(2) http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html

(3) http://www.cortsvalencianes.es

(4) [Nieto, 1999]

(5) LGT: Ley General Tributaria.

(6) http:// www.ine.es

(7) http://www.carm.es/borm

(8) Normalmente cuando un expediente ha llevado un largo proceso en resolverse, se convierte en documentacion muy valiosa y no suele estar en el archivo, se puede encontrar en la mesa de quien este llevando el caso, en otra administracion, en la asesoria juridica, en un juicio contencioso-administrativo. Por lo tanto, para archivar el acuse de recibo se debe completar una carpetilla, introduciendo en ella todos los datos del expediente; las notificaciones grapadas y la comparecencia que dio inicio al expediente, poniendo una nota que esas notificaciones se deben adjuntar a dicho expediente. Esta documentacion se le debe dar mucha prioridad porque en breve va ser solicitada.

(9) Cuando un expediente viaja a otra administracion se debe depositar una copia o fotocopia de toda la documentacion del mismo, donde se pone la fecha que fue prestada, el organismo que se le presta y la persona responsable.
FIGURA 2

RELACION DE LAS TASAS E IMPUESTOS QUE SE GESTIONAN

TIPOS          DESCRIPCION

TASAS          Aprovechamiento terrenos de uso publico
               con mercancias, andamios y otras
               instalaciones analogas.

               Aprovechamiento via publica por entrada
               de vehiculos apro- vechamiento especial
               o utilizacion privativa de la via con
               postes, cables, pasos subterraneos y
               otros.

               Aprovechamiento terrenos de uso publico
               con mesas y sillas.

               Tasa por utilizacion via publica con
               quioscos.

               Utilizacion via publica con barracas,
               casetas y otros.

               Tasa reserva de aparcamiento.

               Tasa por utilizacion via publica por
               estacionamiento de vehiculos.

IMPUESTOS      Impuesto sobre Bienes Inmuebles.

               Sobre Actividades Economicas.
               Sobre Vehiculos de Traccion Mecanica.

               Sobre Construcciones, Instalaciones y
               Obras.

               Sobre el Incrementos del Valor de los
               Terrenos de Naturaleza Urbana.

FIGURA 3

TIPOS DE EXPEDIENTES QUE SE PRODUCE EN LA GESTION MUNICIPAL

TIPOS EXPEDIENTES

1. ACUERDOS ADMINISTRACIONES
2. ALTA BARRACAS, CASETAS Y OTROS
3. ALTA DOMICILIACION
4. ALTA IMPUESTO ACT ECONOMICAS
5. ALTA IMPUESTO VEHICULOS
6. ALTA MESAS Y SILLAS
7. ALTA OCUPACION VIA PUBLICA
8. ALTA ORA
9. ALTA PLUSVALIA
10. ALTA PUESTOS EN MERCADOS
11. ALTA QUIOSCOS
12. ALTA VADO
13. BAJA BARRACAS, CASETAS Y OTROS
14. BAJA DOMICILIACION
15. BAJA EN EL CENSO
16. BAJA IMP CIRCULACION
17. BAJA MESAS Y SILLAS
18. BAJA OCUPACION VIA PUBLICA
19. BAJA ORA
20. BAJA PUESTOS, CASETAS Y MERCADOS
21. BAJA QUIOSCOS
22. BAJA RESERVA DE APARCAMIENTOS
23. BAJA VADO
24. BENEFICIOS FISCALES
25. BONIFICACION FAMILIA NUMEROSA
26. BONIFICACION PROMOTORAS IBI
27. BONIFICACION VIVIENDA PROT OFICIAL
28. CAMBIO DOMICILIACION
29. CERTIFICADO DE SIGNOS EXTERNOS
30. CERTIFICADO EXENCION IBI
31. COMPENSACION DEUDAS
32. COMUNICACION INTERIOR
33. DEVOLUCION
34. DEVOLUCION AVAL
35. DEVOLUCION TRASMISION IBI
36. EXENCION IBI
37. EXENCION IMPUESTO VEHICULOS
38. LIQUIDACION DE INGRESO DIRECTO
39. OTRAS SOLICITUDES TRIBUTARIAS
40. OTROS BENEFICIOS
41. OTROS RECURSOS
42. PAGOS DUPLICADOS
43. PAGOS INDEBIDOS
44. PRESCRIPCION
45. PRORRATEO IAE
46. PRORRATEO IMPUESTO VEHICULOS
47. PRORRATEO MERCADOS
48. PRORRATEO QUIOSCOS
49. PRORRATEO VADO
50. RECURSO I.A.E
51. RECURSO CATASTRALES
52. RECURSO DE PLUSVALIA
53. RECURSO DOMICILIACIONES
54. RECURSO IMP BIENES INMUEBLES
55. RECURSO INSPECCION
56. RECURSO INSPECC. BARRACAS
57. RECURSO INSPECCION BASURAS
58. RECURSO INSP ERROR LIQUIDACION
59. RECURSO INSPECC. MESAS Y SILLAS
60. RECURSO INS OCUP. VIA PUBLICA
61. RECURSO INSPECCION ORA
62. RECURSO INSPECCION PLUSVALIA
63. RECURSO INSP CASETAS EN MERCADOS
64. RECURSO INSPECCION QUIOSCOS
65. RECURSO INSPECCION VADO
66. RECURSO OCUP. VIA PUBLICA
67. RECURSO ORA
68. RECURSO POR DUPLICIDAD
69. RECURSO POR PAGO
70. RECURSO PRORRATEO IAE
71. RECURSO PROVIDENCIA APREMIO
72. RECURSO PROVIDENCIA EMBARGO
73. RECURSO SANCIONES DEL AYTO
74. RECURSO SOBRE DOMICILIACION
75. RECURSO TASAS Y PRECIOS PUBLICOS
76. RECURSO SOBRE VEHICULOS
77. RECURSO VADO
78. RECURSO VIVIENDA PROTEC. OFICIAL
79. REHABILITACION IVTM
80. REPOSICION A VOLUNTARIA
81. REPOSICION AL COBRO
82. SOLICITUD APLAZAMIENTO
83. SOLICITUD COMPENSACION
84. SOLICITUD DE CERTIFICADOS
85. SOLICITUD DOCUMENTACION
86. SOLICITUD FRACCIONAMIENTO
87. SOLICITUD RESERVA APARCAMIENTO
88. SOLICITUD SOBRE
89. INGRESOS
90. SOLICITUD SUSP PROCEDIMIENTO
91. TRANSMISION DE DOMINIO
92. TRASLADO
93. TRASLADO A AGENCIA TRIBUTARIA
94. TRASLADO A INGRESOS DIVERSOS
95. TRASLADO A INSPECCION
96. TRASLADO A PLUSVALIA
97. TRASLADO A POLICIA LOCAL
98. TRASLADO A RECAUDACION
99. TRASLADO A
100. RESIDUOS SOLIDOS
101. SANCIONES
102. VARIACION EN EL CENSO

FIGURA 4
PRIMERA CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION

CLASIFICACION DE EXPEDIENTES PARA UN ARCHIVADO EFICAZ

A. Por oficinas                    0601
                                   0602
                                   0603
                                   0604
                                   0605
                                   0606

B. Divisiones por numeracion       1a Transferencia: 1-30.000
de expedientes                     2a Transferencia: 30.001- 43.000
siguiendo este apilamiento         43.001 - 50.000
                                   50.001 - 60.000
                                   60.001 - 70.000
                                   70.001 - 80.000

--Definicion de una serie de servicios que debe de prestar el
archivo de oficina.

--Analisis DAFO de todos los componentes del archivo de la
oficina de gestion de tributos.

FIGURA 5
ANALISIS DAFO DE LA ORGANIZACION DEL ARCHIVO

DEBILIDADES                       AMENAZAS

Espacio                           Produccion desmesurada
                                   de produccion.
Mucha Documentacion               Desorganizacion Documental
Desorganizacion                   Solicitar Informacion puntual
Mucho Personal de Oficina         Idea preconcebida que
                                   no se encuentra nada
Laboriosidad de las actividades   Existencia de problemas
                                   o cuellos de botella.

FORTALEZAS                        OPORTUNIDADES

                                  Adquiere Gran importancia
                                   el archivo.
Principio Procedencia             Necesidad que trabajen un
                                   numero mayor de personas
Instalaciones Modernas            Vision externa del archivo
Rapida Clasificacion              Se tiene la certeza de lo que
                                   se busca se va a encontrar
Comunicacion interdepartamental   Adquirir normas de uso
                                   para el archivo
Eficiencia toma decisiones        Adquisicion tecnologica
Gestion informatica                Buena relacion con los
                                   profesionales del Archivo
                                   Municipal, apoyo para la
                                   resolucion de problemas.

--Diagrama Ishikawa (CHAIN, 2001) donde se describen todas
las causas de un efecto.

FIGURA 7
ENTRADA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO

ENTRADAS       PROCEDENCIA

               Adquiere Gran importancia el archivo.
Voluminosa     Acuerdo o junta de Gobierno.
Voluminosa     Notificaciones.
Normal         Finalizacion.
Prioritarias   Requerimiento fuera plazo.
Prioritarias   Oficio.
Normal         Tipos de expedientes que se abren y cierran en el acto.
Normal         Contribuyente viene se le abre un expediente.
               y se comprueba que ya lo tiene abierto
               pidiendo lo mismo se cierra automaticamente.
Normal         Expedientes de gestorias tambien se cierran.
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Author:Lujan Ortega, Maria; Ros Garcia, Juan
Publication:Revista General de Informacion y Documentacion
Article Type:Report
Date:Jan 1, 2005
Words:9133
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