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Fondos y archivos de las organizaciones no gubernamentales: retos para la gestion de documentos.

Fonds and archives of non-governmental organizations: challenges for records management

Sumario. 1. Introduccion. 2. La reunion e identificacion de fondos de las ONG. 3. La conservacion de fondos de las ONG. 4. La organizacion de documentos de las ONG. 5. Difusion y acceso a los documentos de ONG. 6. Un modelo de referencia: El Reino Unido. 7. Conclusiones. 8. Referencias bibliograficas.

1. Introduccion

1.1. Problema de investigacion

Tras el desastre nuclear de Fukushima en marzo de 2011, la Cruz Roja Japonesa creo un archivo digital con el proposito de compartir todo el conocimiento y la experiencia adquirida durante su intervencion en la catastrofe (Hernandez, 2013, p.18). Por su parte, la Cruz Roja Internacional administra el denominado Archivo del Holocausto, abierto desde 2007 a los investigadores, que contiene documentacion reunida por los aliados durante y despues de la Segunda Guerra Mundial sobre perseguidos, prisioneros y desplazados por los nazis. Se pueden encontrar fechas de nacimiento, el motivo de la encarcelacion, registros medicos y dentales, experimentos a los que eran sometidos los prisioneros, las causas de la muerte y las libretas de contabilidad de los pagos a trabajadores forzados (Garcia, 2017, p.29). La Comision de Archivo del 15M (https://archivosol15m. wordpress.com/) recopila, organiza, restaura y conserva en un centro social de Madrid los documentos y los objetos mas significativos del Movimiento 15-M o movimiento de los indignados, formado a raiz de la manifestacion del 15 de mayo de 2011 en la Puerta del Sol y la posterior acampada y actos publicos protagonizados por miles de ciudadanos. Estos tres ejemplos seleccionados entre cientos de casos nos muestran el valor que pueden tener los archivos de las organizaciones no gubernamentales.

Las Organizaciones no Gubernamentales (ONG) forman parte del Tercer Sector, tambien conocido como sector social o sector sin animo de lucro, termino procedente del ingles nonprofit sector (Perez; Arango; Sepulveda, 2011, p.244). Estas entidades producen, reciben y reunen documentos durante el desarrollo de sus actividades, formando fondos que deben recibir un adecuado tratamiento. La existencia de un archivo dentro de una ONG exige, al igual que en cualquier otra organizacion publica o privada, garantizar la recogida, el tratamiento, la difusion y el aprovechamiento de la documentacion generada durante el desempeno de sus funciones (Alvarez, 2012, p.1). La implantacion de un sistema de archivo permite a una ONG controlar el crecimiento de los fondos, realizar una gestion eficaz y eficiente de los documentos, ayudar a la toma de decisiones, aportar evidencias sobre actividades, demostrar que se esta cumpliendo con la legislacion, facilitar la medicion del impacto de la organizacion, salvaguardar la informacion vital y mostrar una imagen de transparencia ante la sociedad (Clements, 2017b, p.4). A pesar de la necesaria inversion inicial, un archivo tambien aporta un ahorro considerable del tiempo dedicado a la actividad administrativa y, en algunos casos, puede ser ademas una fuente de ingresos, tanto para acciones de marketing como para la obtencion de subvenciones ayudando a la preparacion y la presentacion de proyectos (Alonso, 2012, p.1).

Para las ONG es especialmente importante demostrar una buena gestion y tener un respaldo de evidencias que muestren como se han tomado las decisiones, ya que su financiacion depende de ayudas publicas y de contribuciones voluntarias (Clements, 2017b, p.2), las cuales se basan en el establecimiento de una relacion de confianza con la sociedad (Alvarez, 2012, p.6). Lograr una estabilidad en los recursos economicos y una diversificacion de las fuentes es clave para mantener una cierta independencia; sin embargo, el acceso a la financiacion privada y publica se produce en un marco hipercompetitivo, donde muchas ONG, especialmente las de tamano mediano, tienen dificultades para obtener y fidelizar nuevos donantes. En consecuencia, la rendicion de cuentas se ha convertido en una exigencia creciente para todas las ONG como demuestran la multiplicacion de los controles, las auditorias de los proveedores publicos o privados y las demandas de los medios de comunicacion y de parte del publico (Ryfman, 2007, p.12). Por otra parte, la transparencia de las instituciones que reciben ayudas publicas sobre sus actividades es una obligacion legal en todos los paises europeos y desde 2013 en Espana, tras la implantacion de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacion publica y buen gobierno. La publicacion del informe Indicadores de transparencia y buen gobierno, realizado por la Coordinadora espanola de ONG para el desarrollo (2015) es buen ejemplo del deseo de cumplir con las demandas legales y ciudadanas de transparencia.

Asimismo, las ONG son desde la segunda mitad del siglo XX, y especialmente en el siglo XXI, importantes protagonistas del cambio social y agentes cada vez mas relevantes en el escenario internacional. En los paises donde las ONG desempenan actividades que no son asumidas por el Estado o en paises con antiguos regimenes represivos donde los archivos publicos han desaparecido o han sido depurados, los archivos de las ONG son esenciales para la reconstruccion de la historia de individuos, instituciones y pueblos, y permiten a las victimas reclamar su derecho a la verdad, a la reparacion y a la reconciliacion. De ahi que sea fundamental conservar y difundir sus memorias a traves de la preservacion y el acceso a los archivos de las instituciones pertenecientes al tercer sector (Consejo Internacional de Archivos, 2011, p. 1).

En la mayoria de los paises existe una legislacion tendente a proteger los documentos que sirven de fuente de la memoria de la nacion y de sus ciudadanos, que afecta tambien a las ONG. En el caso de Espana la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Historico Espanol establece en su articulo 49.3 que todos los documentos con una antiguedad superior a los cuarenta anos generados, conservados o reunidos por entidades, asociaciones y fundaciones politicas, sindicales, religiosas, culturales y educativas de caracter privado forman parte del patrimonio documental y, por tanto, sus creadores estan obligados a su preservacion o a su donacion al Estado si son incapaces de ello. Esto afecta por igual a las ONG espanolas y a las secciones nacionales de organizaciones internacionales radicadas en nuestro pais, que deben custodiar los documentos que han cumplido esa edad en las mejores condiciones posibles y, ademas, tienen la obligacion moral de no perder o de destruir arbitrariamente los documentos sin valor administrativo, debido a ese horizonte de conversion en patrimonio historico a medio plazo.

Sin embargo, a pesar de estas obligaciones legales de caracter patrimonial y de rendicion de cuentas y de las ventajas que aporta una adecuada gestion documental, numerosas ONG, especialmente las de menor dimension, no llevan a cabo una eficaz politica de archivo. Esto se debe no solo a una falta de concienciacion o de recursos, sino tambien en parte por los problemas y retos especificos que plantean los fondos de la ONG para realizar las funciones archivisticas: reunion, conservacion, organizacion y servicio.

1.2. Estado de la cuestion

Las publicaciones sobre los documentos creados por ONG son todavia escasas. Se distinguen dos tipos de estudios: los que describen experiencias de reunion y conservacion de fondos de ONG; y, en menor numero, los que analizan la casuistica y los retos que plantea la gestion de sus documentos (McMurray, 2014). El ano 2011 marco un hito en este segundo grupo con la publicacion por el Consejo Internacional de Archivos (2011) de Los archivos de las ONG, una memoria para compartir, una guia practica publicada en ocho lenguas que presenta, bajo la formula de respuestas a preguntas, instrucciones claras y precisas sobre como gestionar y conservar los documentos por parte de las propias ONG.

La bibliografia anglosajona concentra la mayor parte de las publicaciones sobre la materia debido a la larga tradicion asociacionista de las sociedades britanica y norteamericana desde mediados del siglo XIX, con la proliferacion de sociedades caritativas, de cooperacion, de defensa de causas e intereses muy concretos, es decir, de instituciones sin animo de lucro y ONG en general, como se les conoce tras la Segunda Guerra Mundial y su gran expansion. La primera guia para la gestion de los documentos en una ONG se debe a Mark Greene el ano 1992, que fue actualizada el 2009 para el American Heritage Center de la Universidad de Wyoming. Por su parte, la Northeastern University publico una adaptacion por Joan D. Krizack (2000) del manual que habia realizado en 1997 para la Minnesota Historical Society. Unos anos despues el Collaborative Electronic Records Project (2008) publico un conjunto de instrucciones destinadas a las organizaciones sin animo de lucro para guiar la valoracion y la retencion de los documentos, por encargo del Rockefeller Archive Center, institucion que guarda los archivos de la familia Rockefeller y de varias de las entidades filantropicas, educativas y cientificas financiadas por esta. El ano 2011 se publicaron tres trabajos de gran interes: otro manual por Susan Williams (2011), un informe sobre el fondo de la Rochester Historical Society por James Leunk (2011) y un estudio sobre las acciones realizadas en los archivos de asociaciones en Auckland (Nueva Zelanda) por Joanna Newman (2011). Tres anos despues Matthew McMurray (2014), archivero de una de las grandes sociedades de beneficencia britanicas, el Royal Voluntary Service, fundada en 1938 y cuyo archivo ha sido reconocido por la UNESCO como uno de los mas importantes para la historia del voluntariado y de las mujeres, publico una sintesis sobre los retos de los archivos de este sector y las soluciones mas apropiadas. El ano 2017 Clements (2017a y 2017b) publico tambien en el Reino Unido dos manuales en el marco de un proyecto de investigacion que se describe mas adelante.

En Espana el interes por los archivos de las ONG se ha despertado en la actual decada, por lo que todavia son escasas las publicaciones. Este retraso respecto al mundo anglosajon se debe a que hasta los anos ochenta del siglo XX no irrumpio con fuerza el tercer sector a causa de las restricciones a las libertades de asociacion y de expresion impuestas por las dictaduras de Primo de Rivera y de Franco. Esto provoco que las organizaciones sin animo de lucro dedicadas a la defensa de un determinado objetivo social, especialmente en el ambito de la beneficencia y la educacion en el tiempo libre, estuvieran tradicionalmente ligadas para sortear las prohibiciones con la accion social de la Iglesia catolica, que si podia crear asociaciones sometidas a la disciplina de la jerarquia eclesiastica. Tambien surgieron otras de caracter cultural y social vinculadas con agrupaciones gremiales u obreras e incluso partidos politicos y sindicatos aprovechando indefiniciones de la ley, pero con un caracter muy precario e incluso semiclandestino. Si bien es cierto que el fenomeno asociativo despego incipientemente con la aprobacion de la Ley 191/1964, de 24 de diciembre, de Asociaciones, solo el reconocimiento del derecho de asociacion por el articulo 22 de la Constitucion Espanola de 1978 dio seguridad juridica a los cientos de asociaciones que nacieron durante la transicion democratica. Veinticuatro anos despues se aprobo la Ley Organica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociacion, que derogaba la vieja ley preconstitucional de 1964.

La construccion de un regimen democratico coincidiendo con un marco internacional de expansion de la actividad de las ONG genero en nuestro pais una explosion de asociaciones. Se estima que en la actualidad existen mas de 30.000 asociaciones en Espana, de las cuales mas de 450 se dedican a la cooperacion internacional y la ayuda humanitaria (Cooperacion Espanola, 2018). Su tamano es muy variado y su perduracion muy dispar: las principales 222 ONG espanolas con una antiguedad media de 25 anos acaparaban en 2014 un gasto agregado de 1.167 millones de euros, empleaban a 25.986 personas y contaban con el apoyo de 67.680 voluntarios y 1.403.614 socios colaboradores, y de ellas siete organizaciones concentraban por si solas el 87% de los socios (Fundacion Lealtad, 2015). Estas cifras nos muestran que hay asociaciones que por la actividad que despliegan mantienen una estructura administrativa, producen numerosos documentos y pueden contar con recursos para su gestion; mientras que la mayoria, aunque tienen menor produccion documental, cuentan con mas dificultades o no tienen capacidad para gestionar y preservar sus documentos.

La edicion de la documentacion del curso de verano La custodia de la memoria de las instituciones sin animo de lucro: ?Como organizar el Archivo? por la Universidad de Navarra (2012) representa un hito en la bibliografia espanola sobre los fondos de las ONG, con la exposicion de diversas experiencias. Un ano despues, Gonzalez (2013) presento en las XIII Jornadas Espanolas de Documentacion un estudio sobre el Archivo de la Fundacion Sierra Pambley. Nuria Tellez (2014) expuso la experiencia de descripcion del Archivo Historico del Centro Excursionista de Cataluna en las 7. as Jornadas Archivando. No obstante, debido al contexto historico descrito, los estudios sobre los archivos de asociaciones y fundaciones todavia no tienen entidad suficiente y numero para formar una linea de investigacion especifica en nuestro pais, sino que se deben buscar entre trabajos sobre archivos eclesiasticos, sindicales, politicos, privados o relacionados con la Guerra Civil, que se presentan en diversos congresos o jornadas generalistas o especializadas sobre archivos. Por ejemplo, Julian Moyano (2013) expuso la experiencia de la organizacion del archivo de la Fundacion Bernardo Aladren en Zaragoza, que es de hecho un estudio sobre la reunion y organizacion de la documentacion historica producida por el sindicato de la Union General de Trabajadores (UGT) en Aragon. En esta misma linea, Vicente Medina (2011) presento en las Quintas Jornadas Archivo y Memoria, organizadas por el Centro de Ciencias Humanas y Sociales del CSIC y la Fundacion de los Ferrocarriles Espanoles, una ponencia sobre el archivo de Amical de Antiguos Guerrilleros Espanoles en Francia, una asociacion creada en 1984 para defender y proteger la situacion de los republicanos que fueron internados en campos de concentracion en Francia tras la Guerra Civil. Por su parte, diversos estudios sobre asociaciones vinculadas con la Iglesia catolica se pueden encontrar en las actas de los Congresos anuales de la Asociacion de Archiveros de la Iglesia en Espana, publicadas con el titulo Memoria Ecclessiae desde 1990. Tambien guarda cierta relacion con el estudio de los archivos de la ONG la linea de investigacion sobre archivos y derechos humanos, que por si misma tiene una entidad propia y bien definida a nivel internacional.

1.3. Objetivo del estudio

El objetivo de este articulo es identificar y analizar los problemas y los retos que plantea la gestion de los documentos producidos y reunidos por las Organizaciones no Gubernamentales, atendiendo a las funciones archivisticas de reunion e identificacion, conservacion, organizacion y difusion y acceso. Los resultados se contrastan con la experiencia del Reino Unido en la gestion de este tipo de fondos, presentada como modelo de referencia internacional.

1.4. Metodologia

Para alcanzar el objetivo indicado se ha llevado a cabo un analisis de la produccion cientifica mas relevante a traves de una revision bibliografica. Se realizo una exhaustiva busqueda bibliografica en los siguientes recursos de informacion: e-LIS, LISA, Dialnet, Redalyc, SciELO, AlcorZe, el catalogo colectivo REBIUN, Scopus, Science Direct, Web of Science y la biblioteca virtual Worldcat. Los descriptores utilizados fueron ONG, archivos, organizaciones no gubernamentales, organizaciones sin animo de lucro, tercer sector, gestion de archivos, gestion documental y gestion de documentos; y sus equivalentes ingleses NGO, nonprofit organizations, non governmental organizations, archives, records, third sector y records management. Tambien se utilizaron otros descriptores para estudiar otros temas con mayor profundidad como derecho de acceso o proteccion de datos, en ingles right of access y data protection. Una vez recogida la documentacion, se analizo la bibliografia que contenia para encontrar mas publicaciones relacionadas con el tema.

Tras la busqueda se realizo una evaluacion, una sintesis y un analisis de los estudios mas relevantes, comparando sus hallazgos en los principales asuntos de un modo transversal, como es propio de una revision sistematica cualitativa (Grant; Booth, 2009, p. 94), con el fin de crear un discurso dirigido a identificar los problemas que plantea la gestion de los fondos de las ONG y presentar soluciones que puedan guiar la intervencion practica. La ausencia de un manual que abarque todas las circunstancias documentales que puedan darse en el amplio panorama de las ONG no impide presentar unos principios generales de gestion y recomendar una misma practica, si bien esta ultima se debera adaptar al tamano y los recursos de cada organizacion (Campaign for Voluntary Sector Archives, 2013, p. 4).

2. La reunion e identificacion de fondos de las ONG

La preservacion del patrimonio documental de una institucion comienza con una adecuada reunion e identificacion de los documentos. Este proceso se basa en un estudio a fondo de la mision, las funciones, la normativa, los procedimientos, las actividades y las relaciones con el exterior de la corporacion a lo largo de toda su historia. Sus resultados permiten descubrir los flujos de informacion, revelar las tipologias y las series documentales y determinar que documentos se deben conservar y durante cuanto tiempo para garantizar el buen funcionamiento de la organizacion, su continuidad y su memoria historica. La identificacion se complementa con procedimientos de valoracion documental que permiten determinar los plazos de conservacion de acuerdo con las necesidades de cada ONG y las obligaciones impuestas por el marco legal en el que actua (Collaborative Electronic Records Project, 2008, p. 4).

Las acciones de las ONG generan como resultado y reflejo gran diversidad de documentos en diferentes soportes y con una amplia variedad de contenidos debido a que sus ambitos de actuacion son muy heterogeneos: lo unico que une a estas organizaciones es que no pertenecen ni al sector publico ni al privado, que buscan un beneficio publico y que coinciden en un fin no lucrativo (Sarlangue, 1997, p. 50). De hecho, ni siquiera hay una unanimidad de criterios sobre la definicion de tercer sector ni sobre los tipos de organizaciones que en el se incluyen (Rodriguez, 2005, p. 465). Su estructura y funcionamiento se asemejan a los de una empresa (Perez; Arango; Sepulveda, 2011, p.252), pero sus objetivos tienen una dimension muy variada (politicos, sociales, economicos, religiosos, culturales ...) y la escala en las que desarrollan su actividad puede ser internacional, nacional, regional o local (Alvarez, 2012, p.2).

Por eso, la nomina de tipos documentales que se pueden encontrar en los fondos de las ONG es muy amplia. Es habitual la presencia de tipos relacionados con el gobierno de la organizacion, como actas, escrituras fiduciarias, estatutos, reglamentos, politicas y manuales de procedimiento, planes estrategicos, informes anuales, esquemas de gestion, registros de afiliacion, minutas de reuniones, correspondencia, registro de socios, registros de visitantes, expedientes de proyectos, expedientes de campanas, series vinculadas con comites ... Tambien se encuentran documentos de tipo financiero como cuentas anuales, titulos de propiedad, escrituras notariales, cuentas fiduciarias, campanas de recaudacion de fondos, inventarios, contratos, facturas. Son frecuentes documentos relacionados con los recursos humanos y el trabajo de la organizacion, como expedientes personales de trabajadores, registro de voluntarios, nominas, circulares, boletines, revistas, calendarios, comunicados de prensa, invitaciones, proyectos e investigaciones, material publicitario, cortes de prensa ... (Clements, 2017a, p.7-8). En la actualidad tambien estan apareciendo documentos vinculados con los sistemas de autorregulacion etica y transparencia: codigos eticos o de conducta, memorias anuales de actividades, informes de autoevaluacion, informes de auditorias, comunicaciones de evaluaciones y certificaciones externas ... (Aguilo; Saavedra; Longas, 2014, p. 261). Las organizaciones mas antiguas pueden tener fondos con una mayoria de documentos en papel, pero en las mas recientes es mas probable que predominen los soportes digitales. El correo electronico es una herramienta de trabajo y de comunicacion comun para las ONG. Muchas crean tambien bases de datos administrativas o que recopilan diversa informacion. Tambien suelen mantener una pagina web propia. Sin olvidar la presencia de manuscritos, carteles, documentos sonoros o audiovisuales (por ejemplo, de testimonios orales, anuncios, declaraciones ...), publicaciones periodicas propias o ajenas, folletos y colecciones de imagenes sobre sus actividades.

La enorme variedad de ONG segun sus fines, las grandes diferencias en tamano y zonas de actuacion y el hecho de que cada ONG tiene su propia idiosincrasia tendran su reflejo, necesariamente, en la manera particular de reunir y organizar su documentacion (Dawson et al., 2004, p. 112). Sin embargo, tambien se pueden establecer unas pautas comunes sobre que documentos se deberian conservar en todos los casos tras la correspondiente valoracion. El Consejo Internacional de Archivos (2011, p.8) indica que, cuanto menos, es necesario conservar los titulos de propiedad (donaciones, compras, convenios), los documentos juridicos (estatutos, reglamentos, documentos sobre fondos financieros), los expedientes que dan fe de la existencia, el funcionamiento y la evolucion de la ONG (minutas de reuniones, recaudacion de fondos), las resoluciones del organo de gobierno, la documentacion con informacion sobre sus miembros y voluntarios, las politicas y manuales de procedimiento, los expedientes que contienen informacion sobre las poblaciones y paises involucrados por su campo de accion, los documentos financieros, los proyectos, los informes anuales y financieros y las publicaciones de y sobre la ONG.

Una situacion comun a muchas ONG es que como no tienen las mismas obligaciones que los organismos publicos, parte de su documentacion ha sido descartada, olvidada, perdida o incluso destruida por desconocimiento, descuidos o traslados (McMurray, 2014, p.1-2). Tambien puede suceder que la documentacion este incompleta o carente de una estructura organica minima por haber tenido una historia y una procedencia diversa y compleja (Moyano, 2013, p. 13). En estos casos hay que emprender una investigacion destinada a la recuperacion de fondos y a la correcta identificacion de los conservados o recuperados. El estudio de la historia de la institucion, el recurso a fuentes orales como testimonios de miembros de la organizacion, la busqueda en archivos y bibliotecas, la consulta de los medios de comunicacion e incluso labores de caracter detectivesco suelen dar buenos resultados. Estas acciones permiten, por una parte, hallar y reintegrar series originales recurriendo a rescates, donaciones, reproduccion de documentos conservados en archivos publicos y privados e incluso compras (aunque son muy raras debido la escasez de recursos de las ONG); y, por otra parte, ayudan a identificar acontecimientos, fechas, lugares y personas y a reconstruir los procesos de creacion de los documentos.

En definitiva, cuando una ONG se plantea reunir su documentacion en un archivo suele encontrarse con el hecho de que durante anos no se ha realizado una gestion de documentos coherente y sostenida en el tiempo. Afrontar la desorganizacion, la dispersion y las lagunas en los fondos suele ser el primer reto con el que se puede topar un proyecto de archivos en una ONG (Dawson et al., 2004, p. 113). Este problema se agrava en las ONG mas antiguas y en las que generan mas documentacion (Consejo Internacional de Archivos, 2011, p.9). La enormidad de la tarea vislumbrada ante una masa informe de documentos, de la cual incluso se puede desconocer su volumen real, puede retrasar que estas instituciones afronten el problema, agravandolo por tanto con la demora en el tiempo, o que finalmente desistan. Por eso, a la hora de tomar la decision de que documentos se guardan, cuanto tiempo, como y donde es necesario tener en cuenta los medios disponibles (Clements, 2017a, p.11-12). Es necesario que la direccion de la ONG decida y planifique, antes de acometer una empresa que puede quedar incompleta, si la formacion del archivo se afronta de modo completo o por fases, centrandose inicialmente en los procesos claves o estrategicos, con recursos propios o mediante externalizacion o incluso si se dona el fondo a un archivo publico. Unicamente las ONG de mayor tamano suelen contratar a archiveros y mantienen sus propios archivos de manera profesional (Clements, 2017a, p.14).

3. La conservacion de fondos de las ONG

Las ONG que deciden cuidar su archivo suelen encontrarse con la limitacion de disponer de un lugar que cumpla con los estandares de almacenamiento y de condiciones ambientales para garantizar la conservacion de los documentos (McMurray, 2014, p.19), siendo excepcionales los casos en los que se construye un deposito para esta funcion (Moyano, 2008, p.65). Otras preocupaciones anadidas son hacer frente al riesgo de incendios y de inundaciones y a la vulnerabilidad ante los robos. La mayoria de las ONG con gestion documental se resignan ante las restricciones existentes e intentan mejorar dentro de sus posibilidades.

Como los documentos no han tenido ningun tratamiento archivistico anterior suelen aparecer sucios, doblados, grapados, con clips, gomas, adhesivos y pegamentos. Se debe retirar el polvo mediante limpieza mecanica en seco, eliminar la humedad, desdoblar y alisar y retirar todos los elementos metalicos y plasticos, ya que causan degradacion en la documentacion y abultamiento de la misma. Para su almacenamiento se utilizaran, como en cualquier otra organizacion, carpetas, subcarpetas, cajas de archivo y etiquetas; y en la medida de lo posible se introducira el uso de papel libre de acido en el archivo y en toda la ONG.

La digitalizacion es una opcion complementaria para conservar la documentacion, pero nunca debe sustituir a la aplicacion de medidas de preservacion (Clements, 2017a, p.22). La microfilmacion es mas adecuada para este fin (Consejo Internacional de Archivos, 2011, p.8), ya que ofrece un soporte de preservacion mas perdurable y permite tanto la copia de la pelicula como su digitalizacion de modo automatico, rapido y barato. La microfilmacion se debe abordar para facilitar el uso de los documentos, promover la difusion y crear publicaciones (McMurray, 2014, p.22). Poseer un fondo digitalizado, especialmente de fotografias, como es el caso de la Fundacion Vicente Ferrer, ayuda a dejar testimonio y difundir la accion de la ONG, contribuyendo, por tanto, a la obtencion de recursos (Alonso, 2012, p.2). Tambien hay que tener en cuenta que la digitalizacion siempre trae consigo un coste extra de realizacion y de almacenamiento (McMurray, 2014, p. 22), por lo que muchas ONG unicamente pueden afrontarlas mediante subvenciones publicas. En Espana la Subdireccion General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educacion, Cultura y Deporte ofrece ayudas a entidades privadas sin animo de lucro para el desarrollo de proyectos archivisticos, gracias a las cuales algunas entidades, como la Fundacion Sierra Pambley (Gonzalez, 2013, p. 231), han digitalizado parte de sus fondos. Tambien es una medida adecuada integrar una copia de los documentos digitalizados en un repositorio digital publico mantenido por una autoridad archivistica, debido a las garantias de preservacion a largo plazo que ofrece.

Otro reto complementario y tambien comun a otras instituciones y empresas que se plantea a las ONG en activo es la preservacion de los documentos electronicos, incluyendo la mensajeria. Todas las guias de recomendaciones para la gestion documental en las ONG indican que los archivos electronicos requieren atencion periodica y sistematica; y recuerdan la importancia de adoptar medidas adecuadas para su conservacion como crear varias copias de seguridad, recopilar los correos electronicos, imprimir los documentos mas importantes si no hay copia en papel y migrar los datos a nuevos dispositivos para hacer frente a la obsolescencia tecnologica (Clements, 2017b, p.30, p.35; Consejo Internacional de Archivos, 2011, p.26; The National Archives, 2018b). Los documentos electronicos se deben proteger contra virus, pirateria, incidentes tecnicos, siniestros o errores en su manipulacion. Su acceso debe reservarse a usuarios autorizados mediante el uso de contrasenas y se deben actualizar los programas antivirus de forma periodica (Consejo Internacional de Archivos, 2011, p.25).

La donacion de los documentos con valor historico a un archivo publico aparece tambien para muchas ONG como una solucion adecuada, si no la unica, para garantizar la preservacion del fondo. Para las ONG que operan con presupuestos y recursos muy limitados esta opcion es mejor que encargar la gestion del archivo a voluntarios o miembros no cualificados de la organizacion, cuya falta de conocimientos, por lo general, pone en peligro la documentacion (McMurray, 2014, p.38). Pero incluso grandes organizaciones pueden recurrir a esta medida, como hizo Oxfam Reino Unido con la donacion de sus fondos a la Biblioteca Bodleiana de la Universidad de Oxford (Campaign for Voluntary Sector Archives, 2013, p. 7).

Sin embargo, no siempre se puede elegir esta opcion, ya que no es facil encontrar archivos que acepten fondos, ya que los mas proximos pueden encontrarse colapsados con la gestion de los documentos que le son propios, sin espacio y sin recursos suficientes (McMurray, 2014, p.39). Ademas, la organizacion productora de un fondo tambien tiene una responsabilidad patrimonial y moral de la que en algunos casos se despoja cuando cede los documentos, perdiendo el interes por ellos (Campaign for Voluntary Sector Archives, 2013, p.7). En contrapartida, algunas universidades britanicas y norteamericanas, conscientes del valor historico de muchos fondos de ONG, mantienen una politica de adquisicion con criterios coleccionistas, como la Universidad de Warwick en Coventry sobre grupos de presion o la Universidad de East London sobre organizaciones de refugiados (Clements, 2017a, p.13-14).

4. La organizacion de documentos de las ONG

Organizar la documentacion es esencial para evitar perdidas, poder ofrecer un servicio de difusion y dar acceso a ella. La principal dificultad para recomponer y describir las series es la ausencia en muchas ONG de procedimientos regulados de toma de decisiones y de formacion de expedientes. Ademas, cada organizacion tiene sus peculiaridades, por lo que es dificil encontrar soluciones estandar para la creacion de un instrumento de control basico como el cuadro de clasificacion, que vayan mas alla de establecer el primer nivel divisional. En este sentido, Clements (2017b, p.7-8) ha propuesto la distincion de tres grandes clases: Gobierno, para las series relacionadas con la direccion de la organizacion; Finanzas y Recursos, para documentacion de caracter economico; y Personal y trabajo, para documentos relacionados con sus actividades en la sociedad.

La descripcion del fondo se suele basar en la Norma Internacional General de Descripcion Archivistica ISAD (G), aprobada por el Consejo Internacional de Archivos con el proposito de normalizar las descripciones archivisticas. La profundidad de la descripcion puede variar entre unas partes del fondo y otras, de acuerdo con el interes que posean para la institucion. En fondos conservados en bibliotecas se pueden encontrar descripciones de piezas documentales simples, como fotografias, carteles, folletos y registros sonoros de acuerdo con las Anglo-American cataloguing rules. En cualquier caso, la descripcion suele ser un proceso lento por la falta de personal y de recursos, por lo que en ocasiones se suelen organizar proyectos con voluntarios, si bien se obtienen generalmente menores resultados que los esperados (McMurray, 2014, p.30).

La descripcion normalizada de los fondos y su difusion aumentan el numero de consultas, maxime cuando se integran en sistemas archivisticos mas amplios, Esto obliga a agilizar los procesos incorporando herramientas informaticas que mejoren la calidad del servicio archivistico (Tellez Rodero, 2014, p. 211). Como la mayoria de las organizaciones no tienen la capacidad de asumir el coste de adquirir un software comercial de gestion de archivos, se suelen utilizar instrumentos de control hechos a medida mediante sistemas de gestion de bases de datos como Access, FileMaker Pro o CDS/ISIS de la UNESCO o programas de gestion de contenidos como Drupal, Greenstone y OpenKM. Tambien se suele recurrir a programas de gestion de archivos gratuitos en software libre como ICA-AtoM del Consejo Internacional de Archivos, el Archivist's Toolkit de la Fundacion Andrew W. Mellon o Archon de la University of Illinois at Urbana-Champaign.

En algunas ocasiones, el archivo de una ONG tambien puede conservar fondos familiares o personales procedentes de legados y donaciones de personas vinculadas con esta como fundadores, voluntarios, trabajadores o simpatizantes (Moyano, 2013, p. 13) e incluso de otras organizaciones con las que han tenido vinculos. Generalmente se trata de fondos de conservacion permanente una vez que son evaluados y aceptados, cuya individualidad se debe preservar sin mezclarlos entre si, respetando el principio de procedencia.

Asimismo, se debe conservar dentro de cada fondo el orden original de creacion sin alterarlo, ya que de este modo se logra reflejar con fidelidad las actividades de la organizacion, proteger la autenticidad de los documentos y aportar informacion sobre su creacion, custodia y uso. Si ese orden se ha perdido debido a un manejo deficiente o a una reclasificacion, hay que intentar recuperarlo siempre que sea posible (Campaign for Voluntary Sector Archives, 2013, p. 15).

Los expedientes y las series se ordenaran siguiendo un orden cronologico y sin separar los documentos complementarios de aquellos con los que guardan alguna correspondencia (Consejo Internacional de Archivos, 2011, p. 14). Si el expediente es muy voluminoso se puede dividir en subexpedientes de acuerdo con un orden interno fijo (alfabetico, cronologico, tematico, geografico, de lo general a lo particular ...) y rotulados con un titulo significativo y una signatura que permita su identificacion. En el caso de los documentos electronicos se creara un directorio que corresponda a las divisiones establecidas por el cuadro de clasificacion. Asimismo, se debe homogeneizar la manera de nombrar a los ficheros para que se visualice con claridad donde se situan en la estructura del plan de clasificacion, al igual que si se tratara de un expediente de papel (Consejo Internacional de Archivos, 2011, p.19). La Universidad de Edimburgo ha publicado una guia sobre como denominar a las carpetas y a los propios archivos digitales (The University of Edinburgh, 2015, ref. Clements, 2017a, p.20).

Es necesario tambien que una ONG se dote de instrucciones claras para la formacion, el manejo y la transferencia de expedientes y dosieres al archivo en las oficinas, sobre las cuales se dara formacion a los trabajadores y voluntarios, ya que sirven de poco si estos no se encuentran familiarizados con aquellas (Williams, 2011, p. 9). Una vez formado un archivo en una ONG todavia activa es imprescindible crear un calendario de conservacion que regule el proceso de transferencias de documentos desde las oficinas al archivo y la destruccion controlada de documentos que han perdido su valor administrativo e informativo primario sin adquirir valor historico. En los casos en los que se decida conservar la mayoria del fondo, que suele ser lo habitual, es importante eliminar duplicados, borradores, transcripciones sin firmar ni sellar o documentos auxiliares. Uno de los problemas que suelen tener las ONG es la falta de espacio para guardar toda la documentacion en papel, por lo que establecer que documentos pueden eliminarse y en cuanto tiempo es de gran utilidad (Greene, 2009, p.5). Cuando se decida expurgar un documento se debe eliminarse correctamente, de manera que su informacion ya no sea recuperable (Collaborative Electronic Records Project, 2008, p. 10). Si la organizacion no posee un deposito de archivo apartado de las oficinas en otro lugar, es conveniente habilitar dentro de la misma sede un espacio para tal fin (McMurray, 2014, p. 19).

5. Difusion y acceso a los documentos de ONG

Desde hace algunos anos se ha notado un creciente interes por acceder a los documentos producidos por las ONG. La tipologia de los usuarios que consultan estos fondos es variada: estudiantes, historiadores, investigadores, publico general, medios de comunicacion y los trabajadores y asociados de esas organizaciones (Alvarez, 2012, p.10). Es importante, por tanto, introducir la informacion sobre estos archivos en los portales, directorios y repositorios que mantienen las autoridades archivisticas nacionales o autonomicas, asi como plantearse la posibilidad de crear una guia especializada en fondos de ONG.

Depositar los documentos en un archivo mas "reconocido" tambien puede mejorar su accesibilidad, sobre todo para los investigadores y academicos. Sin embargo, que el fondo se encuentre, por ejemplo, en una universidad, puede resultar una barrera cultural para el publico general, que puede encontrar a esta institucion mas "intimidante" y sentirse mas comodo acudiendo a la organizacion en cuestion (McMurray, 2014, p.42).

Ya se ha apuntado como la difusion de los fondos y el acercamiento del publico a los archivos de las ONG ayuda a mejorar su imagen institucional, por cultivar valores como la transparencia, la proximidad y la rendicion de cuentas y por contribuir a la creacion de la memoria historica. Por ello algunas ONG han decidido acercar su archivo al publico mediante acciones como la realizacion de reportajes, exposiciones, conferencias, proyecciones, mesas redondas ... (Alvarez, 2012, p.11). La creacion de una pagina web y el uso de las redes sociales para la difusion de testimonios documentales graficos, sonoros o textuales conservados en el archivo sobre las actividades de la organizacion son un buen instrumento para recaudar fondos. Tambien se han realizado experiencias novedosas vinculadas con la difusion, como la campana de crowdfunding puesta en marcha por el Royal Voluntary Service del Reino Unido para digitalizar miles de documentos que tratan sobre las contribuciones de las mujeres en la Segunda Guerra Mundial, a cambio de ofrecer esa documentacion en su catalogo en linea de forma libre y gratuita (Clements, 2017a, p.17). En nuestro pais, el archivo de la Fundacion Sierra Pambley destaca por la gran atencion que dedica a la difusion, comunicacion y dinamizacion, editando publicaciones, presentando en su web el documento del mes, ofreciendo visitas guiadas, desarrollando actividades culturales dentro y fuera del archivo, utilizando activamente las redes sociales y organizando desde 2008 las Jornadas Archivando (Gonzalez, 2013, p. 232).

En cuanto al acceso a los documentos de las ONG, este se atendra la legislacion vigente en cada pais. En el caso de Espana ya hemos aludido a que el articulo 49.3 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Historico Espanol fija que las fundaciones y organizaciones que en la actualidad se engloban bajo el termino ONG tienen la obligacion de preservar o donar al Estado su patrimonio documental. Sus titulares deberan permitir el acceso de la inspeccion del Estado y de los investigadores, previa solicitud razonada, a los documentos que han cumplido esos anos, si bien podran negar el acceso a los investigadores cuando consideren que supone una intromision de la intimidad personal y familiar y a la propia imagen (articulo 52.3). Ademas, la reciente Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacion publica y buen gobierno exige que todas las entidades privadas que perciban durante el periodo de un ano ayudas o subvenciones publicas por encima de 100.000 euros o estas representen el 40% de sus ingresos anuales con un minimo de 5.000 euros (articulo 3.b) tendran el deber de publicar informacion sobre sus funciones, normativa y estructura organizativa (articulo 6.1) y la relativa a actos administrativos con repercusion economica o presupuestaria, como contratos, convenios, ayudas y subvenciones publicas (articulo 8.2).

Algo caracteristico de los archivos de las ONG es la presencia de datos personales especialmente protegidos, ya que entre sus fondos se pueden encontrar expedientes del personal de la organizacion, informacion sobre los voluntarios, informes confidenciales de los responsables, expedientes medicos de personas atendidas, listados de refugiados politicos, documentacion que contenga antecedentes penales y adopciones. (Consejo Internacional de Archivos, 2011, p.11-12). En Espana la Ley Organica 3/2018, de 5 de diciembre, de Proteccion de Datos Personales y garantia de los derechos digitales, ha sustituido recientemente a la Ley 15/1999, trasponiendo el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la proteccion de las personas fisicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacion de estos datos. Esta ley, que afecta a todas las entidades publicas y privadas, establece que el tratamiento de estos datos requerira el consentimiento del afectado, entendiendo por tal "toda manifestacion de voluntad libre, especifica, informada e inequivoca por la que este acepta, ya sea mediante una declaracion o una clara accion afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen" (articulo 6.1). Sin embargo, cuando esos datos permiten identificar la ideologia, la afiliacion sindical, la religion, la orientacion sexual, las creencias o el origen racial o etnico no bastara con que el afectado de su consentimiento, sino que debe concurrir algunos de los supuestos en el articulo 9.2 del Reglamento (UE) 2016/679 (articulo 9.1). Para el caso que nos ocupa es de interes el supuesto recogido en el punto 9.2.d del citado reglamento, cuando "el tratamiento es efectuado, en el ambito de sus actividades legitimas y con las debidas garantias, por una fundacion, una asociacion o cualquier otro organismo sin animo de lucro, cuya finalidad sea politica, filosofica, religiosa o sindical, y siempre que los datos personales no se comuniquen fuera de ellos sin el consentimiento de los interesados". El acceso a datos personales de personas muertas o presumiblemente desaparecidas que puedan conservar las ONG o los archivos publicos que albergan fondos de este tipo se puede regir por lo que establece la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Historico Espanol para los documentos creados por entidades publicas: la necesidad de esperar el transcurso de veinticinco anos tras la muerte del afectado o de cincuenta anos a partir de la fecha de los documentos si no se conoce la fecha de su muerte (articulo 57). Asimismo, se puede permitir el acceso a documentos que contengan datos de caracter personal si se procede previamente a la disociacion de estos datos, de manera que no se pueda identificar a las personas afectadas, del resto de la informacion (Moreton, 2014, p. 15).

Uno de los peligros de no tener identificados y organizados los fondos es no saber que datos de proteccion especial contienen los documentos, por lo que como medida de precaucion se tiende a prohibir el acceso a todo el fondo (McMurray, 2014, p.38). En cualquier caso, tanto dar acceso indiscriminado como cerrar el acceso al publico, dificultando asi la rendicion de cuentas y la supervision social de sus actividades, acaba danado la reputacion de estas organizaciones (Campaign for Voluntary Sector Archives, 2013, p. 16).

La reputacion publica es el gran valor intangible que determina, en ultima instancia, el cumplimiento por una ONG de su mision e incluso su supervivencia. De ahi la importancia para las ONG de plantearse acometer un plan de gestion de sus documentos y archivos, ademas de por los beneficios genericos que esta gestion aporta a toda organizacion. El Reino Unido es el pais donde muchas ONG se han tomado mas en serio este asunto y se ha reflexionado y actuado al respecto, lo cual invita a preguntarse si puede ser tomado como un modelo de referencia para otros paises.

6. Un modelo de referencia: El Reino Unido

Las ONG han formado parte importante de la historia del Reino Unido desde hace mas de dos siglos. Sus fondos contienen la memoria colectiva de acontecimientos tan significativos para la vida cotidiana de gran parte de su poblacion como la accion de la Children s Society para cuidar a los ninos abandonados a finales del siglo XIX o la ayuda que cientos de mujeres enroladas en el Women's Voluntary Service prestaron a millones de ciudadanos durante las dificiles decadas de 1940 y 1950. Para su conocimiento la Universidad de Birmingham creo la base de datos DANGO (Database of Archives of Non-Governmental Organisation) accesible por Internet (http://www.dango.bham.ac.uk), un registro de archivos de ONG britanicas activas desde el ano 1945 con informacion sobre su localizacion, entidad productora y materias actualizada al ano 2011. Consciente de la importancia de estos archivos, el National Council for Voluntary Organisations (https://www.ncvo.org.uk), la asociacion que agrupa y defiende los intereses de mas de 12.000 sociedades de voluntarios, ha destacado la importancia de su proteccion y ha apoyado diversas iniciativas para su preservacion y uso.

No solo existe la conciencia por parte estas asociaciones del valor historico de preservar sus fondos, sino que el legislador tambien ha fijado entre las funciones y las responsabilidades de las ONG britanicas en la Charities Act 2011 y la Charities (Protection and Social Investment) Act 2016 llevar a cabo una correcta gestion de los fondos, ya que es considerada un elemento de la buena gobernanza (Clements, 2017b, p.8). De acuerdo con esta legislacion, las asociaciones beneficas que operan en el Reino Unido tienen la obligacion de publicar un informe anual sobre sus actividades, en el que ocupa un lugar central todo lo referente a la recaudacion de fondos (United Kingdom Parliament, 2016). Asimismo, las organizaciones beneficas tienen el deber legal de cumplir con las peticiones de informacion que les realice la Charity Commission for England and Wales (https://www.gov.uk/ government/organisations/charity-commission), institucion supervisora de su actuacion fundada el ano 2007 con el fin de gestionar el registro oficial de estas sociedades en Inglaterra y el Pais de Gales y de mejorar y asegurar la confianza de la sociedad en ellas, que responde directamente ante el Parlamento britanico, creada segun el ejemplo de la Office of the Scottish Charity Regulator (https://www.oscr.org.uk) fundada el 2003 por el Parlamento de Escocia. Entre esas peticiones de informacion son comunes las relacionadas con perdidas financieras y con incidentes vinculados con posibles fraudes, robos o blanqueo de capitales. En consecuencia, las ONG que mantienen una adecuada gestion de su documentacion pueden aportar con mas facilidad esa informacion y salvaguardar, si es el caso, su buen nombre. Para guiar la preparacion de los informes de cuentas ambas instituciones han creado conjuntamente la pagina web Charities SORP (http://www.charitysorp.org) con directrices y material dirigido a las ONG (The Charity Commission and the Office of the Scottish Charity Regulator, 2018). Tambien el regulador independiente sobre la recaudacion de fondos de las organizaciones beneficas, The Fundraising Regulator (2017), ha publicado un codigo al respecto. En la misma linea la consultora Buzzacott, especializada en la gestion contable de asociaciones sin animo de lucro, ha publicado un calendario de conservacion para ayudar a las ONG a evaluar sus documentos administrativos y financieros y cumplir con la legislacion britanica (Buzzacott, 2017). Para comprender la importancia que para las ONG tiene aportar informacion veraz sobre la procedencia y el uso de sus recursos economicos se debe tener tambien en cuenta que los dos entes supervisores forman parte de las instituciones sometidas al escrutinio publico, segun el Freedom of Information Act 2000 que regula el derecho de acceso a la informacion en el Reino Unido.

Es evidente que existe una preocupacion por parte del Estado britanico de ayudar a las sociedades beneficas de su pais en la gestion de documentos para cumplir con las obligaciones legales, pero tambien para preservar de modo permanente sus fondos, que no se detecta con tanta intensidad en otros paises. Asi, el documento que fija la politica oficial de archivos del Reino Unido en el marco de la nueva era digital ya presento el ano 2009 entre los catorce grandes retos, como octavo, la necesidad de desarrollar programas de reunion de fondos que eviten la perdida de fondos personales y de organizaciones; y, como noveno, conjurar el riesgo de disminucion del patrimonio documental por la creciente adquisicion de algunos de esos fondos claves por compradores privados, sobre todo del extranjero (United Kingdom, Secretary of State for Justice, 2009). Para ello, se proponia como novena medida para el logro de los fines de la politica britanica de archivos aprobar consorcios con el sector privado y con los fideicomisos beneficos para digitalizar los fondos documentales de su propiedad.

The National Archives tienen una funcion de liderazgo en la implantacion de esa politica y, por tanto, tambien se han ocupado de los archivos de las instituciones del tercer sector. Merece destacarse, por su directa aplicacion a las ONG, el estudio que hace ya unos anos publico con recomendaciones sobre como mejorar la gestion de los documentos digitales en las organizaciones que no disponen de un sistema de gestion de documentos electronicos, lo que es usual en la mayoria de las ONG (The National Archives, 2012). En esta linea tambien mantiene una seccion en su portal web con consejos y recursos para gestionar, cuidar y desarrollar fondos, con un enfasis especial puesto en la preservacion digital, destinados a no archiveros (http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/advice-and-guidance/managing-your-collection) y, por tanto, de gran interes para las sociedades beneficas. Asimismo, desde el ano 2014 The National Archives y la Archives and Records Association (UK & Ireland) organizan conjuntamente la campana de comunicacion anual Explore your Archive (http://www.exploreyourarchive.org), que despliega una gran actividad promocional a lo largo de una semana en las redes sociales, destinada a concienciar a la poblacion del rol esencial que los archivos cumplen en la sociedad, en la que animan a participar a los del tercer sector y para lo cual han elaborado un conjunto de recursos (The National Archives, 2016). Tambien para ayudar en el cumplimiento de la ley sobre proteccion de informacion personal, la Data Protection Act 1998, The National Archives y la asociacion The Community Archives and Heritage Group (http://www.communityarchives.org.uk) se ofrecen a dar consejo al respecto a las organizaciones que lo requieran a traves de sus paginas web y del correo electronico.

Sin embargo, en consonancia con el tradicional espiritu asociacionista britanica, la iniciativa que tal vez esta teniendo un mayor impacto en el sector de los archivos de las ONG ha sido la creacion del Charity Archivists and Records Managers Group (http://charm-online.org.uk) por trabajadores y voluntarios encargados del cuidado de los fondos documentales de instituciones sin animo de lucro. Los principales objetivos del CHARM Group son dar a conocer la importancia de los archivos de las sociedades beneficas, organizar actividades conjuntas, intercambiar consejos profesionales, compartir experiencias y visibilizar la figura del archivero que trabaja en este sector. Tambien se pretende terminar con la sensacion de aislamiento de quienes se ocupan de esos archivos, gestionados en la mayoria de los casos por una sola persona, habitualmente como trabajador a tiempo parcial y sin tiempo o inclinacion para participar de forma activa en los foros profesionales nacionales.

Con el mismo fin de animar a las ONG a dar valor y preservar sus fondos y colaborar en ello nacio la Campaign for Voluntary Sector Archives (http://www.voluntarysectorarchives.org.uk) lanzada el ano 2012 por iniciativa de la Voluntary Action History Society (http://www.vahs.org.uk), asociacion fundada en 1991 para promover la comprension y el estudio historico de la caridad, la filantropia y el voluntariado. Sus primeros frutos fueron la publicacion de dos manuales basicos destinado a encargados de archivo sin o con escasa experiencia profesional y conocimientos: Keeping it simple y Keeping value (Campaign for Voluntary Sector Archives, 2012 y 2013). En la actualidad la campana se desarrolla gracias a su integracion dentro del proyecto de investigacion de cinco anos (2014-2019) Digitising the Mixed Economy of Welfare in Britain, financiado por la British Academy, destinado a alentar y dar ayuda tecnica a las sociedades beneficas para emprender sus propios proyectos de organizacion, digitalizacion, preservacion y promocion de sus archivos, en concreto los documentos relacionados con las iniciativas legislativas y medidas gubernamentales aprobadas en el Reino Unido en 1945 y los anos inmediatamente posteriores que dieron lugar a la formacion del Estado del Bienestar. Este proyecto cuenta tambien con el apoyo del organismo que reune y representa a todas las sociedades beneficas, el National Council for Voluntary Organisations, que ha solicitado a sus miembros que se comprometan con su historia y ayuden a mantener seguros los documentos vitales de la Gran Bretana de la posguerra que custodian. Hasta el presente ya se han acometido tres proyectos de descripcion, organizacion y digitalizacion de los archivos de tres grandes asociaciones, con la participacion de archiveros, academicos y voluntarios: Community Matters, Royal Voluntary Service y The Refugee Council. Dentro del proyecto tambien se han publicado el borrador de guia de actuacion Archiving for Voluntary Organisations: Digitising the Mixed economy of Welfare in Britain en marzo de 2017 (Clements, 2017a) y el manual Records Management in Charities: A Toolkit for Improvement en junio de 2017 (Clements, 2017b) en colaboracion con el Charity Finance Group (https://www.cfg.org.uk), organizacion no gubernamental destinada al fomento de buenas practicas en la gestion financiera del sector y dar confianza a la sociedad al respecto, que agrupa a 1.450 sociedades beneficas. El ultimo manual esta enfocado a identificar los problemas mas habituales con los que se pueden encontrar una ONG en la gestion documental y a sugerir las soluciones mas adecuadas.

Sin embargo, a pesar de todos los esfuerzos realizados, todavia persisten en el Reino Unido los tres grandes obstaculos con los que se enfrentan los archivos de las ONG en todos los paises: el estatus del fondo dentro de estas organizaciones, donde si la propia institucion no lo valora dificilmente se ocupara de este; la consideracion secundaria que merece en las politicas internas, que centradas en los procesos vinculados con el logro de sus fines obliga a los archiveros a justificar y promocionar el archivo continuamente; y, como consecuencia, la continua falta de presupuesto suficiente para realizar una gestion documental y mantener el archivo (McMurray, 2014, p. 47).

7. Conclusiones

Los fondos documentales de las organizaciones no gubernamentales tienen un gran valor historico como fuente para el estudio de la beneficencia, el voluntariado y los conflictos sociales en el siglo XX, asi como para el reconocimiento de derechos y la construccion de la memoria historica de grupos sociales excluidos habitualmente de los grandes discursos historicos. Ademas, la adecuada gestion por una ONG de los documentos que produce facilita el ejercicio de sus actividades, le permite cumplir con las exigencias legales de transparencia y las morales de rendicion de cuentas, ayuda a la visibilidad de sus actuaciones, mejora su reputacion social y puede contribuir a la captacion de recursos economicos. Sin embargo, la preservacion de estos fondos todavia no recibe suficiente atencion por parte de la mayoria de sus creadores ni por las autoridades archivisticas, incluidas las espanolas, salvo algunas contadas y destacadas excepciones, particularmente en el mundo britanico.

Asimismo, la gestion de los archivos y documentos de las ONG tampoco ha merecido suficiente atencion por parte de la doctrina archivistica, si bien se detecta en la actual decada el inicio de un proceso de reivindicacion de su valor, de elaboracion de guias y recursos adaptados a su especificidad y de publicacion de experiencias, que consideramos imparable si atendemos a la creciente presencia de estas organizaciones como importantes agentes de cambio en nuestra sociedad. El Consejo Internacional de Archivos y archiveros y academicos vinculados con las sociedades beneficas y de voluntarios del mundo anglosajon encabezan este proceso.

En este articulo se han sintetizado y expuesto los problemas y los retos que ofrecen la gestion de estos fondos, vinculados tanto al caracter de sus documentos y su modo de produccion como a la penuria de recursos de las organizaciones que los crean, para el desarrollo de las cuatro funciones archivisticas: identificacion y reunion, organizacion, conservacion y difusion y acceso.

Se considera que la respuesta pasa por la elaboracion de una serie de directrices internacionales generales para la gestion de los documentos y archivos de las ONG por parte de organismos con reconocimiento y prestigio dentro del tercer sector en cooperacion con sociedades de archiveros o gestores de documentos, para lo cual se podria utilizar como punto de partida la guia elaborada el ano 2011 por el Consejo Internacional de Archivos y los manuales creados por los archiveros de las ONG britanicas. Estas directrices deberian servir de base para el desarrollo de guias de actuacion y de recursos de ambito nacional adaptados a la historia y la legislacion de cada pais, realizadas de modo colaborativo entre representantes de autoridades archivisticas, asociaciones profesionales, organizaciones no gubernamentales, empresas de servicios para el tercer sector y academicos. La normalizacion internacional es conveniente, pero tambien es necesario que, para ser usadas, las normas deben ser proximas, flexibles y adaptables al contexto en el que operan las organizaciones y, en particular, que quienes deban adoptarlas se sientan comprometidos en su elaboracion.

Por ultimo, se sugiere acometer la conservacion, promocion y uso de los fondos y archivos de las asociaciones y organizaciones no gubernamentales en Espana tomando como modelo de referencia la experiencia britanica de los ultimos cinco anos de cooperacion entre los diferentes sectores profesionales y administrativos publicos implicados. La creacion de una red de apoyo entre quienes se encargan de modo profesional o voluntario de la gestion de estos fondos se considera esencial para crear un sentimiento de grupo, optimizar los escasos recursos, planificar proyectos comunes, buscar la cooperacion de otros archiveros y academicos y realizar actividades de influencia cerca de responsables de las ONG y de las autoridades. En atencion a las caracteristicas del sistema archivistico espanol corresponde tambien a las Comunidades Autonomas una gran responsabilidad en la salvaguarda y difusion de la memoria de las ONG y asociaciones del tercer sector, para lo que deberian planificar y financiar campanas de recuperacion y conservacion de fondos con elevado riesgo de perdida, en el marco de convenios de colaboracion con las sociedades operantes en su territorio.

https://dx.doi.org/10.5209/rgid.64577

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Recibido: 25 de noviembre de 2018 / Aceptado: 10 de abril de 2019

Tamara Morte Nadal (1); Miguel Angel Esteban Navarro (2)

(1) Universidad de Zaragoza. Master en Consultoria en Informacion y Comunicacion Digital. E-mail: tamortenad@gmail.com

(2) Universidad de Zaragoza. Departamento de Ciencias de la Documentacion e Historia de la Ciencia. E-mail: mesteban@unizar.es
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Author:Nadal, Tamara Morte; Esteban Navarro, Miguel Angel
Publication:Revista General de Informacion y Documentacion
Date:Jan 1, 2019
Words:11911
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