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Aspects to consider for high quality administration of corporate distribution centers (centros de distribucion, CEDIS)/Aspectos a considerar para una buena gestion en los almacenes de las empresas (centros de distribucion, CEDIS).

INTRODUCCION

Una buena gestion en los centros de distribucion depende del conocimiento que las directivas tengan del tipo de estructura para el almacenamiento que posee la empresa; esto es principalmente conocer si la compania tiene un centro de distribucion (Cedi), o si tiene un almacen o una bodega. El Centro de Distribucion (Cedi) se puede definir como el lugar fisico (SKU's: Stock Keeping Units) donde una o varias empresas almacenan diferentes tipos de mercancias o materias primas, ya sean fabricadas por ellas o adquiridas a un tercero. En estos espacios, o sku's, se manejan dimensiones que pueden ir desde muy grandes (pallets con mercancia) hasta unidades sueltas. Normalmente los centros de distribucion no se encuentran en las propias instalaciones de la empresa, sino fuera de ellas, en areas de facil acceso y preferiblemente cerca de autopistas, aeropuertos o puertos; esto facilita un rapido recibo y despacho de la mercancia que administran. Los centros de distribucion cumplen funciones no solo de deposito de mercancias, sino tambien sirven como agentes aduaneros. Asimismo, realizan operaciones productivas en su interior como, por ejemplo, procesos de reempaque (Frazelle, 2002).

Por otro lado, el almacen se puede definir como el espacio fisico de una empresa en el que se almacenan productos terminados, materias primas o productos en proceso. No es tan grande como el anterior y se encuentra en las instalaciones de la compania; solo se destina para almacenaje sin ningun otro tipo de labor. Por ultimo, se encuentra la bodega, espacio fisico que la empresa dedica para almacenar todo tipo de mercancias. Normalmente es el espacio desde donde los almacenes de retail (supermercados) surten los productos que iran a las diferentes estanterias que poseen. Esta estructura de almacenamiento se encuentra en las instalaciones de la empresa.

Una vez que se identifica el espacio fisico que la empresa posee para almacenar las mercancias, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos para poder llevar a cabo una buena gestion de almacenamiento: (1) que tipo de almacen debe tener la empresa; (2) que perfil de actividades tiene el almacen; (3) que operaciones se llevaran a cabo en el almacen o centro de distribucion; (4) como medir de que manera se esta administrando el Cedi, almacen o bodega; (5) cual es el layout del almacen, cedi o bodega; y (6) que tipo de equipos de manejo de materiales y de almacenamiento se usan en el centro de distribucion, almacen o bodega. (Bartholdi III, 2009). Es importante aclarar que no importa si la empresa maneja un Cedi, un almacen o una bodega, la pregunta que siempre se debe responder es por que su empresa requiere almacenar mercancias (Frazelle, 2002). Y una respuesta a esa interrogante puede ser para dar un mejor servicio al cliente.

Una tarea muy importante de las gerencias de las empresas, especialmente de la direccion logistica, es evaluar el funcionamiento de su centro de distribucion en cuanto a indicadores de gestion usados. Estos pueden ser la calidad y exactitud en el inventario, la rotacion de la mercancia, los costos de almacenamiento. Junto con la direccion de produccion, se debe evaluar si el sistema productivo que tiene la empresa, ya sea para inventario o sobre pedido, puede ser apoyado por el almacen. Tal como lo mencionan Van Der Veeken y Rutten (1998), la medicion de los costos en el almacen es un aspecto clave para evaluar el desempeno de las diferentes actividades que se llevan a cabo en ese espacio; ellos sirven para reforzar los planes de mejoramiento de las condiciones operativas y administrativas del almacen.

Adicionalmente, el estudio, analisis y mejoramiento de las condiciones de almacenamiento de los productos que faciliten su ubicacion y seleccion permite a las empresas a manejar mejores niveles de servicio al cliente. Dicha situacion redunda en un cliente mas satisfecho; y un cliente satisfecho lleva a que la empresa, desde su servicio de almacen, tenga un mejor desempeno administrativo y se logren mejores niveles de calidad en toda la organizacion. (Dresner & Xu 1995)

TIPOS DE ALMACENES

Es importante distinguir los diferentes tipos de almacenes. Una vez reconocido el tipo, se puede determinar si la empresa esta haciendo un buen uso de sus instalaciones y si sus productos se estan almacenando correctamente. Segun Lopez (2006), los tipos de almacenes mas comunes son los siguientes:

1. Almacen abierto (Al aire libre): Estos espacios se usan para almacenar a la intemperie productos a granel no perecibles, o productos terminados que no se deterioren con la accion del medio ambiente. Por ejemplo, se pueden almacenar vehiculos que salen de la linea de ensamblaje de las fabricas y estan a la espera de ser despachados hacia los diferentes concesionarios.

2. Almacen de distribucion: es el espacio que se utiliza para almacenar mercancias, especialmente productos terminados. que surten a las grandes cadenas de retail. Estos almacenes importan y compran mercancias en el mercado nacional y las despachan sobre pedido a las diferentes tiendas por departamentos que atienden. Por ejemplo, una cadena de almacenes al detalle con muchos almacenes distribuidos por toda una ciudad necesita surtir atun enlatado. El almacen de distribucion lo importa, lo almacena y lo distribuye a cada punto de venta de acuerdo con los pedidos, sin que la empresa solicitante tome parte en dicha compra e importacion. La tienda por departamentos tampoco administra el inventario, solo hace el pedido y paga por el producto que le solicito al almacen de distribucion.

3. Almacen logistico: este tipo de almacen se caracteriza por no tener inventario de mercancias durante largos periodos de tiempo. Su funcion es la de distribuir los productos o mercancias, y no la de almacenar. Por lo tanto, su principal caracteristica es su eficiente tiempo de entrega y su confiabilidad. Un ejemplo de este tipo de almacen pueden los diferentes centros de recibo y distribucion de carga ligera de cualquier courier (Fedex, UPS, etc.). Estos depositos almacenan temporalmente los productos mientras se organizan y cargan para ser enviados a su destino.

4. Almacen general de deposito: este espacio sirve para guardar todo tipo de mercancias o de productos terminados y cualquier persona ya sea natural o juridica puede hacer uso de sus servicios. Su tarea es almacenar y las empresas acuden a ellos cuando no tienen espacio suficiente o cuando es mas rentable arrendar un espacio para almacenar que mantener las mercancias en sus empresas. En los almacenes generales de deposito normalmente se cobra por metro cuadrado almacenado. Tambien funcionan como sociedades de intermediacion aduanera, lo que significa que sirven a las empresas no solo como lugar de deposito de las mercancias, sino como agentes para realizar todos los tramites legales ante los respectivos gobiernos para internar mercancia de importacion.

5. Almacen central y regional: Un ejemplo de estos dos tipos de almacenes es el almacenamiento que se realiza en una embotelladora de refrescos. Por lo general esta ubicado en un lugar cercano a la planta de embotellado o al interior de la misma empresa. Estos almacenes centrales surten a los diferentes almacenes regionales ubicados en otros municipios, lejanos al centro de embotellamiento de los refrescos. Habitualmente, el almacen central maneja sku's de gran tamano, por lo general pallets o estibas de mercancia; en cambio el regional maneja productos en sku's mas pequenos, tales como cajas o unidades sueltas.

?POR QUE ALMACENAR?

Para que un almacen adquiera un nivel competitivo debe ser visto no como el lugar donde permanecen las mercancias, sino como un centro de distribucion y consolidacion de productos en donde se realizan labores mucho mas complejas y de mayor responsabilidad sobre el producto final (Marin, 2000). Adicionalmente, el concepto de rentabilidad se ha vuelto muy importante; por tanto, una adecuada gestion de los centros de distribucion optimiza el uso del espacio de almacenamiento, reduciendo los productos obsoletos y disminuye la cantidad de inventarios que se tiene almacenada. Para ello, las empresas deben contar con un minimo de productos almacenados para poder funcionar (Lopez, 2006). En otras palabras, ellas requieren comprender de un almacen de materias primas, un almacen de productos terminados y, de un almacen de productos en proceso.

Las empresas deciden almacenar mercancias cuando se presentan situaciones comerciales coyunturales. Por ejemplo, puede ser para el aprovechamiento de precios, si se sabe que va a haber un alza en los precios de los productos en un futuro proximo. En tales casos, las empresas se aprovisionan del producto o la mercancia necesaria para asi redituar con el alza en el precio del producto comprandolo antes del incremento. Otra razon para almacenar productos es para hacerle frente a las variaciones en la demanda, de tal manera que cuando la demanda se incremente, entonces se puede surtir desde el inventario (Arrieta, 2002).

Una vez determinado que tipo de almacen se va a utilizar y la razon para almacenar, la empresa debe analizar cual es el perfil de las actividades de almacenamiento de sus productos. Con estos factores claros, se podra evaluar las condiciones y las politicas de almacenamiento de sus articulos.

PERFIL DE LAS ACTIVIDADES DE ALMACENAMIENTO

El perfil de las actividades de almacenamiento consiste en el analisis sistematico de las actividades que se llevan a cabo en el almacen por producto y por pedido (Frazelle, 2007). Esto quiere decir que la empresa debe evaluar en cada posicion de almacenamientol y el numero de veces que un articulo se visita o se recoge en un periodo de tiempo, que generalmente es mensual. En las Figuras 1 y 2 se presentan ejemplos de una estanteria convencional en la que se indican con flechas alguna posicion en la estanteria. En la Figura 3 se observa el ejemplo de un almacen con diferentes posiciones de estanteria (Arrieta, 2010). Aqui se ofrece una vista frontal donde se muestra cada una de las ubicaciones de los productos. Por ejemplo, en la misma Figura 3 el nivel a1 es el superior; el nivel a37 esta ubicado al inferior de la estanteria. Como se aprecia, la estanteria del ejemplo es convencional y simple; se usa como ayuda para la definicion del perfil de actividad del producto. El acceso a dicha estanteria es por el frente; no se permite el acceso por los dos lados. Cada posicion de la estanteria tiene un metro de alto por un metro de ancho.

[FIGURA 1 OMITIR]

[FIGURA 2 OMITIR]

[FIGURA 3 OMITIR]

En la Figura 4 se presenta el mismo almacen de la Figura 3, indicando el numero de veces que cada posicion de estanteria es visitada. Los colores verde y rojo* indican la valoracion que se le da a cada posicion. El color rojo significa que una posicion es mas visitada, mientras que el color verde indica que dicha posicion tiene menos visitas. Se debe aclarar que se denomina visita a cada vez que se recogen productos en cada posicion de la estanteria La clasificacion por colores es una herramienta de condicionamiento logico que trae el programa Excel incorporado en su pagina de inicio. Esta herramienta consiste en elegir un rango de valores que de manera automatica se inserta y consigna en el rango de colores que se elija, utilizando el criterio de punto medio, (50%), a la vez que se asignan los valores minimo y maximo. El criterio escogido para el analisis del perfil del producto, es el llamado frecuencia de acceso:

[FIGURA 4 OMITIR]

Esta frecuencia de acceso se refiere a la cantidad de visitas que se realiza cada posicion de almacenamiento. El valor mas bajo de visitas es verde, los valores de la mitad son amarillos y los valores mas altos son rojos. Excel, dentro de la aplicacion, asigna otros colores como el anaranjado y el amarillo verdoso, presentando un degradado de colores que va desde el verde al rojo, los colores de los extremos minimo y maximo. El rango de valores se tomo entre 0 y 2000 visitas a la posicion de almacenamiento.

Con esta informacion se puede evaluar el perfil de pedidos de los productos, de manera que los directivos de la empresa sepan que tan bien ubicados se encuentran los productos en el almacen. En la Figura 4 los colores estan completamente mezclados y desordenados, no se detecta ningun perfil de pedidos. Ello significa que el manejo no es optimo, pues en cada visita se recorren distancias inutiles y se invierte mucho tiempo en las diferentes posiciones.

[FIGURA 5 OMITIR]

Obviamente se debe reorganizar el almacen segun el criterio del perfil de actividad de cada producto. Este perfil demanda que los productos mas solicitados deben estar lo mas cerca del pasillo principal (Bartholdi, 2009). En tal sentido, la Figura 5 muestra como debe quedar redistribuido el almacen despues de aplicar el criterio de evaluacion. Se observa que los colores rojos, es decir las posiciones mas visitadas, quedan mas cerca del pasillo principal y de la zona de recibo y despacho. En cambio, las posiciones coloreadas de verde quedan mas retiradas del pasillo principal y de la zona de despacho y recibo.

La empresa, dentro de su gestion de los centros de distribucion, almacenes o bodegas, debe aplicar el perfil de actividad de los productos para determinar que tan bien distribuidos estan sus productos dentro de su estructura de almacenamiento. En resumen, para definir el perfil de actividades de los productos en un almacen se deben seguir los pasos que presenta la Tabla 1.

OPERACIONES QUE SE REALIZAN EN EL ALMACEN

Una buena gestion en los centros de distribucion tambien requiere que los niveles directivos conozcan en detalle que tipo de operaciones debe realizar su almacen. Una buena evaluacion puede identificar si se estan llevando a cabo mas tareas de las que son necesarias y usando recursos en tareas que no son de su propia labor. A continuacion se presenta una breve descripcion de las diferentes tareas que se desarrollan en un centro de distribucion:

1. Recibo y descargue: una vez que arriba el vehiculo al muelle de descarga o de carga se desarrollan todas las operaciones para recibir o despachar la mercancia desde y hacia el vehiculo.

2. Movimiento y almacenamiento: consiste en todas las operaciones que se hacen para llevar la mercancia a su posicion de almacenamiento, y desde este lugar hasta los muelles de carga.

3. Recogida (order picking): consiste en recoger la mercancia en la posicion de almacenamiento de acuerdo con los requerimientos de los clientes o de quien solicite el pedido.

4. Empaque y cargue: una vez recogida la mercancia de su posicion de almacenamiento se procede a empacarla o a embalarla (formar un pallet) de acuerdo con los requerimientos del pedido.

5. Mantenimiento, sanidad, seguridad: son tareas de apoyo a las labores del almacen. Estas son tareas necesarias y de apoyo para la administracion del almacen.

6. Control de vehiculos (recibo y despacho): consiste en programar y coordinar las fechas, las horas, los puertos de llegada y salida de los vehiculos para dejar y llevar la mercancia

7. Manejo de retornos: consiste en administrar las devoluciones por calidad, por sobrantes o por obsoletos que se dan al interior del centro de distribucion o que lleguen de terceros a quienes se les envio mercancia.

Cada una de estas operaciones, que se efectuan en un centro de distribucion, debe ser analizada por la direccion para detectar desperdicios que se puedan generar en ella. Se entiende por desperdicios todas aquellas actividades que no agregan valor al proceso productivo o de servicios (Imai, 1998). Este analisis de los desperdicios, que se puedan dar en cada una de las tareas, es lo que define a una buena gestion en el centro de distribucion y lo lleve paso a paso a convertirse en un almacen de clase mundial (Marin, 2000).

INDICADORES DE GESTION USADOS PARA EVALUAR LA GESTION EN LOS CENTROS DE DISTRIBUCION

Para lograr una buena gestion en los centros de distribucion y conociendo el tipo de almacen, el comportamiento de los productos que se guardan y las tareas que se realiza en su interior, es necesario definir los indicadores de gestion mas adecuados para evaluar su desempeno. Estos indicadores se pueden clasificar de la siguiente manera:

Indicadores asociados a la calidad del inventario

Estos indicadores permiten evaluar que tan bien se esta controlando no solo la calidad de los productos en el almacen, sino el servicio que se esta ofreciendo a los clientes. Dentro de los indicadores asociados a la calidad del inventario estan los siguientes:

a. Confiabilidad del inventario:

1 - Diferencia en unidades/Unidades totales en inventario

b. Porcentaje de error en ordenes despachadas:

Cantidad de ordenes despachadas erroneamente/Cantidad de ordenes despachadas

c. Porcentaje de cumplimiento en embarques:

Numero de embarques incumplidos/Numero de embarques totales

d. Numero o porcentaje de ordenes perfectas:

cantidad de ordenes despachadas completas y a tiempo/cantidad total de ordenes despachadas

e. Numero o porcentaje de ordenes completas:

cantidad de ordenes despachadas completas/cantidad total de ordenes despachadas

El indicador relacionado con la confiabilidad del inventario se calcula evaluando el numero de unidades almacenadas y el numero de unidades que figuran en el sistema de informacion que tenga la empresa. Una orden completa indica que se entregaron todos los productos solicitados, pero no en la fecha establecida o pactada con el cliente. Por el contrario, una orden perfecta indica que se entregaron todos los productos solicitados por el cliente en la cantidad y fecha establecida con el cliente. En un almacen de clase mundial, estos indicadores deben estar por encima del 95% (Marin, 2000).

Indicadores asociados a la productividad

Estos indicadores permiten evaluar el modo en que los mandos gerenciales manejan el centro de distribucion usando todos los recursos a su alcance, tanto fisicos como humanos. Dentro de los principales indicadores asociados a la productividad se encuentran los siguientes:

a. Capacidad del almacen: Porcentaje de uso del espacio:

Area utilizada para el almacenamiento/Area total del almacen

b. Cantidad de estibas despachadas por persona:

Numero de estibas despachadas/Numero de trabajadores

c. Unidades despachadas por empleado:

Numero de unidades despachadas/Numero de trabajadores

d. Rotacion de la mercancia:

valor de las ventas de mercancia a fin de periodo/valor del inventario promedio a fin de periodo

Tambien dentro de la productividad se deben considerar los indicadores de gestion asociados a los costos del almacen. Entre estos se encuentran los siguientes:

a. Costo de la unidad almacenada:

Costo de almacenamiento/Numero de unidades almacenadas

El costo de almacenamiento debe incluir los siguientes aspectos: costo de arriendo + costo de impuestos + costo depreciacion (si el almacen es propio) + costo de seguros + costo de funcionamiento (mano de obra y maquinaria o equipos), entre otros.

b. Costo por metro cuadrado:

Costo de almacenamiento/Area del almacen

Indicadores asociados al tiempo

Estos indicadores permiten evaluar si el almacen esta cumpliendo sus tareas mas importantes, el surtido y la orden dentro de los tiempos requeridos. La medicion de estos indicadores busca determinar que actividades hacen que estas tareas tomen mas tiempo de lo planeado. Estos indicadores son:

a. Tiempo de surtido: Tiempo que se tarda un producto en ir desde la puerta de recibo hasta su ubicacion en la estanteria a su posicion de almacenamiento. Muchas veces la administracion del almacen incluye el tiempo de descargue de la mercancia del vehiculo en el cual se llevo al almacen.

b. Tiempo de orden: Es el tiempo que se tarda el producto desde que se libera la orden de despacho en ir desde su posicion de almacenamiento hasta la puerta de envio. Muchas veces se incluye el tiempo de embarque en el vehiculo de transporte.

La evaluacion de los indicadores de gestion es una herramienta fundamental para medir el desempeno de las diferentes actividades que se llevan a cabo en el centro de distribucion. Es de gran importancia, por lo tanto, que los mandos directivos esten pendientes de los resultados de dichas mediciones para asi poder tomar las acciones correctivas pertinentes y desarrollar los planes de mejoramiento, segun los resultados obtenidos.

LAYOUT DEL CENTRO DE DISTRIBUCION

Asociado al perfil de actividades del almacen se debe evaluar el layout (distribucion de planta) que tiene el centro de distribucion para poder reubicar los productos, si asi se requiere. Como se menciono anteriormente, los productos de mas alta rotacion deben estar lo mas cerca a los pasillos, especialmente del pasillo principal (ver Figura 5).

En un almacen se encuentran dos tipos de pasillos. Un tipo es el pasillo secundario, que debe tener un ancho que varie de 90 cm. hasta 2 metros. Estos espacios sirven de acceso a los productos y no permiten el uso de equipos de manejo de materiales de gran capacidad y tamano, a menos que esten especificamente disenados para este tipo de zonas. Los pasillos principales deben tener un ancho de 3 a 6 metros. Son aquellos que se utilizan para el movimiento de mercancia que ha sido retirada de las posiciones de almacenamiento; permiten la comunicacion de las zonas de recibo y despacho y atraviesan todo el centro de distribucion. La Figura 6 presenta estos tipos de pasillos en un almacen tradicional.

[FIGURA 6 OMITIR]

La ubicacion de los pasillos permite en el almacen un mejor flujo de la mercancia y, de acuerdo con la posicion de los muelles de carga y descarga, se tiene mayor o menor facilidad en el acceso y movimiento de la mercancia. Por lo tanto, para una buena gestion en el centro de distribucion es necesario determinar y disenar el layout del almacen con relacion a la ubicacion de los muelles y puertas. De esta manera, si el centro de distribucion mueve mercancia que tiene alta rotacion, el mejor layout es aquel con puertas de recibo y despacho opuestas y enfrentadas, con lo cual el producto se mueve mas rapido y es mas facil acceder a sus posiciones de almacenamiento. (Mulcahy, 1994). La Figura 7 muestra este tipo de layout en un almacen.

[FIGURA 7 OMITIR]

La empresa debe disenar este tipo de centro de distribucion para una buena gestion en el almacen los productos de mas alta rotacion, es decir aquellos que son los mas solicitados, o aquellos con mejor perfil de actividad. Dichos productos deben estar en las zonas mas cercanas a las puertas de despacho; esto es, cerca a las posiciones de almacenamiento mas proximas a las letras D1, D2 o D3 (ver Figura 7).

OTRAS CONSIDERACIONES PARA UNA BUENA GESTION EN LOS ALMACENES

Otros aspectos que deben considerarse para una buena gestion de almacenamiento es evaluar el tipo de equipos que el centro de distribucion utiliza para el manejo de materiales y de almacenamiento. Como se menciono anteriormente, el factor principal a ser evaluado es el perfil de actividad del producto que se almacena; en otras palabras, a mayor perfil de actividad, mayor rotacion. En tal sentido, lo que se requiere, entonces, es tener facil acceso al material y capacidad de movimiento desde la posicion de almacenamiento hasta los muelles de carga.

Para lograr ambas acciones se debe evaluar el tamano del sku que se va a mover; productos de mayor tamano se deben movilizar con equipos de mayor tamano.. En estos casos, por ejemplo, se debe usar montacargas tradicionales (counterbalanced lift truck) que permiten el rapido acceso a las posiciones de almacenamiento y su transporte a los muelles de carga (ver Figura 8).

Cuando el producto no es tan pesado y las distancias no son grandes se pueden usar estibadores manuales (hand pallet truck) o electricos para el movimiento de la mercancia (ver Figura 9). Es importante recordar que ambos equipos de manejo de materiales estan recogiendo mercancia de las posiciones mas cercanas a los pasillos principales. En el caso de estanterias de almacenamiento de varios pisos o niveles, se recomienda usar equipos de largo alcance en altura, tales como los narrow aisle reach trucks (ver Figura 10). Los equipos adecuados permiten obtener mayores niveles de productividad al trabajar correctamente con el perfil de actividad de los productos.

Una buena seleccion de estos equipos permiten mejorar notoriamente la gestion de almacenamiento y se incrementan los indicadores que miden los tiempos de orden y de surtido de los materiales desde y hacia las diferentes posiciones de almacenamiento. Por otro lado, tambien se deben tomar en cuenta los sistemas de almacenamiento con los que se cuenta, para evaluar si se alcanza una buena gestion del centro de distribucion. Esta evaluacion se hace igualmente de acuerdo con el perfil de actividad de los productos y el tipo de sistema de almacenamiento que se esta utilizando.

[FIGURA 8 OMITIR]

[FIGURA 9 OMITIR]

[FIGURA 10 OMITIR]

Aunque lo mas usual para el almacenamiento de los productos es utilizar estanterias sencillas de una o dos posiciones, se debe evaluar la rotacion del producto, el perfil de actividad y la facilidad de acceso. Asi, para articulos con una muy alta rotacion se usan equipos que permitan recogerlos facilmente. Para lograr lo antedicho se pueden usar estanterias dinamicas por gravedad (ver Figura 11). Estas estanterias permiten que el producto este siempre disponible para su recojo por el equipo de manejo de materiales, pues los mecanismos de rodillos facilitan el trabajo. Entonces, el producto se maneja mediante el sistema fifo (first in, first out) y siempre habra producto accesible para ser recogido.

[FIGURA 11 OMITIR]

Si el producto almacenado tiene un alto perfil de actividad, no requiere de equipos de manejo de materiales especializados y se recoge manualmente, se recomienda usar estanterias para picking dinamico. Estas estanterias, al igual que las estanterias dinamicas por gravedad mencionadas anteriormente, permiten el facil acceso a las diferentes posiciones de almacenamiento y mantienen tambien el inventario tipo fifo (ver Figura 12).

[FIGURA 12 OMITIR]

ALMACEN DE CLASE MUNDIAL

Para una buena gestion en la administracion y control de un centro de distribucion, la alta gerencia de las empresas debe buscar constantemente aplicar estandares, procesos y tecnologia de clase mundial en sus almacenes. Se debe evaluar continuamente los indicadores de gestion del almacen (Marin, 2000), y asi determinar la posicion en la que se encuentra para poder desarrollar planes de mejoramiento. Para ello se recomienda responder a cada una de las siguientes preguntas y asi determinar si el centro de distribucion que administran tiene la estructura fisica, tecnica operativa y administrativa para ser un centro de distribucion de clase mundial:

1. ?Se pueden hacer sin papel los tramites entre cada una de las areas que componen el almacen? ?Que sistema de informacion se puede implementar?

2. ?Se tienen definidos los indicadores de gestion en cada una de las operaciones que permitan un registro del tiempo real de lo que ocurre en el almacen?

3. ?Se tienen planes y programas de capacitacion para el personal operativo y administrativo del centro de distribucion que sean conducentes a detectar y mejorar las operaciones al interior del almacen?

4. ?Se tienen programas de incentivos y de mejoramiento personal en el almacen?

5. ?Se tienen planes y programas de mantenimiento preventivo para los equipos de manejo de materiales y de almacenamiento?

6. ?Como se encuentra la organizacion fisica del almacen? ?El almacen esta bien demarcado, senalado y bien delimitado y se respetan estos controles visuales?

7. ?Existe algun sistema de informacion que permita agilizar las operaciones que se realizan en el almacen? ?Ese sistema permite evaluar especialmente el perfil de actividad de los diferentes productos de manera permanente?

Evaluar cada uno de las interrogantes anteriores faculta a hacer un diagnostico sobre como se encuentra el almacen y si se tiene establecido algun tipo de plan de trabajo para la mejora en su gestion. En otras palabras, esto significa que a cada pregunta se le debe senalar alguna accion correctiva y un responsable, asi como una fecha de desarrollo e implementacion. (Marin, 2000).

CONSIDERACIONES FINALES

El desarrollo de una buena gestion en los centros de distribucion comprende los siguientes pasos que son importantes de tener en cuenta: Primero, definir como es el perfil de actividad de cada producto. Una vez definido este paso, se procede a evaluar si los productos estan almacenados en la posicion correcta dentro del espacio para obtener las mayores ventajas de las ubicaciones en que se localicen. Las ubicaciones de los productos son relevantes para optimizar el facil acceso al inventario y lograr una mayor utilizacion de los equipos de manejo de materiales. Estas condiciones ayuda a que los productos y las herramientas se utilicen en su maxima capacidad (Frazelle, 2007).

La evaluacion correcta y oportuna de los indicadores de gestion permite que los diversos niveles de mandos directivos esten informados sobre lo que acontece en el almacen; con la correcta informacion se pueden tomar las medidas correctivas a cualquier inconveniente que se presente en la gestion del centro de distribucion. La evaluacion permanente ayuda a realizar ejercicios comparativos periodicamente de los indicadores de gestion para determinar su optimo desempeno o si se necesitan mejoras.

La seleccion de los equipos de almacenamiento y movimiento de mercancias es una tarea crucial en la gestion del centro de distribucion; si la decision que se toma es incorrecta puede afectar negativamente el desempeno en las tareas del almacen y no se logren los niveles de productividad necesarios. Estas ventajas pueden ser el factor que lleve a una empresa a diferenciarse de la competencia y brindar un mejor servicio al cliente. Tambien influye en evitar a que se incurra en costos fijos altos si no se seleccionan correctamente los equipos que se utilizan en el centro de distribucion. La Tabla 2 presenta un resumen de las diferentes tareas que los almacenes deben seguir para que se vayan transformando en almacenes de clase o categoria mundial.

Para futuros trabajos, se recomienda evaluar el libro de J. Bartholdi Warehouse and Distribution Science (2009), Esta obra ofrece una explicacion muy clara y practica sobre el uso de los perfiles de actividad de los articulos en un almacen. Por otro lado, tambien se puede analizar numerosos modelos matematicos que permiten mejorar las ubicaciones en los almacenes y el control de los inventarios que ayudan a mejorar su gestion e incrementar los indicadores de desempeno (Moreno, Velasquez & Diaz. 2005). Por su parte Ballou (2004) presenta aspectos muy interesantes y aplicables sobre la administracion de los almacenes y las decisiones que se deben tomar para su manejo y administracion, especialmente en cuanto al layout y los perfiles de actividad de los productos. Bowersox (2002) presenta de una manera clara y concreta diferentes analisis para lograr las mezclas de productos (perfiles de actividad) y el logro de mejores layouts en los almacenes, evaluando los aspectos que se requieren para futuras expansiones en los centros de distribucion.

Recibido: 13 de agosto, 2010

Aceptado: 21 de enero, 2011

Referencias

Arrieta, .J. (2002). La Administracion de Operaciones y su papel central dentro de toda organizacion. Revista Universidad EAFIT, 127 (julio, agosto, septiembre), 19-29.

Arrieta, J., Carmona, G., Rodriguez D., & Ruiz, S. (2010). Herramienta academica para distribucion del almacen usando Pick density. Estudio presentado en el ICPR 2010 Americas, 5th Conference on Production Research, Bogota, Colombia.

Ballou, R. (2004). Logistica. Administracion de la cadena de suministro. (5ta Ed.). Mexico: Pearson Educacion.

Bartholdi, J., & Hackman, S. (2009). Warehouse and distribution Science. The Supply Chain and Logistics Institute. Atlanta. GA: Georgia Institute of Technology.

Bowersox, D., Closs, D., & Cooper, M. (2002). Supply chain Logistics management. New York: McGraw Hill Higher Education.

Dresner M., & Xu, K. (1995). Customer Service, Customer Satisfaction and Corporate Performance in the Service Sector. Journal of Business Logistics, 1(16), 23-40.

Frazelle, E. H. (2002). World class Warehousing and material Handling. New York: McGraw Hill.

Frazelle,. E. H., & Sojo,R. (2007) Logisticade almacenamiento y manejo de materiales de clase mundial. Bogota, Colombia: Grupo Editorial Norma.

Iami, M. (1998). Gemba Kaizen. como implementar el Kaizen en el sitio de trabajo. Gloria Rosas Lopetequi (Trad.). Santa Fe de Bogota, Colombia: McGraw Hill.

Lopez, R. (2006). Operaciones de Almacenaje. Madrid, Espana: Thomson Paraninfo.

Marin, R. (2000). Almacen de clase mundial. Caracas, Venezuela: Editorial Universidad Pontificia Bolivariana.

Moreno, L., Velasquez, J., & Diaz, F. (2005). Solucion al problema combinado de ubicacion de almacenes y asignacion de inventarios usando tecnicas heuristicas. Revista DYNA, 72(145), 57-66.

Mulcahy, D. (1994) Warehouse Distribution and Operations Handbook. New York: McGrawHill.

Van Der Veeken, D., & Rutten, W. (1998). Logistics Service Management Opportunities for Differentiation. International Journal of Logistics Management, 2(9), 91-98.

Pagina principal de Mecalux Warehouse Solutions <www. mecalux.com> Consultada el 1 de abril de 2010.

Pagina principal de Crown <www.crown.com> Consultada el 3 de abril de 2010.

Juan Gregorio Arrieta Posada, M. Sc. Profesor del Departamento de Ingenieria de Produccion. Universidad EAFIT, Medellin Colombia.

(1) La posicion de almacenamiento es la posicion de estanteria o el espacio donde el producto se ubica en la estanteria <jarrieta@eafit.edu.co>.
Tabla 1.
Pasos para el Desarrollo del Perfil de Actividad de los Productos
en un Almacen

Paso    Detalle

1       Determinar el numero de visitas por periodo de tiempo
        (mes) a cada posicion de almacenamiento

2       Determinar los tiempos y distancias recorridas a cada
        posicion de almacenamiento
3       Evaluar la frecuencia de accesos a cada posicion
        asignandole una valoracion por color de acuerdo con el
        numero de visitas que tenga

4       Evaluar la asignacion de colores y redistribuir las
        posiciones de los productos en el almacen buscando que los
        mas visitados queden mas cerca del pasillo principal

5       Volver a evaluar los tiempos y distancias recorridas para
        evidenciar las mejoras en el layout del almacen

Fuente: Elaboracion propia.

Tabla 2.
Actividades a Desarrollar para Llegar a Ser un Almacen de categoria
Mundial Actividades

1     Definir el perfil de actividad de los productos almacenados

2     Evaluar la posicion de almacenamiento de los productos

3     Evaluar los indicadores de gestion usados para el control
      del almacen

4     Evaluar el Layout del almacen y corregirlo de acuerdo con
      los resultados arrojados por el perfil de actividades de
      los productos

5     Seleccionar los equipos de manejo de materiales y
      almacenamiento acorde con los resultados del perfil de
      actividad

Fuente: Elaboracion propia.
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Author:Posada, Juan Gregorio Arrieta
Publication:Journal of Economics, Finance and Administrative Science
Date:Jun 1, 2011
Words:5614
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