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AMONG "WHITE COLLARS": SOME INDICATIVE FOR THE PROFESSIONAL PERFORMANCE OF EXECUTIVE SECRETARIES IN COMPANY BUSINESS ORIENTED MEETINGS/ENTRE "COLARINHOS BRANCOS": ALGUNS INDICATIVOS PARA A ATUACAO PROFISSIONAL DE SECRETARIOS EXECUTIVOS EM REUNIOES DE NEGOCIOS EMPRESARIAIS.

1 INTRODUCAO

"Caso voce mergulhe muito fundo em qualquer problema, ira sempre encontrar pessoas."

(Elton Mayo, 1987)

No tempo em que a ideologia liberal pregava a doutrina de que cada pessoa poderia, por seu proprio esforco e coragem, tornar-se socio-proprietario de uma grande empresa, o fato de alguem estar na condicao de empregado significava, segundo Whitaker (1985, p. 16), uma das duas hipoteses: "ou o cidadao era austero e economico e estava guardando dinheiro para abrir seu proprio negocio; ou era um fracassado, incompetente e sem ambicao, merecendo, portanto, a subalternidade que a sociedade lhe reservava". Tais avaliacoes eram feitas impiedosamente e representavam uma especie de "colonialismo cultural" por parte da elite norte-americana.

Com o avanco do capitalismo monopolista, essa concepcao foi substituida por outra: ao inves das antigas "virtudes" de audacia e empreendimento que caracterizavam os homens de negocios, temos hoje aconselhamentos acerca de pequenas e "maquiavelicas" manobras taticas para impressionar os chefes responsaveis pela promocao de seus empregados. Assim, ser empregado nos dias atuais, oferecendo o melhor de sua forca de trabalho, seja ela bracal ou intelectual, nao deve mais ser entendido como sinonimo de incapacidade ou falta de ambicao. Ao contrario. E apenas a regra do jogo do mercado capitalista, vigente em tempos de globalizacao ascendente.

Nesse contexto, este artigo busca apresentar, de forma simples e objetiva, algumas dicas praticas e uteis para atuacao direta e/ou indireta dos profissionais de Secretariado Executivo no desenvolvimento de reunioes formais visando a consecucao de negociacoes comerciais de ambito empresarial junto aos chamados "colarinhos brancos"--magnatas detentores de elevado capital financeiro que desempenham, na atualidade, apenas tarefas burocraticas e/ou de lideranca no interior das empresas e no competitivo mundo dos negocios. (Gracindo, 1994)

2 REFERENCIAL TEORICO

2.1 GRUPO SOCIAL: UM CONCEITO SINGULAR?

De acordo com Goncalves e Perpetuo (2005, p. 20), um grupo social pode ser definido como um "conjunto de pessoas que sao interdependentes na tentativa de realizacao de objetivos comuns, visando a um relacionamento interpessoal satisfatorio". A busca da realizacao desses objetivos cria, no grupo, um processo de interacao entre pessoas que se influenciam reciprocamente.

Num grupo, cada uma das pessoas ajuda as outras e e apoiada por elas, mas tambem surgem dificuldades causadas pelos outros, quer diretamente, quer por projecao de seus problemas sobre eles. A crenca fundamental da democracia encontra-se alicercada na dignidade do homem. Como resultado de tal credo, colocamos o processo de grupo como meio de governar nossa vida em quase todas as atividades.

Em todos os momentos, encontramos pessoas que trabalham em grupo para resolver seus problemas ou tomar decisoes. Sindicatos, conselho de professores, equipes de trabalho, clube de jovens, associacao de pais e mestres numa escola, comissao de financas, diretoria de uma empresa entre outros exemplos, todos atuam como grupos democraticos, formais ou informais. Dizemos isso, porque a democracia caracteriza-se por depositar confianca no grupo.

Quando participamos de um grupo (sindical, politico, religioso, esportivo, escolar, comunitario, de condominio etc.), comprometemo-nos a ser solidarios com os objetivos de nosso grupo e a participar de reunioes. Isso nos leva a uma conscientizacao mais nitida para assumir e desempenhar os objetivos do grupo, mesmo que estejamos em desacordo parcial com os metodos ou meios de acao a serem adotados. (Lima, 2001)

E fato que todos nos fazemos parte de grupos, mas cada pessoa age de uma forma diferente quando participa, por exemplo, de uma reuniao de grupo; uma vez que fatores de ordem pessoal, situacional e circunstancial influenciam sobremaneira nesse processo.

2.2 REUNIAO EM GRUPO: UMA ATIVIDADE SOCIAL

As reunioes sao fundamentais no mundo dos negocios. Nao e por acaso, portanto, que milhoes delas acontecem todos os dias em empresas, escolas, hospitais, universidades entre outras instituicoes sociais. No entanto, para que uma reuniao seja eficiente e produtiva, faz-se necessario planeja-la bem, prepara-la (emocional e tecnicamente) e executa-la utilizando estrategias especificas para tal fim e atentando para detalhes centrais--tais como a elaboracao da pauta, a escolha do local de realizacao, a interpretacao do que os participantes dizem e fazem entre outros fatores.

Mas, afinal, o que se entende por reuniao?

Segundo Hindle (1999), qualquer encontro formal ou informal entre pessoas que tem como objetivo resolver um problema ou tomar decisoes pode ser considerado uma reuniao. As reunioes podem ser configuradas pelas conversas informais, contando com a participacao de duas ou mais pessoas. Entretanto, a maioria das reunioes de negocios apresenta caracteristicas formais, com hora e local antecipadamente determinados. Elas tem um proposito claramente definido, o qual aparece sintetizado em uma pauta (lista de topicos a serem discutidos) que e divulgada com antecedencia aos participantes.

Em outras palavras, isto significa dizer que as reunioes nos permitem:

[...] compartilhar nossas ideias e experiencias com os outros membros do grupo; participar ativamente na vida publica e coletiva; comprometer-nos pessoalmente com os resultados de decisoes tomadas em equipe; assumir o meio em que estamos inseridos para uma formacao coletiva no contexto de uma vida democratica; adotar determinada atitude em face de outros membros do grupo, dissimulando certos aspectos pessoais; desempenhar relacoes sociais verticais (superioridade de posicao, status, lideranca ou chefia) ou horizontais (igualdade de condicoes); perceber que, mesmo em grupo, cada pessoa e um ser particular apesar das diferencas nos modos de pensar e agir; bem como sentir que os grupos se estruturam em torno de liderancas, gerencias ou chefias. (Minicucci, 2001, pp. 22-23)

2.3 REUNIOES DE NEGOCIOS EMPRESARIAIS: DICAS PARA ATUACAO PROFISSIONAL DE SECRETARIOS EXECUTIVOS

Dentre as diversas atribuicoes cabiveis ao secretario executivo na atualidade (gestao de eventos, atendimento ao cliente, organizacao de cerimoniais--protocolo e etiqueta, gestao de marketing entre outras), compete tambem a esse profissional o assessoramento eficaz e eficiente em reunioes de negocios empresariais. Ele deve se mostrar atento e cuidadoso em relacao a alguns fatores diretamente relacionados a elas, a saber:

2.3.1 CALCULO DE CUSTOS

Reunioes formais custam tempo e dinheiro, pois sao fatores extremamente valiosos. Sendo assim, as reunioes de negocios numa empresa devem ser efetuadas de modo objetivo e construtivo, apenas quando forem realmente necessarias. Dizemos isso, porque de acordo com Gianotto (1996, p. 40), "as melhores reunioes sao aquelas que poupam tempo e dinheiro ao convocar as pessoas certas, que somam esforcos com um proposito definido".

Ha reunioes, no entanto, que acontecem desnecessariamente. E o caso, por exemplo, do costumeiro encontro de equipe, que muitas vezes acaba se transformando em um habito, sem objetivo definido. O maior custo de qualquer reuniao e geralmente o tempo gasto pelos participantes, desde ler com antecedencia a pauta enviada pelo secretario executivo da empresa e preparar os documentos necessarios ate a presenca no encontro em si. Se os participantes precisam efetuar viagens, esse e mais um fator temporal que precisa ser levado em conta.

Para evitar transtornos e estimar com certa precisao o custo total de uma reuniao, e preciso seguir alguns passos:

Primeiro some o salario anual de todos os participantes. Acrescente as despesas administrativas de suas respectivas empresas e divida o resultado pelo numero de horas de trabalho por ano (horas de trabalho por semana multiplicado pelo numero de semanas). Assim, voce chegara ao custo por hora dos participantes somados. Adicione ainda outras despesas, como o aluguel da sala onde a reuniao sera realizada (se for o caso). O total obtido e o custo por hora da reuniao. (Lemes, 1999, p. 26)

Alem disso, e importante tambem avaliar o chamado "custo oportunidade", isto e, o que os participantes poderiam ter feito durante o momento da reuniao e o quanto isso teria sido valioso para a empresa. Logo, cabe refletir com cuidado sobre esses custos antes de convocar uma reuniao de negocios. Dai a importancia do secretario executivo avaliar tais aspectos e apontar alternativas igualmente eficazes e menos dispendiosas.

2.3.2 DEFINICAO DE OBJETIVOS

Uma reuniao pode ocorrer por varias razoes diferentes. Nao importa se estamos presidindo ou apenas participando dela. E preciso, pois, esclarecer e analisar com antecedencia os reais propositos do encontro. Em geral, os objetivos da maioria das reunioes de negocios se encaixam em pelo menos uma das seguintes categorias: "transmitir informacoes ou conselhos, divulgar instrucoes, lidar com reclamacoes ou arbitrariedades, tomar ou implementar decisoes, gerar ideias criativas ou apresentar propostas para discussoes e decidir sobre as mesmas". (Carlzon, 1992, p. 30)

Todavia, e importante que o secretario executivo informe, com antecedencia, aos participantes da reuniao se eles deverao tratar de algum assunto confidencial durante o encontro. Afinal, isso pode influenciar o modo como cada pessoa se comportara na reuniao. Vale lembrar ainda que todos os itens confidenciais, porventura abordados, devem ser tratados como tais e o sigilo deve sempre ser respeitado fora da sala de reunioes. Se a pauta de reuniao apresentar uma mistura de assuntos sigilosos e nao sigilosos, e fundamental que a condicao de cada item fique clara para os participantes, a fim de evitar problemas futuros e desnecessarios.

Para que o secretario executivo possa refletir com cuidado e atencao sobre os fatores que fazem de uma reuniao um sucesso e de outra um possivel fracasso, algumas indagacoes se fazem necessarias:

1) Ha alguma forma de resolver os assuntos da pauta sem a realizacao de uma reuniao?

2) Os objetivos da reuniao estao bem definidos e claros para os participantes?

3) E realmente necessario que todos os convocados participem da reuniao ate o final?

4) Sera necessario e proveitoso para a reuniao o uso de algum recurso audiovisual?

5) Alem das pessoas que geralmente participam das reunioes, outras poderiam ser convocadas a fim de apresentarem alguma contribuicao util, eficaz e eficiente?

Portanto, com metodo, tecnica e senso de perspicacia e possivel estimar a viabilidade, o tempo de duracao e as metas de uma reuniao, bem como a tipologia mais conveniente a ser adotada em cada caso. Somente assim o encontro podera ser bem-sucedido.

2.3.3 ESCOLHA DO LOCAL

As reunioes sao atividades nao singulares que, quando realizadas, devem ser aproveitadas ao maximo pelos participantes, no intuito de resolver, se possivel, os problemas elencados de uma maneira agil, facil e simples.

Nesse sentido, a produtividade das discussoes realizadas pode ser direta ou indiretamente comprometida se os participantes nao se sentirem totalmente confortaveis ou se estiverem tratando de assuntos confidenciais em um local aberto, por exemplo. Portanto, a escolha de um local apropriado e condicao fundamental para o alcance de exitos e resultados satisfatorios esperados numa reuniao (Cox, 1994). Em outros termos, isso significa dizer que e preciso associar o local de realizacao da reuniao ao proposito dela.

A escolha de um local apropriado e de vital importancia para o sucesso de uma reuniao, seja ela formal ou informal. Para tanto, e aconselhavel verificar se o local escolhido oferece condicoes de conforto e seguranca a todos os participantes, inclusive para aqueles que, porventura, apresentem alguma deficiencia fisica.

Fatores fisicos referentes ao meio exterior tambem afetam substancialmente o desenvolvimento de uma reuniao. Para que os participantes do encontro consigam melhor se concentrar, o barulho externo deve ser minimo e o controle de temperatura (ar condicionado) eficiente. Atentar para essas questoes torna-se, portanto, imprescindivel para que a reuniao nao se torne uma atividade enjoativa e cansativa, mas, sim, produtiva.

2.3.4 UTILIZACAO DE RECURSOS TECNOLOGICOS

Cabe ao secretario executivo verificar a real necessidade e a viabilidade de utilizacao de diferentes tecnologias midiaticas (telas de projecao de slides, retroprojetor, teleconferencia, videoconferencia, webcams, correio eletronico, quadro digital, chats, foruns e listas de discussao, gravador de voz, agenda eletronica, flip-charts entre outras) para a realizacao de reunioes formais, tanto na modalidade presencial quanto na modalidade a distancia (sistema virtual on-line).

Dizemos isso, porque as tecnologias de comunicacao, definidas por Levy (1996) como todo e qualquer aparato tecnologico capaz de veicular informacoes, permitem aos participantes de uma reuniao empresarial ganhar tempo e socializar informacoes de forma mais rapida, precisa e objetiva; diminuindo, inclusive, distancias de ordem temporal e espacial, dadas as diferencas de fusos horarios, idiomas e culturas entre paises. Basta observar, por exemplo, que:

A troca de e-mails (electronic mails) permite a comunicacao instantanea entre clientes e fornecedores, nao importando o local onde eles estejam. O emprego disseminado do ingles, que pode se configurar, muitas vezes, como uma dificuldade para os habitantes de paises de outras linguas na hora de estabelecer uma comunicacao formal, torna-se um problema menor quando se faz uso do correio eletronico, cujas mensagens devem ser curtas, simples, diretas e informais. (Setzer, 2001, p. 216)

E fato que os recursos audiovisuais e midiaticos sao cada vez mais usados em reunioes e conferencias de grande porte, objetivando proporcionar maior visibilidade aos participantes e enfatizar os assuntos em discussao. Sendo assim, ha necessidade de verificar com antecedencia se tais aparelhos estao funcionando adequadamente ou nao, evitando assim futuros transtornos. Caso seja preciso, convem contatar um profissional especializado para fazer ajustes e/ou solucionar problemas de ordem tecnica nos equipamentos a serem utilizados na reuniao.

Vale destacar ainda que numa reuniao e interessante oferecer aos participantes recursos acessorios basicos, como bloco de anotacoes e caneta (ou lapis)--inclusive com o logotipo da empresa impresso (publicidade institucional), para o registro de possiveis informacoes consideradas mais relevantes e significativas.

2.3.5 ESTRUTURA DA PAUTA

A melhor forma de garantir que os participantes convocados para uma reuniao de negocios conhecam claramente os objetivos do encontro e enviar-lhes, com bastante antecedencia, uma pauta simples, curta e objetiva contendo a lista de itens a serem postos em debate.

Mas, como definir a estrutura da pauta? Sobre essa questao, Albrecht (1993, p. 23) sugere que:
   Ao preparar a pauta de uma reuniao, tente ordenar os topicos a
   serem discutidos de forma logica, agrupando os itens similares.
   Isso evita que discussoes sobre o mesmo assunto se repitam. A
   pauta deve comecar, por exemplo, com questoes "caseiras", como
   a nomeacao de um diretor da empresa e pedidos de desculpas por
   ausencias, antes de avancar para a aprovacao da(s) ata(s) do
   ultimo encontro (se relevante) e a apresentacao de relatorio(s), se
   for o caso, daqueles que tiveram tarefas delegadas na reuniao
   anterior. Os proximos pontos da pauta devem ser assuntos atuais
   sobre a empresa e o mercado financeiro (como o preco do dolar, as
   ultimas contas financeiras e os numeros de vendas, por exemplo), os
   quais serao o ponto central da reuniao. Por fim, preveja um tempo
   para a abordagem de "outros assuntos" pertinentes e para agendar
   a data, o horario e o local do proximo encontro. Em resumo:
   primeiro junte toda a informacao relevante. Depois, selecione
   quais itens devem ser discutidos e com que profundidade (aqui
   pode ser util, inclusive, consultar outros participantes sobre
   isso). Se houver muitos assuntos na listagem, estipule um limite de
   tempo para cada um, tomando o cuidado de limitar a pauta a uma
   folha de papel, caso seja possivel.


Uma vez que voce tenha rascunhado a pauta da reuniao, e possivel envia-la, se for o caso, para outros participantes para que comentem, facam adendos ou simplesmente endossem. Isso significa que, caso seja preciso adicionar ou retirar itens de uma pauta ja aprovada, e preciso o consentimento dos participantes. Eles provavelmente concordarao mais com retiradas do que com acrescimos, embora interesses particulares possam influenciar nas tendencias.

E aconselhavel nunca deixar para apresentar a pauta refeita na hora de entrar na sala de reunioes, exceto se for obrigado por eventos urgentes de ultima hora. O correto e distribuir aos convocados para a reuniao a pauta final com a maxima antecedencia possivel, a fim de que eles possam melhor se preparar para as discussoes. Tais cuidados se configuram, pois, como pontos favoraveis a atuacao profissional do secretario executivo dentro das empresas. Fique atento!

Ademais, e importante alocar um prazo final para o cumprimento da pauta. Pesquisas desenvolvidas por Tarapanoff (1999) mostram que o periodo de atencao das pessoas aumenta nos primeiros dez ou quinze minutos de uma reuniao e depois tende a diminuir continuamente ate que o final esteja proximo, quando volta novamente a se elevar. Logo, "a duracao de, aproximadamente, quarenta e cinco minutos e ideal para minimizar o problema da perda de atencao dos participantes numa reuniao" (Hindle, 1999, p. 51). Dai a importancia da pauta para coordenar as atividades e impor certo limite de tempo para cada item a ser discutido. Isso cria, pois, um clima de urgencia e acelera os trabalhos em andamento.

2.3.6 REDACAO DE ATA

As atas sao elaboradas pelo secretario executivo como registro escrito do que foi discutido na reuniao. E fundamental que contenham frases curtas, precisas e claras, que vao diretamente ao ponto. Devem ser redigidas de modo legivel imediatamente apos o termino da reuniao, segundo anotacoes pessoais e detalhadas realizadas pelo secretario e com base na ordem dos itens da pauta. Podem ser escritas utilizando-se letra cursiva ou de forma, a fim de que sejam compreensiveis tambem pelos convidados ausentes.

O secretario executivo e o responsavel direto pela coordenacao das atas de uma reuniao, o que e uma importante funcao. No entanto, nada impede que, no caso de digitacao das atas, essa tarefa administrativa seja delegada pelo secretario executivo a uma segunda pessoa, desde que ele (o secretario) supervisione o trabalho de redacao cuidadosamente. (Lemes, 1999)

No que diz respeito ao seu conteudo, as atas devem conter um registro de hora e lugar da reuniao, os nomes dos participantes presentes e dos convocados ausentes, os topicos abordados (excetuando-se os detalhes da discussao), os acordos efetuados, as decisoes tomadas e as nomeacoes realizadas (se for o caso). Alem disso, as atas tambem devem indicar claramente os prazos determinados para a implementacao de projetos (se houver) e quem e responsavel por sua execucao. Depois de um periodo de tempo razoavel, mas antes da proxima reuniao, deve o secretario executivo analisar o progresso dos projetos e informar o presidente da reuniao sobre a situacao de cada um. Se necessario, tais itens devem ser recolocados na pauta do proximo encontro.

Para tanto, e essencial que o secretario executivo se assegure de que as atas sejam imparciais, exatas e escritas em estilo claro e conciso. Dizemos isso, porque o fator exatidao e crucial, uma vez que as atas podem ser usadas como evidencia em possivel conflito posterior. Para evitar confusoes de entendimento, recomenda-se que cada item da ata seja sequencialmente numerado para deixar nitido onde um ponto comeca e outro termina. Caso as atas sejam longas, sugere-se entao fazer um breve indice para facilitar a consulta.

Terminadas, enfim, as redacoes das atas, e aconselhavel distribui-las o mais rapido possivel para todos os participantes da reuniao, visto que "redigir atas nao faz sentido algum se as decisoes tomadas no coletivo nao se transformarem efetivamente em acoes concretas". (Machado, 2000, p. 25)

Sem a pretensao de esgotar o assunto em questao, faz-se proficuo salientar ainda que uma das primeiras tarefas do secretario executivo em qualquer reuniao formal e ter a aprovacao das atas do encontro anterior. Em geral, esse processo nao demanda muito tempo. Todos os participantes da reuniao devem concordar no sentido em que os registros foram feitos de forma precisa e fiel as discussoes realizadas. O valor da ata como registro oficial acerca dos assuntos abordados e das decisoes tomadas numa reuniao e, portanto, algo bastante serio que merece o maximo de cuidado e atencao por parte de quem a redige e a aprova.

3 METODOS E TECNICAS DE PESQUISA

Na perspectiva de que o objetivo principal deste artigo pudesse ser efetivamente alcancado, a investigacao da tematica em pauta foi estruturada segundo uma abordagem qualitativa de pesquisa, tendo em vista o fato de que:

Os investigadores qualitativos [...] se preocupam com o contexto. [...] Isto porque, a investigacao qualitativa e descritiva e agrupa diversas estrategias de pesquisa que partilham determinadas caracteristicas: os dados recolhidos sao em forma de palavras ou imagens, e nao de numeros. [... ] Os resultados escritos da investigacao contem citacoes feitas com base nos dados para ilustrar e substanciar a apresentacao. Os dados recolhidos sao designados por qualitativos porque sao ricos em pormenores descritivos [...], o que inclui [...] documentos pessoais, memorandos e outros registros oficiais. Na sua busca de conhecimento, os investigadores qualitativos nao reduzem as muitas paginas contendo narrativas e outros dados a simbolos numericos. Tentam analisar os dados em toda a sua riqueza, respeitando, tanto quanto o possivel, a forma em que esses foram registrados ou transcritos. (Bogdan e Biklen, 1994, pp. 16 e 48).

Alem disso, a opcao pela metodologia qualitativa de pesquisa encontra-se relacionada ao fato de esta "trabalhar com o universo de significados, motivos, aspiracoes, crencas, valores e atitudes, o que corresponde a um espaco mais profundo de relacoes, processos e fenomenos" (Minayo, 1994, pp. 21-22). Ou seja, essa abordagem enfatiza mais o processo do que o produto, tendo a preocupacao de retratar a realidade tal qual ela se apresenta. Envolve a obtencao de dados descritivos, o que significa, na concepcao de Pacheco (1995), que o objeto de estudo nao e constituido apenas pelo comportamento, mas tambem pelas intencoes do pesquisador e situacoes por ele vivenciadas. Mais do que a procura de relacoes entre processo e produto, busca-se, dessa forma, uma analise interpretativa e critico-reflexiva dos significados e a sua influencia na interacao didatica.

Contudo, apesar de prevalecer o carater qualitativo na presente pesquisa, isto nao significa dizer que ignoramos os dados quantitativos a ela relacionados, mesmo que de forma indireta, uma vez que eles ajudaram a enriquecer a apresentacao, descricao e analise interpretativa da tematica em estudo. Corroborando com Chizzotti (1998, p. 34), entendemos que "a pesquisa quantitativa nao necessita ser oposta a qualitativa, mas ambas devem sinergicamente convergir na complementaridade mutua".

Nesse contexto, a tipologia de pesquisa que norteou as discussoes apresentadas neste artigo foi a de cunho descritivo-exploratoria analitica, visto que esta "observa, registra, analisa e correlaciona fatos (variaveis) sem manipula-los, procurando assim descobrir, com precisao, a frequencia com que um fenomeno ocorre, atraves de sua relacao/conexao com outros" (Padua, 1996, p. 49); bem como possibilita a descricao exata dos acontecimentos da realidade e a intervencao do pesquisador sobre ela na tentativa de transforma-la.

Para que fosse possivel obter uma visao panoramica acerca do objeto de investigacao, buscamos efetuar um minucioso levantamento do arcabouco teorico existente, recorrendo, portanto, a livros e artigos cientificos de revistas especializadas, a fim de obter, assim, informacoes uteis, relevantes e significativas a pesquisa em questao.

4 CONSIDERACOES FINAIS

Mudanca! Nunca se ouviu falar tanto nessa palavra. Principalmente na ultima decada da era contemporanea, o Brasil e outros paises vem tentando adaptar-se aos efeitos causados pelo fenomeno da globalizacao. Nesse novo ambiente, as empresas, mesmo sofrendo as pressoes da sociedade e do mercado capitalista inovador, procuram se adequar as novas exigencias sociais, reestruturando processos e elaborando planejamentos estrategicos empreendedores, de forma conjunta e muito mais consciente, em busca da qualidade total dos servicos e produtos oferecidos.

Para que seja possivel o alcance de tal exito, torna-se imprescindivel, nos dias atuais, a figura do profissional de Secretariado Executivo dentro das instituicoes/organizacoes empresariais de medio e grande porte, executando nesse contexto as mais diversas atividades de cunho administrativo. Uma delas, diz respeito ao assessoramento direto na preparacao e no desenvolvimento de reunioes de negocios empresariais, cuja responsabilidade etica e tecnica se configura como fator primordial para a conquista de sucessos.

As reunioes sao fundamentais para o progresso vital da empresa. Sao espacos coletivos especificamente determinados para a realizacao de debates, discussoes, reflexoes, negociacoes, trocas de experiencias e conhecimentos, avaliacoes e reformulacoes tendo em vista lograr resultados satisfatorios. Elas se constituem em uma "atividade social de reformulacao de comportamento e democratizacao de atitudes necessarias ao trabalho produtivo na empresa" (Minicucci, 2001, p. 17). Apenas as tecnicas operacionais nao sao suficientes para o desenvolvimento de atividades grupais, pois sao elementos complementares ao tratamento propedeutico de modificacao de atitudes comportamentais.

Diante do exposto, entendemos ser interessante salientar que os indicativos apresentados neste artigo para a atuacao profissional de secretarios executivos em reunioes de negocios empresariais nao sao tecnicas rigidas, "receitas prontas" que devem ser seguidas a risca, com performances preestabelecidas. Muito vale, em contrapartida, a iniciativa criativa e perspicaz por parte dos profissionais que dessas dicas farao uso, adaptando-as a realidade de cada empresa, as caracteristicas do grupo de pessoas envolvidas e as exigencias das reunioes a serem realizadas.

E preciso, pois, sentir-se encorajado, a fim de ultrapassar o limite da reflexao e partir para a acao. Entao, vamos comecar por nos? O momento e agora. Maos a obra!

DOI: 10.7769/gesec.v4i1.147

REFERENCIAS

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Bogdan, R. C. &Biklen, S. K. (1994). Investigacao qualitativa em educacao:uma introducao a teoria e aos metodos. Portugal: Editora Porto. (Colecao Ciencias da Educacao--vol. 12).

Carlzon, J. (1992). A hora da verdade.Rio de Janeiro: COP.

Chizzotti, A. (1998). Pesquisa em ciencias humanas e sociais(3a. ed.). Sao Paulo: Cortez.

Cox, A. (1994). O perfil do realizador. Rio de Janeiro: Ediouro.

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Lima, A. B. (2001). Trabalho em grupo:ferramentapara mudanca. Petropolis: Vozes.

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Padua, E. M. M. (1996). Metodologia da pesquisa. Campinas: Papirus.

Minicucci, A. (2001). Tecnicas do trabalho de grupo:conducao de reunioes, entrevista e estudo dirigido, mesa-redonda e estudo de casos, simposio e conferencia, organizacao de congressos (3a. ed.). Sao Paulo: Atlas.

Setzer, V. W. (2001). Meios eletronicos e educacao: uma visao alternativa. Sao Paulo: Escrituras. (Colecao Ensaios Transversais--vol. 10).

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Marcos Pereira dos Santos

Doutorando em Educacao pela Universidade Estadual de Ponta Grossa--UEPG/PR

Professor do Centro de Ensino Superior dos Campos Gerais--CESCAGE/PR

E-mail: mestrepedago@yahoo.com.br (Brasil)

Data de recebimento do artigo: 15/03/2013

Data de aceite do artigo: 03/05/2013
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Author:dos Santos, Marcos Pereira
Publication:Revista de Gestao e Secretariado
Date:Jan 1, 2013
Words:4443
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